Діловодство в банківських установах - Навчальний посібник (Боровський В.Н., Прадун В.П., Друзін Р.В.)

7.3. функції секретаря і канцелярії

Як правило, у невеликих банках весь обсяг діловодної ро- боти виконує секретар керівника або секретар керівника підрозділу  банку. Однак цим не обмежуються  їхні обов’язки: з докладним  описом роботи, рівня відповідальності, освіти й особистісних якостей секретарів різних ступенів кваліфікації можна ознайомитися в спеціальному  документі “Ступені кар’єри і підвищення кваліфікації секретаря”, розробленому Скандинавською групою Європейської асоціації професійних секретарів  (EAPS).

Секретарська робота вимагає  уміння  швидко  переключа- тися з одного виду діяльності на інший і характеризується ши- ротою і різноманітністю виконуваних функцій.  Найваж- ливіша функція — надання максимальної допомоги керівнику й економія  його часу. Це завдання  має на увазі виконання та- ких функцій:

Š   Робота   з  документами.   Цей  вид  діяльності   включає

весь комплекс робіт, пов’язаних з діловодством: оформлення документів, направлення документів  у структурні  підрозділи, контроль  за термінами  виконання документів,  прийом  доку- ментів на підпис керівнику  і контроль за правильністю їх оформлення, організація  зберігання  виконаних документів.

Š   Робота  із засобами  зв’язку. Ведення  телефонних пере-

говорів (за відсутності керівника на робочому місці секретар записує  прізвище  і телефон  абонента, який телефонував, і, по можливості, яке питання  його цікавить),  прийом і відправлен- ня  факсів,  повідомлень  електронною   поштою.  Секретар   зо-

бов’язаний  також стежити  за справністю  всіх засобів зв’язку, які знаходяться в його підпорядкуванні, і негайно викликати ремонтні служби у разі їх несправності.

Š   Робота  з  відвідувачами. Включає  прийом  і допомогу

співробітникам підприємства,  які звернулися до секретаря,  а також відрядженим (направленням у потрібний  підрозділ, до- помога із влаштуванням у готель). Секретар організовує  прий- ом співробітників та інших відвідувачів  у визначені  години прийому (попередній запис на прийом до керівника).

Š   Підготовка   і  проведення   нарад.  Секретар   повинен

поінформувати запрошених на нараду за розпорядженням керівника, підготувати список учасників, оформити доповідь керівника.  Під час проведення  наради секретар веде його про- токол.

Š   Роботи господарського  характеру. В обов’язки секрета-

ря входить також широке коло питань господарського харак- теру. Це перевірка  якості  прибирання кабінету керівника,  за- безпечення справності всіх технічних засобів, що тут знахо- дяться, а також всім необхідним  канцелярським приладдям.

Секретар  повинен мати такі якості:

Š   професіоналізм, кваліфікація і стаж роботи;

Š   надійність, ретельність,  висока працездатність;

Š   комунікабельність, уміння уникати конфліктів;

Š   привабливість,   елегантність,    здоров’я,   відсутність

шкідливих  звичок;

Š   уміння зберігати конфіденційну інформацію.

Професійні навички  секретаря:

Š   уміння  працювати  на комп’ютері  (MS  Office, Internet

Explorer);

Š   знання іноземної мови;

Š   уміння вести діловодство;

Š   комунікативність;

Š   уміння  планувати й  організовувати виконання  дору-

чень.

У великих  банках з великим  потоком ділових документів організацію  діловодства  і роботу  з  документами   забезпечує

 

спеціальний підрозділ  — канцелярія. Залежно від характеру виконуваної роботи  співробітників канцелярії поділяють  на дві категорій: фахівці і технічні виконавці.

Фахівці  — це референти, методисти, завідувач архіву, завідувач експедицій, редактор, коректор. Технічні виконавці  — це секретар-стенографіст, діловод, експедитор, кур’єр.

Основні функції, які виконує канцелярія на підприємстві:

1. Приймання і реєстрація (облік) документів.

2. Розподіл документів і доставка їх виконавцям.

3. Оформлення і відправлення вихідних документів.

4. Стенографування і друкування документів.

5. Контроль  за термінами  виконання документів.

6. Формування справ і здача їх в архів.

7. Організація зберігання і забезпечення використання до- кументів, що зберігаються  в архіві.