Діловодство в банківських установах - Навчальний посібник (Боровський В.Н., Прадун В.П., Друзін Р.В.)

5.6. листи до іноземних ділових партнерів

Листи до іноземних ділових партнерів з далекого за- рубіжжя, як і переписку  між ними, оформляють відповідно до певних  правил.  Існують  міжнародні  стандарти  (ISO) для ос- новних документів, у тому числі для комерційних листів.

Листи до іноземних  ділових партнерів  посилають для то- го, щоб заявити  про існування  своєї фірми (підприємства), поінформувати про продукцію, яка випускається даною ор- ганізацією, і надання  послуг, про участь у торговельній діяль- ності, у вирішенні питань, пов’язаних з доставкою, формами розрахунків,  відрядженнями, підготовкою фахівців  і т.д. (див. Додаток 15).

Від якості підготовки  й оформлення ділового листа зале- жить рівень спілкування адресата з автором. Тому, відправля- ючи лист іноземному  діловому  партнеру,  необхідно  врахову- вати все: від підписання конверта і підбору бланка до складан- ня й оформлення безпосередньо  листа. У таких листах відстань між реквізитами складає 2–4 інтервали.  В основному поширене розміщення реквізитів блоками, коли всі рядки кожного  реквізиту  друкуються без відступу  від лівого  краю. Широко використовується принцип відкритої пунктуації, тоб- то не ставляться коми, двокрапки в реквізиті “Адресат”, у звер- танні, заключній  формі ввічливості.

Під час підписання конверта в лівій верхній частині лицьової  сторони  вказується адреса відправника, а в правій нижній — адреса одержувача.

Адресу одержувача  вказують  у такому  порядку:  спочатку безпосередньо  одержувача  (це може бути назва фірми),  ім’я і прізвище адресата, його посада; з нового рядка — номер будин- ку, назва вулиці; у наступному рядку — назва міста, штату (для США),  графства  (для  Великобританії); поштовий  округ; ряд- ком нижче назву країни. Якщо лист відправляється в Лондон, то скорочено  зазначається також поштовий  район: E.C. (East Central), N.W. (North West), W.C. (West Central) і т.д.

 

Існують спеціальні довідкові списки назв деяких графств Англії і штатів США  на англійській, українській  і російській мовах.

На конверті, вище адреси одержувача, може бути зазначе- ний спосіб відправлення, наприклад: “Registered” (рекомендо- ваний); ”express daliveri” (терміновою доставкою); “to be called for” або “post restante” (до запитання) і т.д.

Отже, адреса на конверті може виглядати так:

Registered

Messers. Kobin Greswell & Co., Limited

51 Sydney  Street, London, W.C. England

або

 

Post restate

Prentise+Mell, Inc.

170 Sunset Street,

New York, N.Y., 10022

USA

 

 

ми.

Адресу відправника розміщують  за звичайними правила-

Наприкінці назв багатьох  британських фірм  вказується:

”Limited” (Ltd.) — OOO.

До назви американських фірм може додаватися  слово “Corporation” (Co.)  —  акціонерна  корпорація або “Incorporated” (Inc.) — зареєстрована як корпорація.

Якщо адреса особи, якій відправляють листа, точно не відомий, то його адресують фірмі, яка підтримує зв’язки з цією особою і може передати  або переслати  їй лист. У такому  разі перед назвою фірми друкують: “In care of” або “Care of” (c/o), що переводиться як “на турботу” і застосовується в значенні “за адресою”, “на адресу”, наприклад:

Mr. A.Musika

C/o Prentise+ Hall, Inc.

170 Sunset Street,

New York, N.Y., 10022

USA

Фірмові бланки

РЕКВІЗИТ 1. Фірмові бланки  для  листів,  які  розгляда- ються, повинні бути двомовними.  Їх слід виготовляти на висо- коякісному папері  формату  А4 з полями  в один  дюйм  (2,54 см.). У лівому  верхньому  куті або в центрі  верхньої  частини листа розміщуються емблему і назву підприємства.

РЕКВІЗИТ 2. Якщо підприємство маловідоме і з назви не зрозуміло, чим воно займається,  то має бути вказаний профіль його діяльності,  наприклад:  “Туристичне  бюро”, “Бюро пере- кладів”, “Перевезення вантажів” і т.д. Якщо це ТОВ, то після його назви вказується “Лтд” в українському блоці і “Ltd” — в англійському.

За назвою підприємства або внизу листа розміщують юри- дичну адресу фірми, що складається з поштової і телеграфної адреси, номерів телефонів, факсів, номера реєстраційної ліцензії, ідентифікаційного номера (коду),  номерів телефонів представництв фірми, електронної адреси.

РЕКВІЗИТ 3 (індекс  документа) друкують  нижче  назви підприємства від межі лівого поля.

Індекс може бути цифровим, словесним і словесно-цифро- вим, наприклад:

Reference: 104

Ref.: DA

Ref.: DA/104

Ref.: DA/SP/104

Тут “Reference” (Ref.) — послання, але означає “індекс (но- мер)”; “DA” — ініціали  автора; “SP” — ініціали  секретаря  або виконавця;  104 — порядковий номер документа.

 

Якщо лист є відповіддю, то в реквізиті 3 можна вказати вихідний  номер ініціативного  листа, що друкується в одному рядку з індексом:

Ref.: DA/SP/104 Your reference 197

РЕКВІЗИТ 4 (дата) оформляють нижче реквізиту  3 (в ли- стах до США)  або в правій верхній частині (у листах до Вели- кобританії). Для листів, які відправляються до Великобри- танії, пропонується такий варіант:

12th September,2001

У листах до США дату оформляють так:

September 12, 2001

Не рекомендується подавати  дату цифрами,  тому що, на- приклад, “04.03.2002” британці можуть прочитати  як “3 квітня

2000 року”, а американці  як “4 березня 2000 року”.

Назви  місяців можна скорочувати:

31th Oct., 2004

РЕКВІЗИТ 5 (адресат) розміщується нижче  дати. Окре- мими рядками  вказується:

Š   ім’я і прізвище одержувача;

Š   посада одержувача  (у разі потреби);

Š   назва фірми;

Š   номер будинку, назва вулиці;

Š   назва міста, штату, графства, поштового округу (цифра-

ми);

Š   назва країни.

Якщо   лист  адресований  фірмі,  до  назви   якої  входять власні імена, то спочатку друкують “Messrs”— добродії, напри- клад:

Messrs. Johr Smith & Co., Ltd.

21 Knighsbridge...

Якщо в назві фірми немає власних імен, то реквізит 5 оформляється так:

The Modern Engineering Corporation

220 West Seventh Street

New York, N.Y., 10078

USA

Коли лист адресують конкретній посадовій особі, то перед його  зміною  друкують:  “Mr”–  “Mister” (якщо   це  чоловік), “Miss” (якщо жінка незаміжня). Замість  “Miss” можна вживати загальне скорочення  — “MS”. Якщо лист адресується особі, яка займає високу посаду, то після її прізвища друкують: “Esq.” (“Esquire”), наприклад:

Mr. Simon Mollingworth

Marketing Manager

The Modern Engineering Corporation

220 West Seventh Street

New York, N.Y. 10078

USA

або

 

Jean+Mishel Six, Esq. Managing Director Jean+Mishel Six & Co., Ltd.

51 Sydney  Street London, W.C. England

 

Якщо лист адресується особі, прізвище  якої не відоме ав- тору, то в перших двох рядках реквізиту 5 вказують посаду цієї особи і назву фірми, наприклад:

 

The Managing Director

Jean+Mishel Six & Co. Ltd.

51 Sydney  Street London, W.C. England

РЕКВІЗИТ 6 (вступне звертання) друкують з нового ряд- ка, відступивши від реквізиту  5 на 2–4  міжрядкових інтерва- ли.

Після вступного звертання  в листах до Великобританії ставлять  кому, а в листах до США — двокрапку.

Якщо автор листа хоче, щоб його обов’язково прочитала конкретна  людина,  то перед вступним  звертанням або після нього друкують:

 

або

Attention: Mr. Simon Mollingworth

Gentlman:

Dear Sir,

Attention of Mr. Simon Mollingworth

 

Відсутність   вступної   форми   ввічливості    може   бути розцінено  адресатом як грубе порушення  етикету.

РЕКВІЗИТ  7.  Заголовок  тексту  оформляють  після вступного звертання,  наприклад:

 

або або

Subject: order #187

Re: The Style of Setting up a letter

In re: The New European Market: a special report

Де        “Subject”– предмет, тема, питання; “Re”–“regarding” — “що стосується”; “In re”–“in regard to”– “відносно”.

 

Заголовок до тексту — не обов’язковий  реквізит.

РЕКВІЗИТ 8 (текст).  Викладення тексту має бути ввічли- вим, стислим і зрозумілим. Бажано  уникати  великої кількості сторінок. Текст поділяють на абзаци, які можна відокремлюва- ти один від одного додатковим інтервалом. Початок кожного абзацу друкують без відступу від межі лівого поля або відсту- пають 5 пробілів.

У першому абзаці роблять комплімент адресату, тобто висловлюють  задоволення від підтримання партнерських відносин, щиру вдячність за відповідь на свій лист, за кроки до співробітництва. Вступний  комплімент  має бути  навіть  тоді, коли автор повідомляє про щось неприємне.

У наступному абзаці викладають суть питання. В останнь- ому абзаці висловлюють надію на подальше співробітництво, наприклад: “Сподіваємося, що угода буде взаємовигідною і спри+ ятиме подальшому співробітництву”.

Якщо  в листі говориться  про припинення ділових  відно- син, то його можна закінчити такою фразою: “Одночасно ми запевняємо у своїй відкритості для ділових відносин у майбут- ньому”.

РЕКВІЗИТ 9 (заключна форма  ввічливості) розміщують нижче основного тексту документа і формулюють  залежно від форми вступного звертання.

“Yours truly” — (США), “Yours faithfully”  — (Великобри- танія) — “щиро Ваш”. Якщо було звертання  “Dear Mr.” із зазна- ченням імені і прізвища, то пишуть: “Sincerely yours” — (США), “Yours sincerely” — (Великобританія).

РЕКВІЗИТ 10 (підпис) нижче  заключної  форми  ввічли- вості залишають  не менше п’яти міжрядкових інтервалів  для особистого підпису автора (керівника). Нижче  підпису дають його розшифровку: ім’я і прізвище в одному рядку та посада.

Yours truly,

(підпис В. Петренко) Viktor Petrenko Marketing Manager