Діловодство в банківських установах - Навчальний посібник (Боровський В.Н., Прадун В.П., Друзін Р.В.)

5.7. передача документів за допомогою електронного зв’язку

Сьогодні  дуже широко  використовуються оперативні  за- соби зв’язку, у тому числі факсимільного. За його допомогою передають телефонограми (факси).

Факс  — це службовий  документ, отриманий за допомогою спеціального  апарата  телефонними каналами  зв’язку. Факс  є ксерокопією  переданого документа. Телефаксом можуть пере- даватися  будь-які документи  і додатки до них: таблиці, схеми, рисунки,  фотографії.  Найчастіше цей тип зв’язку використо- вується  між діловими партнерами,  фірмами, організаціями.

За допомогою факсу можуть відправлятися документи, виконані типографським, машинописним або рукописним способом у чорному або темно-синьому кольорі з чітким і кон- трастним зображенням (перші екземпляри та їх ксерокопії) на білому папері з мінімальною  висотою букв і цифр 2,0 мм. Тов- щина ліній зображення має бути не менше 0,15–0,20  мм. Ши- рина документа  не повинна перевищувати 210,0 мм. Довжина документа не обмежується. Документи повинні бути розбро- шуровані і мати поля не менше 15 мм.

На документі, призначеному для передачі за допомогою факсимільного зв’язку, додатково до реєстраційних реквізитів виконавця проставляються такі написи:

Š   У правому  верхньому  куті  документа  робиться  напис

(будь-яким способом)  “Факс, з досиланням” або “Факс, без до+ силання”, що визначається необхідністю  відправки  оригіналу поштою.

Š   У нижньому  куті лицьової  сторони  останнього  аркуша

документа вказується виконавець  — прізвище і його телефон.

Факс  оформляється так, як і службовий  лист. Додатковими даними, які автоматично  проставляє апарат,

є такими:

Š   код відправника;

Š   дата і час передачі документа;

Š   номер телефаксу,  з якого була переведена інформація;

Š   кількість  сторінок.

Відправник  факсу (адресант) повинен отримати підтверд- ження  про одержання  інформації  адресатом.  У ньому  мають бути:

Š   код фірми-одержувача;

Š   номер телефаксу одержувача;

Š   дата, час і тривалість  передавання;

Š   кількість  отриманих  сторінок;

Š   результат  (RESULTS).

Головною  є графа, в якій  у разі отримання повідомлення повністю  і без помилок  проставляється “OK”; у разі, збоїв — “NEGATIVE”.

Якщо використовують дуже тонкий папір, то факс слід зробити копію факса.

Забороняється передавати по мережі факсимільного зв’яз- ку інформацію, що містить таємні або цілком таємні відомості, а також банківську  таємницю  і відомості “Не для преси”, “Для службового користування”.

Звичайно факси  з комерційною  інформацією зберігають протягом  трьох років і не передають  в архів, а факси  з дуже важливою  інформацією,  наприклад про експортно-імпортні операції, зберігають не менше 10 років.

Раніше широко використовувалися для передачі терміно- вої інформації  телеграми і телефонограми.

Телеграма  — це службовий  документ, що є буквено-циф- ровим повідомленням, яке передається за допомогою теле- графного зв’язку.

Особливістю телеграфного  зв’язку  була  швидкість  пере- дачі повідомлення і його документальність. На сьогодні теле- грами використовуються в недостатньо  комп’ютеризованих районах.

Тексти телеграм друкують без абзаців. Текст має бути ко- ротким і однозначним.

Умовні позначки:

КРПК (ТЧК) — крапка; КМ (ЗПТ) — кома;

ЛПК (КВЧ) — лапки;

 

НР — номер;

ДВК (ДВТ) — двокрапка.

Значки “–”, “+”, “\%” і однозначні числа пишуть словами, а багатозначні  — цифрами.

Телеграфний зв’язок підприємств,  організацій,  установ України  з  представництвами  далекого  зарубіжжя здійснюється українською  мовою, тільки  алфавіт  замінюють латинськими буквами.

Службові  телеграми  оформляють на поштових, фірмових бланках або на чистих аркушах паперу в двох екземплярах (перший  передається у відділення  зв’язку, а другий підшива- ють до справи).

Розрізняють ініціативні  телеграми  і телеграми-відповіді. У телеграмах-відповідях на початку вказують номер докумен- та, на який відповідають, а в кінці — вихідний номер, після чо- го пишуть назву підприємства,  посаду, прізвище  людини, яка підписала телеграму. Ту частину телеграми, яку передають те- леграфом, друкують маленькими буквами. При оформленні службової телеграми використовуються такі реквізити:

Š   назва виду документа (телеграма);

Š   категорія телеграми (термінова, міжнародна, посадова);

Š   вид телеграми (два адресати, відповідь “оплачено”);

Š   телеграфна  адреса одержувача;

Š   номер документа, на який відповідають;

Š   текст;

Š   вихідний номер телеграми;

Š   скорочена назва підприємства,  яке відсилає  телеграму;

Š   посада особи, яка підписала  телеграму;

Š   прізвище особи, яка підписала  телеграму;

Š   поштова адреса і назва підприємства-відправника;

Š   підпис;

Š   дата підписання телеграми;

Š   відбиток печатки підприємства-відправника.

Телефонограма — це службовий  документ, що є оператив- ним повідомленням, переданим за допомогою телефону.

Даний вид зв’язку використовують, якщо необхідно повідомити кого-небудь про щось, наприклад, про засідання, ділову зустріч.

Телефонограми, як  правило,  складає  секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника.

Текст телефонограми має бути лаконічним, чітким, стис- лим (до 50 слів), з акцентом  на факти, час і місце проведення заходу, на питання,  що будуть обговорюватися (див. Додаток

16–17). Якщо  в тексті  є слова,  які  погано  сприймаються на слух, то слід кожну букву передати словами.

Складену  й оформлену  телефонограму має перевірити  і підписати  керівник  або відповідний працівник підприємства.

При оформленні вихідної телефонограми вказується:

Š   назва виду документа (телефонограма);

Š   адресат;

Š   дата підписання;

Š   індекс (вихідний номер);

Š   підпис;

Š   прізвище і номер телефону особи, яка передала телефо-

нограму;

Š   прізвище  і номер  телефону  особи, яка  отримала  теле-

фонограму;

Š   дата і час передачі телефонограми.

Передаючи  телефонограму, варто дотримуватися таких правил:

Š   представитися і назвати  номер свого службового  теле-

фону;

Š   назвати вид документа;

Š   продиктувати текст телефонограми;

Š   назвати посаду і прізвище особи, яка підписала телефо-

нограму;

Š   записати  посаду і прізвище, ім’я, по батькові особи, яка

прийняла телефонограму, номер її службового  телефо- ну, час передачі (одержання) телефонограми.

Одержавши телефонограму, секретар  повинен  ознайоми- тися  з її змістом.  Телефонограми оформляють на загальних,

 

трафаретних чи спеціальних бланках  або на чистих  аркушах паперу формату А5 в одному екземплярі.

На підприємствах з невеликим документообігом  телефо- нограми записуються в спеціальні  журнали.

План семінарського заняття

1.  Функції протоколу.

2.  Порядок  створення витягів із протоколу.

3.  Причини написання доповідних і пояснювальних запи- сок.

4.  Складання звітів на підприємстві.

5.  Вимоги до текстів службових  листів.

6.  Особливості складання листів до іноземних  партнерів.

7.  Прийом  і передача факсимільних повідомлень.

 

33.

Рекомендована література: 7, 13, 17, 19, 20, 23, 25, 26, 31,

 

Термінологічний словник

Витяг  з протоколу — це окрема частина протоколу, оформлена  певним чином.

Доповідна записка — це службовий  документ,  адресова- ний керівнику  даної або вищої організації (керівнику струк- турного підрозділу), у якій автор інформує  про ситуацію, що склалася,  виконану  роботу, а також подає свої висновки  і про- позиції.

Пояснювальна записка — це службовий  документ, у яко- му пояснюється зміст окремих  положень  основного докумен- та (плану, звіту, проекту і т.д.) або причини яких-небудь подій, фактів, порушень.

Звіт  — це службовий  документ, що містить повідомлення про діяльність особи чи організації, підсумок виконання дору- ченої роботи, справи і т.д.

Лист — короткий  рукописний (або машинописний) доку- мент, призначений для  одного або декількох  адресатів,  який пересилається через поштові організації.

Протокол — це службовий  документ  із занотованим хо- дом обговорення  питань  і рішень, схвалених  на зборах, нара- дах, конференціях та інших засідань колегіальних органів.

Довідка — це службовий  документ, що містить опис і підтвердження тих або інших фактів чи дій.

Телеграма — це службовий  документ, що є буквено-циф- ровим повідомленням, яке передається за допомогою теле- графного зв’язку.

Телефонограма — це службовий  документ,  що є опера- тивним повідомленням, переданим за допомогою телефону.

Факс — це службовий документ, отриманий за допомогою спеціального  апарата телефонними каналами  зв’язку.

Запитання для самоперевірки

1.   Способи складання протоколу.

2.   У чому полягає  відмінність  доповідної  і пояснювальної за- писок?

3.   Види звітів на підприємстві.

4.   Структура службового  листа.

5.   Типові звертання  в службовому  листі.

6.   Види службових  листів.

7.   Процес відправлення телеграм на підприємстві.

8.   Обробка  факсимільних повідомлень.

Теми рефератів

1.   Проведення протокольних заходів на підприємстві.

2.   Види звітів на підприємстві.

3.   Вимоги до службових  листів.

4.   Ділове листування з іноземними партнерами.

 

Завдання для практичної роботи

Використовуючи приклад протоколу, наведений у додатках до да- ного посібника,  складіть  протокол  останнього  семінарського заняття по предмету  “Діловодство”.  Складіть  витяг  із складеного  протоколу, що дає інформацію з окремого питання  семінарського заняття.

Тести для перевірки знань

1.   Протокол оформляється на аркушах паперу:

а) А3;  б) А4;   в) А5;   г) У3;    д) У4;   е) У5.

2.   Опис і підтвердження тих чи інших фактів міститься  в:

а) протоколі;

б) витягу з протоколу;

в) довідці;

г) звіті.

3.   Лист вкладають у конверт, згинаючи  не більше ніж:

а) 0 разів;        б) 1 раз;

в) 2 рази;        г) 3 рази.

4.   Листи\%відповіді надходять у відповідь на:

а) інформаційні листи;

б) супровідні листи; в) гарантійні  листи; г) ініціативні  листи.

5.   Послуги  з розсилки по Україні  надає:

а) Укртелеком;

б) Укрпошта;

в) Укрзалізниця;

д) Укрчастотнадзор.

6.   Телеграми на підприємстві створюються в:

а) 1 екземплярі; б) 2 екземплярах; в) 3 екземплярах.