Діловодство в банківських установах - Навчальний посібник (Боровський В.Н., Прадун В.П., Друзін Р.В.)

7.4. організація роботи  з документами

Рух документів  з моменту їх одержання  або створення до завершення виконання, відправлення або здачі в справу утво- рюють документообіг  банку (див. Додаток 19).

Документи,  що надходять  до банку, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, проходять  пер- винну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом і доставляються виконавцям.

Прийом  і первинна обробка документів здійснюються централізовано експедицією або співробітниками служби діловодства. При надходженні  документів у неробочий час во- ни приймаються черговим  співробітником. Конверти  з доку- ментами, у тому числі рекомендовані, розкриваються, при цьо- му перевіряється правильність доставки,  цілісність  упаковки. Конверти  від документів, що надходять, не знищуються у разі, якщо тільки  по конверту  можна визначити адресу відправни- ка, час відправлення й одержання  документа, а також при над- ходженні особистих  або доплатних  документів. На отримано- му документі проставляється реєстраційний штамп.

Документи  з грифом “Особисто” або адресовані громадсь- ким організаціям в експедиції не розкриваються і передаються за призначенням. Телеграми  приймаються під розписку  з про- ставленням дати і часу приймання, а потім передаються  на розгляд  керівництву і виконання. Текст телефонограми запи- сується  (друкується) одержувачем   на  спеціальному   бланку або в журналі  й оперативно  передається керівнику,  якому во- на адресована.

Факсограми надходять на офіційний номер факсу банківської  установи.  При роздрукуванні з факсу інформації, що надійшла, на звичайному папері на ній проставляється реєстраційний штамп і час надходження.  Факсограма пере- дається адресату під розписку  в день її надходження,  терміно- ва — негайно. У разі, якщо факсограма  роздрукована на термо- папері, з неї знімається ксерокопія,  яка завіряється, реєструється і передається адресату в зазначений термін. При надходженні  в банк оригіналу документа, на підставі якого бу- ла відправлена факсограма, за ним зберігається реєстраційний номер, присвоєний факсограмі,  що надійшла раніше.

Документи,  що надходять  з електронною  копією, повинні надсилатися із супровідним листом до магнітного носія. Текст копії на магнітному носії має відповідати тексту документа. Електронні повідомлення, що надсилаються електронною  по- штою, через систему Інтернет,  іншими  телекомунікаціями, за відсутності  електронного  підпису  юридичної  чинності  не ма- ють.

Попередній  розгляд документів  проводиться з метою роз- поділу документів, що надійшли, на такі, що потребують обов’язкового  розгляду  керівництва, та такі, що направляють- ся безпосередньо в структурні  підрозділи і відповідальним ви- конавцям.  Попередній  розгляд здійснюється виходячи з оцінки  їхнього змісту, на підставі встановленого в банку роз- поділу обов’язків. Без попереднього розгляду передаються за призначенням документи, адресовані безпосередньо структур- ним  підрозділам  або посадовим  особам.  Документи,  адресо- вані керівництву банку або без зазначення конкретної  посадо-

 

вої особи і структурного  підрозділу,  попередньо  розглядають- ся службою діловодства.

На розгляд керівництва передаються документи, отримані від урядових  і вищих органів, що містять інформацію  з прин- ципових питань діяльності  банку і вимагають рішення керівництва. Інші документи  після попереднього розгляду службою діловодства  направляються виконавцям.

Обробка і передача документів виконавцям повинна здійснюватися в день їх надходження до служби  діловодства або в перший  робочий  день у разі надходження документів  у неробочий  час. Документи,  що виконуються кількома  струк- турними  підрозділами банку, передаються  їм по черзі або од- ночасно  в копіях.  Оригінал передається відповідальному ви- конавцю, названому в резолюції першим. Необхідність розмноження документів  і кількість  копій визначаються осо- бою, яка організовує  виконання. За необхідності невідкладно- го виконання документа допускається ознайомлення виконав- ця з його змістом до розгляду  документа керівництвом банку.

Документи, що відправляються банком, у тому числі ство- рені за допомогою засобів обчислювальної техніки, проходять сортування, пакування,  оформлення поштового відправлення і здачу у відділення  зв’язку.

Опрацювання і відправка  документів  здійснюються  цент- ралізовано  експедицією  або службою  діловодства  відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку. Документи, призначені для відправки, приймаються повністю оформлени- ми, підписаними і зареєстрованими, з відміткою про категорію поштового відправлення (крім простих відправлень). Перед пакуванням перевіряється правильність оформлення доку- ментів,  наявність   додатків,  відповідність   кількості   екземп- лярів кількості адресатів. Неоформлені або неправильно оформлені  документи  підлягають  поверненню  на доробку. На замовлену  кореспонденцію складається опис розсилання, у якому співробітник експедиції проставляє своє прізвище  і да- ту відправки.

За  допомогою  засобів  електрозв’язку здійснюється пере- дача інформації  у вигляді телеграм, факсограм, телефонограм, повідомлень  електронною  поштою.

Телеграми, що складаються в банку, приймаються співробітниками служби діловодства  завізованими, підписа- ними,  датованими і зареєстрованими, з позначкою  про кате- горію і вид відправки; відправка телеграм здійснюється відповідно до правил надання послуг телеграфного  зв’язку.

Факсограми передаються  з паперового  носія (тексти,  таб- лиці, графіки, рисунки, креслення і т.д.) службою діловодства за наявності  заявки  від структурного  підрозділу  із зазначен- ням офіційного номера факсу банку-адресата. На оригіналі пе- реданого факсом документа проставляється реєстраційний штамп  і  час  відправки   факсограми;   оригінали   документів після відправки опрацьовуються відповідно до встановлених в банку правил роботи з документами; в окремих випадках за згодою між організаціями адресату не досилається оригінал документа.

Передача телефонограм здійснюється усно каналами теле- фонного зв’язку і записується (друкується) одержувачем.

Електронні повідомлення передаються  електронною  по- штою, через мережу Інтернет, іншими телекомунікаційними мережами  і обробляються відповідно  до інструкції  з діловод- ства організації-одержувача.

Документи, що надходять для відправки, повинні оброб- лятися  і відправлятися в той же день або не пізніше наступно- го робочого дня.

Проходження внутрішніх  документів  на етапах їх підго- товки й оформлення має відповідати  порядку  проходження документів, що відправляються, а на етапі виконання — доку- ментів, що надходять.

Проекти нормативних документів (постанови,  накази, розпорядження, положення,  правила, інструкції  і т.д.) після підготовки  й узгодження  із зацікавленими підрозділами і по- садовими особами передаються в юридичну службу для пе- ревірки відповідності  змісту документа чинному законодавст-

 

ву, а потім  у службу  діловодства,  яка  здійснює  контроль  за правильністю їх оформлення.

Правильно оформлені  документи  передаються  на підпис керівництву банку  відповідно  до права  підпису  документів  і розподілу  посадових  обов’язків. Копії підписаних  керівника- ми розпорядницьких документів  в обов’язковому  порядку розсилаються  в  структурні   підрозділи,   у  підпорядкуванні яких знаходяться розглянуті питання.

Передача документів між структурними підрозділами здійснюється через секретарів цих підрозділів  або відповідальних за діловодство, з відповідною відміткою в реєстраційній формі.

Порядок  функціонування в банку внутрішніх  документів в електронній формі визначається відповідними правилами, встановленими банком, які не суперечать законодавству.

Контроль  за виконанням документів  містить  постановку на контроль,  попередню  перевірку  і регулювання ходу вико- нання, зняття з контролю, направлення виконаного  документа в справу, облік і узагальнення результатів  контролю  виконан- ня, інформування керівника.

Контроль  за виконанням документів здійснюють керівни- ки, служба діловодства  і відповідальні  виконавці.  Контроль  за виконанням організаційно-розпорядницьких документів здійснюється групою контролю служби діловодства. Контроль за виконанням документів  інших систем документації  ведеть- ся за дорученням керівників у відповідних структурних підрозділах  відповідальними за діловодство  виконавцями.

Терміни виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях  починаючи  з дати  підписання (затверд- ження)  документа.

Термін  виконання документів,  що надійшли  з інших  ор- ганізацій із зазначеним  терміном виконання, визначається керівником  банку, виходячи  з цього терміну, а без зазначення терміну  виконання — з дати їх надходження.  Типові  терміни виконання документів встановлюються актами органів влади і суб’єктів України. Документи  без зазначення конкретної  дати

виконання, які мають у тексті позначку “Терміново” — викону- ються  у триденний термін,  а ті, що мають позначку  “Опера+ тивно”, — у 10-денний  термін, інші — у термін не більше одно- го місяця.

Зміна   терміну  виконання  здійснюється  тільки   за вказівкою керівника  у такому порядку: типові терміни — прийняттям нового акта, індивідуальні — керівниками, що їх встановили. Призупинити виконання документів, а також ска- совувати їх має право тільки вищестояща організація, ор- ганізація  — автор документа  й органи  Держнагляду. Терміни підготовки (оформлення), представлення (відправлення) і ти- пові терміни  виконання документів  закріплюються в Інструкції з діловодства  банку.

Постановку документів  на контроль здійснює керівник банку, служба діловодства  або спеціально  призначена  посадо- ва особа.

Контрольні реквізити  про хід і результати виконання до- кумента заповнюються службою діловодства  банку або в його структурних підрозділах  спеціально призначеними особами.

Якщо документ пересилається на виконання в підвідомчу філію (відділення) з наступним  інформуванням про результа- ти розгляду, разом з документом пересилаються два екземпля- ри  реєстраційно-контрольної картки  (РКК —  див.  Додаток

20). Після  виконання один екземпляр картки  повертається із зазначенням дати і змісту виконання. У структурних підрозділах контроль за виконанням документів ведеться ана- логічно.

Перевірка  виконання здійснюється до закінчення терміну виконання в такому порядку:

Š   завдань наступних  років — не рідше одного разу на рік;

Š   завдань  наступних  місяців  поточного  року — не рідше

одного разу на місяць;

Š   завдань поточного місяця  — кожні десять днів, за п’ять

днів до закінчення терміну або за запитом.

Документ  вважається виконаним після фактичного  вико- нання  завдань,  доручень,  запитів,  повідомлення результатів

 

зацікавленим особам і здачі його в справу. Зняття документа з контролю здійснює керівник банку або за його дорученням служба діловодства. Служба діловодства щомісяця готує довідки про стан виконавської дисципліни.