Діловодство в банківських установах - Навчальний посібник (Боровський В.Н., Прадун В.П., Друзін Р.В.)

5.5. службовий лист

Службові  листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, організаціями, установами, фірмами.  Значний обсяг документообігу  забезпечується саме листуванням (див. Додаток 14).

Існують різні види службових  листів:

Š   інформаційні;

Š   рекламні;

Š   листи-запрошення;

Š   супровідні;

Š   листи-повідомлення;

Š   листи-підтвердження;

Š   листи-нагадування;

Š   гарантійні;

Š   ініціативні;

Š   листи-відповіді;

Š   листи-прохання;

Š   інші види листів.

Працівники служби  діловодства  повинні  намагатися  ско- рочувати  обсяг  документообігу,   тобто  кількість  документів, що надійшли  до організації  і створені організацією  за певний період, а також обґрунтовано  братися за складання документів цієї групи. Службові  листи  рекомендується оформляти лише тоді, коли неможливо вирішити питання шляхом усного спілкування — особисто або по телефону.

Викладення тексту службового листа має бути ла- конічним, послідовним,  аргументованим і коректним.  Факти і події слід висвітлювати об’єктивно, всі аспекти питання  ви- кладати  стисло. У службових  листах допускається розгляд кількох питань. При цьому слід враховувати, що такі листи ви- магають  більше  часу  на  опрацювання.   Тому  краще  скласти кілька листів. Кілька  питань в одному листі можна висвітлю- вати тоді, коли вони взаємопов’язані.

Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов’язаних частин — вступної та основної. У вступній частині відзначають факти, події, обставини, що були причиною напи- сання листа, а також посилаються на факти,  документи,  дати нормативних або інструктивних матеріалів. Наприклад:

 

У зв’язку з тим, що при одержанні вантажу на станції

Монастирище   11.09.2001   відповідно  до  накладної

№125698  у справному вагоні з непошкодженими плом+ бами відправника вантажу під час розкриття ящиків і перевірки їх вмісту за участю представника Вашої фірми Марченка Віктора Григоровича був виявлена не+ достача   12   (дванадцяти)  штук   приладів   НКС+

176/11+4 на загальну суму 24 789 (двадцять чотири тисячі  сімсот вісімдесят дев’ять)  грн. 27 коп. (акт

21.04.2000 №121),...

В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі  пропозиції,  відмови,  гарантії,  зауваження, вис- новків і т.д., наприклад:

На підставі викладеного вище просимо протягом 10 банківських днів (до 05.06.2000) переказати зазначену суму на наш розрахунковий рахунок №000123876 у Лісному відділенні банку “Тріумф” м. Житомира.

Залежно від призначення службового  листа і від того, на чому його автор хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розміщення логічних  частин  тексту може бути різним.  Якщо враховувати невпинне зростання  потоку інформації, то для ак- тивізації  її сприйняття рекомендується починати  текст служ- бового листа  викладом  основної  частини,  а докази  і підстави подавати нижче. Службові  листи з нескладних  питань, що бу- ли обговорені заздалегідь, можуть містити лише основну час- тину. Наприклад:

Просимо надати актовий  зал для проведення  загаль+ них зборів власників садово+городніх ділянок товари+ ства “Троянда”.

Службові  листи  надсилають  для того, щоб спонукати  ад- ресата до дій, роз’яснити  йому щось, переконати  в чомусь. Це досягається  завдяки чіткості викладення і змістовності тексту.

Для більшості службових листів характерна повторю- ваність оборотів. Наприклад, починати службові листи можна так:

“Шановний Іване Васильовичу!” “Пане Сметанін!”

“Шановний пане Андрійчук!”

“Шановні добродії!” (якщо  імена і прізвища  адресатів невідомі або звертаються до колективу).

Продовжують більшість листів такими словами і слово- сполученнями: “У зв’язку  з...”, “Відповідно...”, “Як відомо, ...”, “Ймовірно...”, “Прошу...”, “Просимо...” та ін.

Вживають   також  дієприкметникові  звороти:   “З  огляду на...”, “Незважаючи на...”, “Розглянувши зауваження...”, “Розг+ лянувши  пропозиції...”, “Керуючись Постановою Кабінету Міністрів України...” та ін.

Якщо лист-відповідь має посилання на індекс і дату вхідного  документа,  то в тексті документа  його повторювати не варто.

Службовий лист оформляють на бланку  для службового листа (перевагу віддають кутовому розміщенню основних реквізитів) або на чистому аркуші паперу (у такому разі зали- шають місце для кутового або поздовжнього  штампа адресан- та).  У залежності  від обсягу  тексту  використовують бланки або аркуші формату А4 або А5.

Реквізити службового  листа:

Š   дата (проставляється у день підписання документа);

Š   індекс (проставляється у день підписання документа);

Š   посилання на індекс і дату вхідного документа (робить-

ся у листах-відповідях);

Š   гриф   обмеження   доступу   до  документа   (простав-

ляється у разі потреби);

Š   адресат;

Š   резолюція;

Š   заголовок  до тексту (якщо  обсяг тексту документа, ви-

готовленого  на аркушах формату  А4, невеликий,  то за-

 

головка  може не бути; на аркушах формату  А5 заголо- вок до тексту не наводять);

Š   відмітка про контроль;

Š   текст;

Š   відмітка  про наявність  додатків  (оформляється у разі

потреби);

Š   підпис;

Š   гриф узгодження;

Š   візи  (оформляють у разі  потреби  на екземплярі адре-

санта);

Š   відбиток печатки (проставляється у разі потреби);

Š   прізвище  виконавця і номер  його  телефону  (відмітка

про виконавця):

Š   відмітка про виконання документа  і направлення його

до справи (оформляється від руки після виконання до- кумента);

Š   відмітка про перенесення даних на машинний носій;

Š   відмітка  про надходження (проставляє адресат  у день

надходження документа).

Якщо службовий  лист надсилають за кордон (у країни ко- лишнього СРСР), то доцільно підготувати  його російською мовою. Бланк  може бути двомовний,  допускається російсько- український варіант.

Інформаційні листи — це службові листи, у яких адресант інформує адресата про якісь факти або заходи. Як правило, ад- ресант пропонує свої вироби або послуги. Інформація, наведе- на у листах такого типу, має бути по можливості  якомога шир- шою. Адресатів можна вказати узагальнено.  Наприклад:

Директорам виробничих комбінатів

Видавництво  “Ярославівна” пропонує до Вашої уваги нові книги, що вийдуть у світ протягом 2004 р.:

Кравченко С.Я. Народна мудрість.— 240 с. 3 грн. 20 коп. Пронін Н.М. Культура мови.— 224 с. 2 грн. 12 коп. Ве+ личко Т.Г. Машинопис.— 200 с. 2 грн. 17 коп. Сологуб В.О.

Ділове спілкування.—  208 с. 1 грн. 80 коп. Книги можна придбати або замовити, надіславши листівку, за адре+ сою: Видавництву  “Ярославівна” (відділ  реалізації),  вул. Запорізьких  козаків, 7, Київ, 02968.

Замовлені книги надсилаємо післяплатою  після вихо+

ду їх із друку.

Телефони для довідок: 223+45+87, 223+97+01. Чекаємо

Ваших замовлень.

Рекламні листи — це різновид  інформаційних листів. Во- ни містять детальний  опис товарів або послуг і надсилаються конкретним адресатам для спонукання їх скористатися запро- понованою  послугою. Незважаючи на те, що рекламні  листи оформляють на фірмових  бланках, поштова адреса, номери те- лефонів,  розрахункових рахунків  відзначають  також у тексті. Наприклад:

Київський історико+архівний інститут проводить семінарські заняття  з секретарями директорів коледжів і професійно+технічних училищ за програмою “Зміст, структура й організація діловодства в навчальному за+ кладі”.

Пропонуємо навчальний курс з таких дисциплін:

1.         Секретарська справа — 60 год.

2.         Машинопис — 24 год.

3.         Робота на персональному комп’ютері — 60 год. Оплата за курс навчання  складає 300 (триста)  гри+

вень і здійснюється до початку занять.

Розрахунок  готівкою або безготівковий. Наш розра+ хунковий рахунок №000123964 у Львівському відділенні Промінвестбанку м. Києва, МФО 312567. Термін навчан+ ня — з 01 по 30 червня 2004 року.

Навчально+лабораторна база інституту оснащена новітніми засобами комп’ютерної техніки. Заняття про+ водять провідні викладачі нашого інституту.

Якість навчання гарантуємо.

 

Адреса інституту: вул. Будівельна, 17, м. Київ, 02867. Телефони для довідок: 234+31+45, 234+81+96.

E+mail: istoria@archiv.kyiv.ua

З повагою,

Ректорат інституту

Листи-запрошення — це такі службові листи, у яких адре- сатові пропонують  взяти  участь у якихось  заходах. Листи-за- прошення  адресують  конкретним особам, підприємствам, ус- тановам або організаціям.  Починати  ці листи можна так:

“Просимо взяти участь в...” “Запрошуємо...” “Запрошуємо Вас...”

“Щиро запрошуємо Вас...” “Ми раді запросити Вас...”

Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, визначають  терміни їх проведення.  Наприклад:

Просимо Вас взяти участь у нараді директорів підприємств агропромислового комплексу Вінницької об+ ласті з питання переведення підприємств Іллінецького району на госпрозрахунок.

Нарада  відбудеться  27 вересня  2004  року  в конфе+

ренц+залі обласної Ради профспілок за адресою: вул. М. Трублаїні, 123, м. Вінниця, 09570. Реєстрація учасників — з 9.30.

Початок роботи в 10.00.

Супровідні  листи — це такі службові листи, у яких адреса- та інформують про направлення йому документів, що дода- ються до листа. Обсяг  текстів таких листів, як правило,  неве- ликий, тому доцільно оформляти їх на аркушах (бланках) формату  А5. Супровідні  листи  складають,  якщо  потрібно  до- повнити  або роз’яснити  основні документи  (наприклад, уточ-

нити термін виконання, роз’яснити  складні моменти, поясни- ти причину  затримки  і т.д.). Супровідні  листи варто починати словами:  “Надсилаємо...”, “Направляємо...”, “Відправляємо...” і т.д. У текстах  супровідних  листів  повинні  відзначатися заго- ловки,  індекси і дати документів,  що направляються. Напри- клад:

Направляємо   для  обговорення  проект  “Положення про студентську раду”.

Відгуки і пропозиції просимо надсилати до 31.10.2003 за адресою: відділ студентської молоді, вул. Тульчинська,

27, м. Київ, 04520.

Додаток: 57 стор. в 1 прим.

або

 

Додаємо акт обстеження житлово+побутових умов

громадянки Артеменко Світлани Василівни.

Додаток: на 3 стор. в 1 прим.

Листи-повідомлення — це такі службові листи, у яких повідомляється  про  щось  або  стверджується  який-небудь факт. Їх направляють конкретному адресату. Наприклад:

Повідомляємо, що для будівництва нового корпусу історичного факультету Вам виділено 1 250 900 (один мільйон  двісті  п’ятдесят  тисяч  дев’ятсот  грн.  00 коп.), у тому числі на придбання необхідного обладнан+ ня — 200 000 (двісті тисяч) грн.

або

Повідомляємо, що для продовження в 2001 р. теми №

1/121 Вам виділено 40 000 (сорок тисяч) гривень, з них 10

000      (десять            тисяч)             гривень          —        на        преміювання працівників.

Положення  про  преміювання   необхідно  подати  не пізніше 24 грудня 2004 року.

 

Листи-підтвердження — це службові листи, у яких підтверджується той або інший факт, наприклад одержання переказів, вантажів, листів, цінних паперів і т.д. Листи- підтвердження можуть містити також інформацію  про дію раніше укладених договорів, угод, затверджених положень, інструкцій  і т.д. Текст таких листів  починається словами,  які утворюються  від дієслова “підтверджувати”. Наприклад:

Підтверджуємо свою згоду на пайову участь у будівництві готельного комплексу “Свята Софія”, яке буде здійснюватися в період з 01.07.2004 по 01.12.2005 у м. Києві по вул. Андріївській.

або

 

Підтверджуючи оплату за комунальні  послуги і вико+ ристану електроенергію, надсилаємо Вам копії платіжних доручень №123, 126, 127 від 19.11.2004.

 

Своєчасність відсилання листів-підтверджень (у разі по- треби) усуває необхідність підготовки і відправлення листів-на- гадувань, дає можливість  адресату зняти питання  з контролю.

Листи-нагадування — це службові листи, у яких нага- дується про наближення або закінчення терміну виконання якихось завдань (зобов’язань), проведення  заходів і не- обхідність внаслідок  цього вжити відповідних  заходів. Тексти таких листів можуть складатися з однієї-двох пропозицій  і по- чинаються  словами, утвореними від дієслова “нагадувати”. Наприклад:

Нагадуємо, що термін здачі першої черги будівництва закінчується 27.12.2004.

Просимо  терміново  повідомити  про  хід  виконання робіт.

або

Нагадуємо, що термін подання  звіту за формою П2 закінчився 31.10.2003.

Просимо терміново надіслати звіт і пояснити причи+

ни затримки.

Гарантійні  листи  — це такі службові  листи, у яких гаран- тується  виконання чогось, наприклад оплати  за послуги  або товари, забезпечення проведення  досліджень, надання робочо- го місця і т.д. Якщо гарантійний лист містить дані фінансово- го або матеріального характеру, то, незважаючи  на те, що банківські реквізити адресанта наявні на фірмовому бланку, необхідно продублювати їх у тексті. Гарантійні листи підпису- ють керівник  і головний  бухгалтер підприємства (установи, організації, фірми).

Текст гарантійного  листа може бути таким:

Просимо відпустити  за безготівковий розрахунок  26 (двадцять  шість) телевізорів “Funai TV2000T MK+8”, 31 (тридцять  один) відеомагнітофон “Panasonic НУ+ Н3950ЕЕ”.

Оплату  гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок №

000126798  у  Печерському  відділенні  “Приватбанку”  м. Києва, МФО 322900.

або

 

Просимо виділити 30 (тридцять) ліжко+місць у Ва+

шому гуртожитку для проживання в період з 01.07.2004 по 12.07.2004 учасників Усеукраїнської конференції сту+ дентської молоді.

Оплату  гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок №

123678013   у  Харківському   відділенні  банку  “Рось” м. Києва, МФО 300120.

Ініціативні листи  — це такі службові  листи,  що спонука- ють адресата дати відповідь адресанту. Тематика  ініціативних листів дуже широка. Залежно від змісту листа відповідь може бути позитивною або негативною.  У разі негативної  відповіді (відмова) дається обґрунтування. Ініціативні листи можуть направлятися від імені керівника,  керівництва або трудового (студентського) колективу.

 

Наприклад:

Під час проведення виробничої практики по автослю+ сарній справі виявилося, що працювати  в майстернях інституту  неможливо, оскільки температура  в приміщенні складає +4 °С. Опалення  припинене за розпо+ рядженням представника районної комунальної служби через несплату інститутом комунальних  послуг.

Станом  на  01.12.2004  на  розрахунковому рахунку інституту коштів немає.

Просимо сприяти  в подачі теплоенергії  до майсте+

рень для продовження виробничої практики.

Листи-відповіді — це службові листи, у яких дають відповідь на ініціативні  листи. Якщо в ініціативному листі ви- кладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне з них, незалежно  від того, яка відповідь — позитивна чи негативна. Текст таких листів має бути чітким, конкретним, у разі відмови — обґрунтованим. Наприклад:

Повідомляємо, що, відповідно до законодавства Ук+ раїни “Про пільги для ветеранів війни — інвалідів війни”, Ви маєте пільги на першочергове забезпечення  телефон+ ним зв’язком за адресою:                         

Телефон  Вам  буде  встановлений  і  підключений   не пізніше                                   

або

Повідомляємо, що документи Дашевської М.Т. Іллінецького  району  Вінницької  області в 1948–1950 р.р. в архів на зберігання не надходили, у зв’язку з чим підтвердити Ваш виробничий стаж за зазначені роки не можемо.