Діловодство в банківських установах - Навчальний посібник (Боровський В.Н., Прадун В.П., Друзін Р.В.)

5.4. довідка

Довідка — це службовий документ, що містить опис і підтвердження тих чи інших фактів або дій.

Довідки поділяються на дві групи:

Š   які містять  інформацію  про факти  і дії службового  ха-

рактеру;

Š   які свідчать про який-небудь юридичний  факт.

Частіше  використовується друга  група  довідок.  Їх вида- ють зацікавленим громадянам або підприємствам (див. Дода- ток 13).

При  складанні  довідки  використовують уніфіковані тра- фаретні бланки, у яких частина тексту надрукована і позначені

 

місця для внесення змінюваних реквізитів.  Текст починається з написання в називному  відмінку прізвища, імені, по батькові особи, про яку йдеться. В останньому абзаці тексту іноді запи- сують, куди подається  довідка.

Реквізити:

Š   назва виду документа (довідка);

Š   дата (дата підписання);

Š   індекс (ставиться в день підписання);

Š   місце складання;

Š   адресат;

Š   заголовок  до тексту (якщо  необхідно);

Š   текст;

Š   відмітка про зміст доповнень;

Š   підпис  (якщо  довідка  має фінансово-матеріальний ха-

рактер і виходить  за межі підприємства,  то її підписує директор підприємства і головний бухгалтер);

Š   відбиток  печатки  (ставиться, як правило,  коли довідка

виходить за межі підприємства);

Š   відмітка про складача (якщо  необхідно).

Довідки інформаційного характеру відображають індивідуальні ситуації. Їх складають у відповідь на запити і по- дають у певний термін.

У довідках необхідно об’єктивно відбивати стан справ, то- му що при її складанні  необхідні ретельна  перевірка  та аналіз інформації.

У деяких випадках довідку може підписувати особа, яка її склала  і тоді вона повністю відповідає  за правдивість фактів, викладених  у довідці.