Діловодство в банківських установах - Навчальний посібник (Боровський В.Н., Прадун В.П., Друзін Р.В.)

6.5. трудова книжка

Трудова книжка  — це документ встановленого зразка, у якому містяться відомості про стаж роботи, нагороди, заохо- чення кожного працівника.

Трудовим книжкам, зокрема точному заповненню їх, приділяють  особливу увагу. Порядок  заповнення трудових книжок і вкладишів  до них, обліку їх і видачі у разі звільнення або втрати  і т.п. регламентує “Інструкція  про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях”.

Розглянемо порядок ведення трудових книжок.

Трудові книжки заводяться на всіх працівників підприємства,  установ і організацій  (далі — підприємств) усіх форм власності, які проробили  в них більше п’яти днів, вклю- чаючи осіб, що є співвласниками (власниками) підприємств, селянських господарств, на сезонних і тимчасових працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному  страхуванню.

На осіб, які працюють за трудовим договором у підприємців,   що  не  мають  прав  юридичної   особи,  трудові книжки  не заводяться.  Їхня робота підтверджується довідкою організації,  за  участю  якої  був  укладений трудовий  договір між особою і наймачем, а також довідкою про сплату внесків у Фонд державного  соціального  страхування.

На  осіб, які  працюють  за сумісництвом, трудові  книжки заводяться тільки за місцем основної роботи.

Трудові книжки  раніше встановленого зразка обміну не підлягають.

При влаштуванні на роботу, особа зобов’язана подати тру- дову книжку, оформлену  у встановленому порядку.

Трудові  книжки  і вкладиші  до них заповнюються ук- раїнською мовою.

Якщо людина тільки  починає свій трудовий  шлях і ще не має трудової книжки,  то власник  або уповноважений ним ор- ган може оформити  (виписати) її не пізніше  ніж за тиждень від дня прийняття працівника на роботу.

У трудову книжку  вносять такі відомості:

Š   про працівника — прізвище, ім’я і по батькові, дату на-

родження;

Š   про  роботу,  переведення  на  іншу  постійну   роботу,

звільнення;

Š   про нагородження державними нагородами  і відзнака- ми, про заохочення  за успіхи в роботі відповідно до чинного законодавства України;

Š   про  відкриття,  на  які  видані   дипломи,   винаходи   і

раціоналізаторські пропозиції  та грошові винагороди  у зв’язку з цим.

Стягнення в трудову книжку  не заносяться.

Записи  у разі звільнення працівника або переведення йо- го на іншу роботу повинні точно відповідати  формулюванням чинного законодавства і містити посилання на відповідну статтю і пункт закону.

Всі записи про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну  роботу або звільнення, а так само про нагороди і за- охочення  вносяться  власником  або уповноваженим ним орга- ном  після  видання  наказу  (розпорядження), але  не пізніше ніж за тиждень, і повинні точно відповідати  текстовому  нака- зу (розпорядженню).

Дати  зазначають  арабськими  цифрами (число  і місяць  —

двозначними,  а рік — чотиризначними), наприклад: 31.10.2003.

З кожним записом, що вноситься  в трудову книжку (вкла- диш) на підставі наказу про прийняття на роботу, переведення або звільнення, власник  або уповноважений ним орган зо- бов’язані  ознайомити  робітника   під  розписку   в  особовій картці  (форма  №П-2) у якій  має бути такий  же запис, як і в трудовій книжці.

У разі потреби  власник  або підпорядкований йому орган може видати робітнику на його прохання завірений витяг із трудової книжки.

Виправлені  відомості про роботу, переведення на іншу ро- боту, нагородження, заохочення та інші повинні точно відповідати  оригіналу  наказу.

Відомості про співробітника записують на першій сторінці (титульній сторінці)  трудової книжки.  П.І.П. (повністю, без скорочень або заміни імені і по батькові ініціалами) і дату на- родження вписують на підставі паспорта або свідоцтва про на- родження.

Після  проставлення дати заповнення трудової  книжки  її власник своїм підписом підтверджує правильність внесених відомостей.

Зміни  в записі П.І.П. і дати народження вносить  власник або уповноважений ним орган на останньому  місці роботи, на основі документів (паспорта, свідоцтва про народження, свідоцтва про шлюб, розлучення, зміну прізвища, імені, по батькові) з посиланням на назву, номер і дату. Зазначені зміни вносять на першій сторінці (титульному аркуші)  трудової книжки. Одною лінією закреслюють, наприклад, попереднє прізвище або ім’я і записують нові дані з посиланням на відповідні документи  на внутрішньому боці обкладинки і завіряють підписом керівника  підприємства або печаткою відділу кадрів .

У графі 3 розділу “Відомості про роботу” пишуть повна на- зву підприємства.

Під цим заголовком  у графі 1 ставлять  порядковий номер запису, в графі 2 зазначають дату прийняття на роботу.

Внесення відомостей про роботу:

У графі 3 пишуть : “Прийнятий в...... цех (відділ, підрозділ)” і зазначають  його конкретну  назву, професію або посаду та присвоєний розряд. Перелік, професій, посад наводять відповідно до класифікації професій.

Якщо робітник  виходить  на пенсію за віком на пільгових умовах, то запис у трудовій книжці роблять на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць, і посилання на “списки виробництв, професій,  посад і показників,  що да- ють право на пільгове пенсійне забезпечення”.  Показники, за- значені в цих списках, обов’язково мають бути підтверджені  в “Картці оцінки умов роботи за робочим місцем за результата- ми атестації” і записуються в дужках. Якщо робітнику  при- своюється  черговий  розряд  (категорія), то в трудовій  книжці роблять запис про це.

Запис  відомостей про роботу за сумісництвом, оформлений у встановленому порядку в межах одного підприємства,  оформ- ляють у такому ж порядку, як і при надходженні на роботу.

 

Якщо за період роботи працівника змінилася назва підприємства,  то про це в графі 3 трудової книжки окремим рядком  роблять  запис: “Підприємство (назва)  з (дати)  перей+ меноване на (назва)”,  а в графі 4 зазначають  підставу  для пе- рейменування — наказ (розпорядження), його дату і номер.

У трудову книжку окремим рядком вносять (перед відо- мостями про роботу на даному підприємстві) з посиланням на дати, номери і назву відповідних  документів такі записи:

Š   про тривалість  служби  в Збройних Силах  України  та

інших військах;

Š   про тривалість  навчання  у навчальних  закладах;

Š   про роботу в колгоспі;

Š   про період одержання  допомоги  по безробіттю  — вно-

сяться  в трудову  книжку  центром  державної  служби зайнятості населення.

Відомості  про  нагородження  і  заохочення   вносяться   в розділ  “Відомості  про нагородження” при нагородженні  дер- жавними  нагородами  і відзнаками  України,  а в розділ  “Відо- мості про заохочення” — відомості про заохочення  за успіхи в роботі.

У трудових книжках не роблять записів про премії, перед- бачені системою заробітної плати або виплати  яких мають ре- гулярний характер.

Записи   про  причини  звільнення в  трудовій  книжці  по- винні відповідати  нормам законодавства і мати посилання на статтю і пункт закону. Наприклад, “Звільнений у зв’язку з про+ гулами, п. 4 ст. 40 КЗпП України”.

Запис  про звільнення робітника  роблять  у такий спосіб: у графі  1 ставлять  порядковий номер запису; у графі  2 — дату звільнення;  у графі 3 зазначають  причину  звільнення. Напри- клад, “Звільнений  у зв’язку із скороченням штатів, п. 1 ст. 40

КЗпП України”.

День звільнення вважається останнім днем роботи.

У разі  переведення робітника  з одного  підприємства на інше за згодою керівників підприємств у графі 3 записують по- силання  на згоду: “Звільнений у зв’язку з переведенням на робо+ ту в (назва підприємства),  п. 5 ст. 36 КЗпП України”.

У разі переходу на виборну посаду в графі 3 роблять запис: “Звільнений у зв’язку з обранням на виборну посаду в (назва ор+ ганізації) п. 5 ст. 36 КЗпП України”.

Якщо  в  трудовій  книжці  заповнені  всі  сторінки відповідних  розділів, то вона доповнюється вкладишем,  який вшивається в трудову книжку,  заповнюється і ведеться  влас- ником або уповноваженим органом за місцем роботи працівника в такому ж порядку, як і трудова книжка.

Вкладиш без трудової книжки недійсний. Видаючи на- ступний  новий  вкладиш,  на першій  сторінці (титульному ар- куші) трудової книжки зверху ставлять відбиток штампа розміром 10х25 або з написом “Виданий вкладиш” і зазначають його серію залежно від того, яку трудову книжку має робітник (нового зразків або раніше встановлених 1938 і 1974 років).

Власник або уповноважений ним орган зобов’язані видати працівнику його трудову книжку в день звільнення, із занесен- ням в неї запису про звільнення.

У разі затримання видачі трудової книжки  з вини власни- ка або уповноваженого ним органу працівнику виплачується середній заробіток за весь період вимушеного прогулу. День звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки.  Про новий день звільнення видається  наказ і вно- ситься запис про визнання недійсною попередньої  дати звільнення у встановленому порядку.

Якщо працівник був відсутній на роботі в день звільнення, то власник  або уповноважений ним орган посилає  йому у цей день поштове повідомлення про необхідність одержати трудо- ву книжку.

У разі смерті працівника трудова книжка видається  на ру- ки його найближчим родичам  під розписку  або висилається поштою на їх вимогу. У трудовій  книжці  померлого  в розділі “Відомості про роботу” ставлять дату запису, а в графі 3 пи- шуть:

“Робота припинена  в зв’язку зі смертю”. Далі заповнюють графу 4, де вказують  дату і номер наказу. Цей запис підтверд- жуються у встановленому порядку.

 

Особа, яка загубила трудову книжку  (вкладиш до неї), зо- бов’язана негайно повідомити про це власника за місцем ос- танньої роботи. Не пізніше як за 15 днів після заяви,  а у разі ускладнень   —  в  інший  термін  власник  видає  нову  трудову книжку  або вкладиш  до неї (нових зразків) з написом “Дублікат” у правому верхньому куті першої сторінки.

Дублікат  трудової  книжки  або вкладиша  до неї заповню- ють за загальними правилами. У розділах “Відомості про робо- ту” і “Відомості про заохочення” дубліката вносять записи про роботу, а так само про нагородження і заохочення  за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоря- джень).