7.4. організація роботи з документамиРух документів з моменту їх одержання або створення до завершення виконання, відправлення або здачі в справу утво- рюють документообіг банку (див. Додаток 19). Документи, що надходять до банку, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, проходять пер- винну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом і доставляються виконавцям. Прийом і первинна обробка документів здійснюються централізовано експедицією або співробітниками служби діловодства. При надходженні документів у неробочий час во- ни приймаються черговим співробітником. Конверти з доку- ментами, у тому числі рекомендовані, розкриваються, при цьо- му перевіряється правильність доставки, цілісність упаковки. Конверти від документів, що надходять, не знищуються у разі, якщо тільки по конверту можна визначити адресу відправни- ка, час відправлення й одержання документа, а також при над- ходженні особистих або доплатних документів. На отримано- му документі проставляється реєстраційний штамп. Документи з грифом “Особисто” або адресовані громадсь- ким організаціям в експедиції не розкриваються і передаються за призначенням. Телеграми приймаються під розписку з про- ставленням дати і часу приймання, а потім передаються на розгляд керівництву і виконання. Текст телефонограми запи- сується (друкується) одержувачем на спеціальному бланку або в журналі й оперативно передається керівнику, якому во- на адресована. Факсограми надходять на офіційний номер факсу банківської установи. При роздрукуванні з факсу інформації, що надійшла, на звичайному папері на ній проставляється реєстраційний штамп і час надходження. Факсограма пере- дається адресату під розписку в день її надходження, терміно- ва — негайно. У разі, якщо факсограма роздрукована на термо- папері, з неї знімається ксерокопія, яка завіряється, реєструється і передається адресату в зазначений термін. При надходженні в банк оригіналу документа, на підставі якого бу- ла відправлена факсограма, за ним зберігається реєстраційний номер, присвоєний факсограмі, що надійшла раніше. Документи, що надходять з електронною копією, повинні надсилатися із супровідним листом до магнітного носія. Текст копії на магнітному носії має відповідати тексту документа. Електронні повідомлення, що надсилаються електронною по- штою, через систему Інтернет, іншими телекомунікаціями, за відсутності електронного підпису юридичної чинності не ма- ють. Попередній розгляд документів проводиться з метою роз- поділу документів, що надійшли, на такі, що потребують обов’язкового розгляду керівництва, та такі, що направляють- ся безпосередньо в структурні підрозділи і відповідальним ви- конавцям. Попередній розгляд здійснюється виходячи з оцінки їхнього змісту, на підставі встановленого в банку роз- поділу обов’язків. Без попереднього розгляду передаються за призначенням документи, адресовані безпосередньо структур- ним підрозділам або посадовим особам. Документи, адресо- вані керівництву банку або без зазначення конкретної посадо-
вої особи і структурного підрозділу, попередньо розглядають- ся службою діловодства. На розгляд керівництва передаються документи, отримані від урядових і вищих органів, що містять інформацію з прин- ципових питань діяльності банку і вимагають рішення керівництва. Інші документи після попереднього розгляду службою діловодства направляються виконавцям. Обробка і передача документів виконавцям повинна здійснюватися в день їх надходження до служби діловодства або в перший робочий день у разі надходження документів у неробочий час. Документи, що виконуються кількома струк- турними підрозділами банку, передаються їм по черзі або од- ночасно в копіях. Оригінал передається відповідальному ви- конавцю, названому в резолюції першим. Необхідність розмноження документів і кількість копій визначаються осо- бою, яка організовує виконання. За необхідності невідкладно- го виконання документа допускається ознайомлення виконав- ця з його змістом до розгляду документа керівництвом банку. Документи, що відправляються банком, у тому числі ство- рені за допомогою засобів обчислювальної техніки, проходять сортування, пакування, оформлення поштового відправлення і здачу у відділення зв’язку. Опрацювання і відправка документів здійснюються цент- ралізовано експедицією або службою діловодства відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку. Документи, призначені для відправки, приймаються повністю оформлени- ми, підписаними і зареєстрованими, з відміткою про категорію поштового відправлення (крім простих відправлень). Перед пакуванням перевіряється правильність оформлення доку- ментів, наявність додатків, відповідність кількості екземп- лярів кількості адресатів. Неоформлені або неправильно оформлені документи підлягають поверненню на доробку. На замовлену кореспонденцію складається опис розсилання, у якому співробітник експедиції проставляє своє прізвище і да- ту відправки. За допомогою засобів електрозв’язку здійснюється пере- дача інформації у вигляді телеграм, факсограм, телефонограм, повідомлень електронною поштою. Телеграми, що складаються в банку, приймаються співробітниками служби діловодства завізованими, підписа- ними, датованими і зареєстрованими, з позначкою про кате- горію і вид відправки; відправка телеграм здійснюється відповідно до правил надання послуг телеграфного зв’язку. Факсограми передаються з паперового носія (тексти, таб- лиці, графіки, рисунки, креслення і т.д.) службою діловодства за наявності заявки від структурного підрозділу із зазначен- ням офіційного номера факсу банку-адресата. На оригіналі пе- реданого факсом документа проставляється реєстраційний штамп і час відправки факсограми; оригінали документів після відправки опрацьовуються відповідно до встановлених в банку правил роботи з документами; в окремих випадках за згодою між організаціями адресату не досилається оригінал документа. Передача телефонограм здійснюється усно каналами теле- фонного зв’язку і записується (друкується) одержувачем. Електронні повідомлення передаються електронною по- штою, через мережу Інтернет, іншими телекомунікаційними мережами і обробляються відповідно до інструкції з діловод- ства організації-одержувача. Документи, що надходять для відправки, повинні оброб- лятися і відправлятися в той же день або не пізніше наступно- го робочого дня. Проходження внутрішніх документів на етапах їх підго- товки й оформлення має відповідати порядку проходження документів, що відправляються, а на етапі виконання — доку- ментів, що надходять. Проекти нормативних документів (постанови, накази, розпорядження, положення, правила, інструкції і т.д.) після підготовки й узгодження із зацікавленими підрозділами і по- садовими особами передаються в юридичну службу для пе- ревірки відповідності змісту документа чинному законодавст-
ву, а потім у службу діловодства, яка здійснює контроль за правильністю їх оформлення. Правильно оформлені документи передаються на підпис керівництву банку відповідно до права підпису документів і розподілу посадових обов’язків. Копії підписаних керівника- ми розпорядницьких документів в обов’язковому порядку розсилаються в структурні підрозділи, у підпорядкуванні яких знаходяться розглянуті питання. Передача документів між структурними підрозділами здійснюється через секретарів цих підрозділів або відповідальних за діловодство, з відповідною відміткою в реєстраційній формі. Порядок функціонування в банку внутрішніх документів в електронній формі визначається відповідними правилами, встановленими банком, які не суперечать законодавству. Контроль за виконанням документів містить постановку на контроль, попередню перевірку і регулювання ходу вико- нання, зняття з контролю, направлення виконаного документа в справу, облік і узагальнення результатів контролю виконан- ня, інформування керівника. Контроль за виконанням документів здійснюють керівни- ки, служба діловодства і відповідальні виконавці. Контроль за виконанням організаційно-розпорядницьких документів здійснюється групою контролю служби діловодства. Контроль за виконанням документів інших систем документації ведеть- ся за дорученням керівників у відповідних структурних підрозділах відповідальними за діловодство виконавцями. Терміни виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях починаючи з дати підписання (затверд- ження) документа. Термін виконання документів, що надійшли з інших ор- ганізацій із зазначеним терміном виконання, визначається керівником банку, виходячи з цього терміну, а без зазначення терміну виконання — з дати їх надходження. Типові терміни виконання документів встановлюються актами органів влади і суб’єктів України. Документи без зазначення конкретної дати виконання, які мають у тексті позначку “Терміново” — викону- ються у триденний термін, а ті, що мають позначку “Опера+ тивно”, — у 10-денний термін, інші — у термін не більше одно- го місяця. Зміна терміну виконання здійснюється тільки за вказівкою керівника у такому порядку: типові терміни — прийняттям нового акта, індивідуальні — керівниками, що їх встановили. Призупинити виконання документів, а також ска- совувати їх має право тільки вищестояща організація, ор- ганізація — автор документа й органи Держнагляду. Терміни підготовки (оформлення), представлення (відправлення) і ти- пові терміни виконання документів закріплюються в Інструкції з діловодства банку. Постановку документів на контроль здійснює керівник банку, служба діловодства або спеціально призначена посадо- ва особа. Контрольні реквізити про хід і результати виконання до- кумента заповнюються службою діловодства банку або в його структурних підрозділах спеціально призначеними особами. Якщо документ пересилається на виконання в підвідомчу філію (відділення) з наступним інформуванням про результа- ти розгляду, разом з документом пересилаються два екземпля- ри реєстраційно-контрольної картки (РКК — див. Додаток 20). Після виконання один екземпляр картки повертається із зазначенням дати і змісту виконання. У структурних підрозділах контроль за виконанням документів ведеться ана- логічно. Перевірка виконання здійснюється до закінчення терміну виконання в такому порядку: завдань наступних років — не рідше одного разу на рік; завдань наступних місяців поточного року — не рідше одного разу на місяць; завдань поточного місяця — кожні десять днів, за п’ять днів до закінчення терміну або за запитом. Документ вважається виконаним після фактичного вико- нання завдань, доручень, запитів, повідомлення результатів
зацікавленим особам і здачі його в справу. Зняття документа з контролю здійснює керівник банку або за його дорученням служба діловодства. Служба діловодства щомісяця готує довідки про стан виконавської дисципліни. |
| Оглавление| |