Діловодство в банківських установах - Навчальний посібник (Боровський В.Н., Прадун В.П., Друзін Р.В.)

3.3. Інструкція

Інструкція — це правовий  документ,  яким  визначаються правила, що регулюють організаційні, науково-технічні, тех- нологічні, фінансові й інші спеціальні аспекти діяльності уста- нов, організацій,  підприємств (їх підрозділів  і служб), посадо- вих осіб і громадян.

Інструкція належить  до організаційних документів. Всі інструкції  можна поділити на дві основні групи:

Š   регламентуючий порядок здійснення якого-небудь про-

цесу кількома виконавцями (підрозділами або посадовими особами), наприклад:  “Інструкція  про порядок ведення трудо+ вих книжок на підприємствах, в установах і організаціях”, “Інструкція про роботу з документами, що мають гриф обме+ ження доступу”, “Інструкція про роботу з листами і заявами громадян”, “Інструкція про порядок добору і передачі секрет+ них документів на архівне зберігання” і т.д.;

Š   посадові.

Готують інструкцію  не менше ніж у двох екземплярах (на другому екземплярі оформляють реквізити  погодження) на загальному або спеціальному бланку або на чистих аркушах паперу  (якщо  інструкція не виходить  за межі підприємства) формату А4.

Реквізити інструкції:

Š   назва  виду  документа   (ІНСТРУКЦІЯ,  ПОСАДОВА

ІНСТРУКЦІЯ);

Š   дата (відзначають дату підписання);

Š   індекс;

Š   місце складання або видання;

Š   гриф затвердження;

Š   заголовок до тексту (може чітко визначати коло питань,

об’єктів і осіб, на які поширюються вимоги інструкції, і може входити в назву виду документа, наприклад,  “ПО+ САДОВА  ІНСТРУКЦІЯ інспектора з обліку і реєстрації листів громадян”, “ІНСТРУКЦІЯ з діловодства”;

Š   текст;

Š   відмітка про те, що дана інструкція є додатком  до роз- порядницького документа (оформляють у разі потре- би);

Š   підпис (підписує керівник  підрозділу-розроблювача);

Š   гриф узгодження  (оформляють у разі потреби);

Š   візи (оформляють у разі потреби);

Š   відмітка про виконавця (оформляють у разі потреби).

Текст інструкції  викладають у логічній послідовності  і групують  за розділами,  кожний  з яких  може складати  завер- шену частину документа. Текст може бути коротким, точним, зрозумілим (оскільки інструкція — не документ,  що призна- чається для постійного користування), директивного характе- ру, тому в ньому доцільно використовувати чіткі формулю- вання  зі словами:  “повинен”, “отже”, “необхідно”, “не допус+ кається” і т.п.

Інструктивний характер  мають також рекомендації,  мето- дичні рекомендації, методичні вказівки та інші подібні доку- менти.

У комплексі  організаційних документів  підприємств (ор- ганізацій, установ) особливе місце належить посадовим інструкціям.

На підставі посадової інструкції  розробляють трудовий договір (трудовий контракт) з працівником. Трудовий  договір (трудовий контракт) і посадову інструкцію  використовують у разі виникнення конфліктних ситуацій між роботодавцем  і працівником.

Посадову  інструкцію  розробляє інспектор  відділу  кадрів або інший фахівець, який відповідає за роботу з кадрами, обов’язково погоджує з юрисконсультом і подає на затверд- ження керівнику  підприємства (організації, установи). Всі зміни до посадової інструкції  вносяться  з відповідного наказу (розпорядження) по підприємству (організації, установі).

У посадовій інструкції обов’язково повинні бути такі розділи:

1. Загальні положення (визначають сферу діяльності працівника, порядок  його призначення на посаду і звільнення

з неї, порядок  заміщення  працівника у разі його тимчасової відсутності,  вимоги  щодо кваліфікаційної підготовки,  підпо- рядкованість працівника, коло посадових осіб, які підпорядко- вуються  даному  працівнику. Наводиться також  перелік  нор- мативних  документів, якими  працівник повинен керуватися у своїй роботі).

2.  Функції.

3.  Посадові обов’язки.

4.  Права.

5.  Відповідальність.

Як доповнення до основних  розділів  посадової інструкції може додаватися  розділ, у якому регулюються  трудові відно- сини між посадовими  особами (визначається коло службових зв’язків, порядок подання  звітної інформації  і т.п.).

Посадові  інструкції   зберігаються   протягом   трьох  років після введення нових.