Діловодство в банківських установах - Навчальний посібник (Боровський В.Н., Прадун В.П., Друзін Р.В.)

Тема 7. органІзацІя документообІгу 7.1. основні  положення з документування управлінської діяльності

Документування управлінської діяльності охоплює всі процеси, що відносяться до запису (фіксації) на різних носіях та оформлення за встановленими правилами інформації,  не- обхідної  для  здійснення управлінських дій. Документування здійснюється природною мовою (рукописні, машинописні до- кументи, у тому числі телеграми, телефонограми), а також штучною з використанням нових носіїв (флеш-карти, дискети, диски та ін.).

Склад управлінських документів визначається компе- тенцією і функціями організації, порядком  вирішення питань, обсягом і характером  взаємозв’язків з іншими організаціями і закріплюється в табелі документів.  Єдність  правил  докумен- тування  управлінських дій на всіх рівнях управління забезпе- чується  застосуванням Державної  системи  документаційного забезпечення.

Уніфікована система документації  (УСД) — це комплекс взаємопов’язаних документів, створених за єдиними  правила- ми і вимогами, що містять інформацію,  необхідну для уп- равління  у певній сфері діяльності.

УСД  призначена  для використання як за допомогою за- собів обчислювальної техніки, так і при традиційних методах опрацювання інформації.

Управлінські документи  за назвою,  формою  і складовою реквізитів повинні  відповідати  УСД, вимогам ДСДОУ, поло- женням (статутам) про організації, іншим нормативним доку- ментам, що містять правила  документування. Відповідно  до чинного законодавства і компетенції  органи управління вида- ють такі розпорядницькі документи: рішення,  постанови,  роз- порядження, накази, вказівки,  доручення, інструкції.

 

Рішення,  постанови  і накази видають у всіх випадках, ко- ли необхідно прийняти нормативний або індивідуальний акт з основних питань компетенції організації. Розпорядження і вказівки  видаються  з оперативних питань  та для  організації виконання постанов, рішень і наказів.

Розпорядницький документ може бути скасований (змінений)  розпорядницьким документом   самої  організації або вищестоящої. Дія цього документа може бути припинена відповідними компетентними органами.

Проекти документів, які стосуються інтересів інших ор- ганізацій, повинні попередньо узгоджуватися з цими ор- ганізаціями. У разі розбіжностей  до проекту додаються заува- ження або формулювання суті розбіжностей.

Хід обговорення  питань і рішення, які прийматься на засіданнях колегіальних органів, радах, зборах, нарадах, фіксуються  в протоколах. Протоколи оформляються на підставі запису ходу засідань, стенограм, звукових записів (текстів доповідей, виступів, довідок, проектів постанови або рішень, порядку денного, списків запрошених та ін.).

Якщо хід засідання  стенографується, текст стенограми розшифровується, друкується,  завіряється і зберігається ра- зом з протоколом.

У межах власної компетенції організації всіх рівнів уп- равління  можуть направляти листи  при здійсненні  оператив- них зв’язків з вищестоящими галузевими  і функціональними органами, підвідомчими  й іншими організаціями та окремими громадянами.

Листи, як правило, повинні складатися у разі, якщо не- можливий або утруднений бездокументний обмін інфор- мацією: усні роз’яснення, вказівки  (особисті або по телефону), інструктування і т.д. За необхідності термінової передачі інформації  складаються телеграми і телефонограми, документ передається через модемний зв’язок, факсом або по телефону.

Проект  управлінського документа  має бути узгоджений з виконавцями (авторами тексту), керівниками зацікавлених структурних підрозділів  або організацій.

Внутрішнє  узгодження  проекту  документа  має проводи- тися в такій послідовності:

Š   з   галузевими,  функціональними,   територіальними

підрозділами,  дорадчими органами і за необхідності — з громадськими організаціями;

Š   з   працівниками,   відповідальними   за   вирішенням

функціональних        питань            (головними,   старшими фахівцями та ін.);

Š   з  фінансовим підрозділом  або  головним  бухгалтером

(бухгалтером);

Š   з юридичною службою;

Š   зі службою документаційного забезпечення;

Š   із заступником голови колегіального  органу або заступ-

ником  керівника  організації,  в компетенції  яких  пере- бувають питання,  що містяться  в проекті документа.

Управлінський документ підписується або затверджується керівником організації або посадовою особою, що його заміщує, відповідно  до її компетенції,  встановленої правовими  актами: статутом або положенням про організацію, структурний підрозділ, посадовою інструкцією, наказом про розподіл обов’язків і т.д. Два або більше підписи ставляться в разі, якщо за зміст документа відповідальні  кілька посадових осіб.

Документи  грошового, матеріального і кредитного  харак- теру, що є підставою для прийому і видачі грошей, товарно-ма- теріальних  та інших цінностей, а також змінюють кредитні і розрахункові зобов’язання  з іншими  організаціями, підпису- ють керівник  організації і головний бухгалтер (бухгалтер). Спільні документи кількох організацій підписують керівники всіх організацій.

Документи, складені комісією, підписують всі члени комісії.  Рішення (постанови) колегіальних органів  підпису- ються головою і секретарем. Розпорядження, що видаються керівником  колегіального  органу за принципом  единоначаль- ності, мають один підпис.

Право підпису розпорядницьких документів у формі вказівок   або  розпоряджень  може  надаватися  заступнику

 

керівника,   головному   інженеру,   керівникам  структурних підрозділів.

Затверджувані документи (інструкції, положення,  статути та ін.) підписує посадова особа, відповідальна  за їх підготовку.

Протокол  підписують  головуючий  на засіданні колегіаль- ного органу (ради, колегії, збори, наради)  і секретар.

Доповіді, доповідні записки, довідки та ін. документи інформаційного, довідкового  або аналітичного  характеру  мо- жуть бути підписані  виконавцем,  якщо  вирішувані  в них пи- тання не виходять  за межі його прав і компетенції,  встановле- них посадовою інструкцією.

Існують   також  документи-додатки.  Вони  можуть  бути трьох видів: затверджувані відповідним  розпорядницьким до- кументом або ті, що вводяться  ними в дію (додатки  до право- вих актів, що мають самостійне  значення); які пояснюють  або доповнюють  зміст іншого документа;  ті, що направляються з листом в інші організації.

Для спрощення  документообігу в організації використо- вують стандартні й уніфіковані форми документів.

Уніфікація  документів   полягає   у  встановленні  однако- вості складу  і форм  управлінських документів,  що фіксують здійснення однотипних управлінських функцій.  Стандарти- зація документів  — це форма юридичного  закріплення прове- деної уніфікації  і рівня її обов’язковості. Встановлено такі ка- тегорії  стандартів:  державні  стандарти  (ДСТ), галузеві  стан- дарти (ГСТ),  республіканські стандарти  (РСТ). Уніфікація документів  проводиться з метою скорочення  кількості  засто- совуваних  документів,  типізації  їх форм,  підвищення якості, зниження трудомісткості їх опрацювання,  досягнення  інфор- маційної  сумісності різних  систем документації  за одноймен- ними і суміжними  функціями управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.

До основних етапів уніфікації  і стандартизації в ор- ганізації відносять:

Š   встановлення переліку  документів,  які беруть участь у

документообігу  організації;

Š   стандартизація формулярів і текстів документів;

Š   трафаретизація формулярів документів.

Під трафаретизацією розуміють  спосіб уніфікації  текстів документів,  який  полягає  в тому, щоб вся інформація, харак- терна для групи документів,  умовно поділялася на трафарет- ну, або постійну,  і індивідуальну, або змінну.  З цією  метою створюються  збірники  трафаретних текстів, при цьому деякі з них мають по кілька стандартних варіантів. Аркуш з трафарет- ним текстом складається з двох частин: типової (трафаретної) частини і частини, що змінюється  — вставки.

Ступінь  трафаретизації може бути різний:  весь документ, його частина, окремий абзац або речення. Типові тексти дають можливість  заощадити  до 50–75\%  часу виконавця при стовід- сотковій гарантії, що жодне слово не буде пропущено в тексті.

Трафаретні тексти вводяться  в дію наказом керівника  ор- ганізації.  Їх розробка  завжди  повинна  базуватися на держав- них стандартах.  Трафаретизація сприяє  підвищенню  продук- тивності праці і поліпшенню  культури  діловодства.