Діловодство в банківських установах - Навчальний посібник (Боровський В.Н., Прадун В.П., Друзін Р.В.)

Тема 5. довІдково\%ІнформацІйнІ документи 5.1. протокол

Протокол  — це службовий  документ  із занотованим хо- дом обговорення  питань  і рішень, схвалених  на зборах, нара- дах, конференціях та інших засіданнях  колегіальних органів.

Проведення таких заходів пов’язане з великою  підготов- чою роботою, у ході якої складається зміст документів, що су- проводжують  протокол:

Š   список учасників  засідання;

Š   список запрошених;

Š   тексти доповідей або виступів;

Š   довідки про обговорювані питання;

Š   проекти  рішень  з  кожного  питання   протягом  усього

засідання.

Протокол ведуть під час засідання колегіального органу. Якщо воно стенографується або записується на магнітну плівку, то його можна скласти після розшифровки записів.

Протокол  можна оформляти від руки в спеціальному  про- нумерованому журналі  або за допомогою друкарської машин- ки чи іншої оргтехніки.

Оформляють протоколи  на чистих  аркушах  паперу  фор- мату А4 або на загальних чи спеціальних бланках підприємства,  організації, установи (див. Додаток 10).

Реквізити:

Š   назва виду документа (протокол);

Š   дата (записується дата проведення  або підписання про-

ведення засідання  колегіального  органу, а не дата кінцевого  оформлення чи підписання протоколу). Як- що засідання  тривало кілька днів, то записуються через тире дати першого й останнього  днів роботи колегіаль- ного органу, наприклад: 24–27.03.2004;

Š   індекс (це порядковий номер колегіального  органу; ну- мерація може вестися протягом  календарного  року, на- вчального року або від виборів до виборів);

Š   місце складання протоколу;

Š   гриф   затвердження  (оформляють,  якщо   протокол

підлягає  затвердженню);

Š   заголовок  до тексту  (містить  назву  виду  колегіальної

діяльності);

Š   текст.

Текст протоколу поділяється на дві частини: вступ і основ- на частина. У вступній частині записують прізвища та ініціали голови, секретаря, присутніх; в основній — фіксують засідання колегіального  органу.

Слова  “Голова”, “Секретар” друкуються (одне під іншим)

від нульового положення табулятора з великої букви.

На рівні другого положення табулятора ставиться  тире і прізвище та ініціали голови і секретаря.

Наприклад:

Голова — Варенич Д.В. Секретар — Прісна С.М.

У протоколах  зборів, конференцій і з’їздів, де для затверд- ження рішень необхідний певний кворум, записують, скільки повинно було бути присутніх і скільки було (або кількість відсутніх).  Наприклад, у протоколах  зборів пишуть:

“На засіданні профспілки повинно бути за списком —

282 чоловіка, присутніх — 273, відсутніх — 9, з них 5 —

у відрядженні, 4 — з невідомої причини”.

Основна  частина  тексту  протоколу  поділяється на розділи, що відповідають пунктам денного порядку. У кожно- му розділі є такі підрозділи,  як “слухали”, “виступали”, “прий+ няли”, “ухвалили”, “вирішили”. Ці слова прийнято зверху і зни- зу відокремлювати двома інтервалами і друкувати  великими

буквами, кожне — від нульового положення табулятора.  Після них ставиться  двокрапка.

Під час засідання  можна скласти тільки чорновий варіант протоколу. У п’ятиденний термін його уточнюють у відповідності  зі стенограмами  і фонозаписами, редагують і оформляють. Якщо до протоколу  пропонують  стенограму,  то про  це робиться  запис  після  першої  частини  тексту,  напри- клад: “Засідання наукової ради стенографували. Стенограма додається”. Готовий протокол підписують  голова і секретар.

Для прийняття деяких  рішень може знадобитися частина протоколу,  що підтверджує згоду зборів. Для цього роблять витяги з протоколу.

Витяг з протоколу — це окрема частина протоколу, яку оформляють певним чином на загальних, спеціальних бланках або чистих аркушах паперу.

Реквізити:

Š   назва виду документа (витяг  з протоколу);

Š   дата (переносять з оригіналу  протоколу);

Š   індекс (переносять з оригіналу  протоколу);

Š   місце складання;

Š   гриф затвердження (переносять з оригіналу протоколу,

якщо цей реквізит  там є);

Š   заголовок  до тексту  (переносять з оригіналу  протоко-

лу);

Š   текст;

Š   підпис;

Š   відмітка  про  оформлення копії  (оформляють обидві)

слово “копія” у правому верхньому куті аркуша.