4. первинний та складський облік запасів

Для оформлення операцій по надходженню  і вибуттю запасів призначено  ряд  типових  форм  документів,  затверджених Інструк- цією № 130 та наказом Мінстатистики № 193.

Матеріали надходять в установу безпосередньо  від постачальни- ків та різних організацій, від підрозділів  установи, в порядку гума- нітарної допомоги, централізованого постачання, від підзвітних  осіб.

Матеріальні цінності, що отримуються в склад установи  від по- стачальників оприбутковуються на основі належне оформлених документів  постачальників: накладних,  товарно-транспортних нак- ладних, рахунків-фактур. Попередньо документи постачальника реє- струються  в Журналі обліку вантажів, що надійшли  і передаються  в бухгалтерію. Бухгалтерія здійснює перевірку  документів  постачаль- ника і передає на склад для контролю при прийнятті вантажу.

Приймання матеріалів  у склад здійснюється завскладом.  При цьому він перевіряє  дані, що вказані  в супроводжуючих документах та фактичною  наявністю  матеріалів,  відповідність  їх назвам, сортам, розмірам чи інших показників,  що вказані в документах.

При виявленні розбіжностей  оформляється Акт про приймання матеріалів (форма З-1 бюджет), що складається приймальною комі- сією з обов’язковою участю представника постачальника, завідуючо- го складом. У випадку  неявки  представника постачальника в склад комісії включається представник незацікавленої сторони.

В акті послідовно  зазначається: найменування, одиниця  виміру, номер субрахунку, на яких обліковуються запаси, номенклатурні но- мери, кількість,  ціна, вартість  матеріалів.  Акт складається тільки  на фактично  прийняті запаси. Акт підписується комісією.

Акт складається в двох примірниках:  один з них передається в бухгалтерію для оформлення претензії, а другий залишається в скла- ді для оприбуткування отриманих  матеріалів.

Якщо ж розходжень не встановлено, то завскладом  оприбутковує матеріали, при цьому розписується в отриманні  на супроводжуючих документах.  При  оприбуткуванні запасів  на підставі  супроводжую- чих документів  постачальника завскладом  оформляє Прибутковий ордер  ф. М-4 в одному примірнику на кожний документ. Установою може бути прийнятий порядок оприбуткування шляхом проставлян- ня спеціального штампу установи на рахунках чи накладних поста- чальника  у формі Прибуткового ордеру, що зменшує  витрати  доку- ментів та часу для їх складання.

Надходження готової продукції від виробничих майстерень та с-г підрозділів оформляється Актом про приймання матеріалів, який за- тверджує керівник.

Безоплатне отримання запасів (гуманітарна допомога, благо- дійні  надходження) оформляється комісією  призначеною  наказом керівника  установи  з включенням до її складу представника бухгал- терії та представника вищого органу. Комісія  в присутності матері- ально-відповідальної особи перелічує, переважує отримані матеріали та складає  Акт приймання запасів, в яком  вказує  назву, кількість  і вартість отриманих  матеріалів  по ринкових  цінах на аналогічні мате- ріали, тобто, їх справедлива вартість. За цим Актом матеріали переда- ються матеріально-відповідальній особі на відповідальне  зберігання чи використання, про що вона розписується в Акті.

Отриманні запасів, що придбані за готівку (підзвітними особами) оформляється на основі Звіту  про використання коштів наданих  на відрядження та під звіт та прикладених до нього документів: чеків, накладних  тощо.

Відпуск  запасів  з місць відповідального зберігання  проводиться за документами встановленої форми, що затверджуються керівником установи.

Як зазначено в інструкції № 125, при відпуску використовуються форми документів встановлені наказом Мінстатистики № 193:

М-1 «Журнал обліку вантажів, що надійшли»; М-2а «Акт списання  бланків довіреностей»;

М-3 «Журнал реєстрації довіреностей»; М-4 «Прибутковий ордер»;

М-7 «Акт про приймання матеріалів»; М-8 «Лімітно-забірна картка»;

М-9 «Лімітно-забірна картка»;

М-10 «Акт-вимога  на заміну (додатковий відпуск)  матеріалів»;

М-11 «Накладна вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) ма- теріалів»;

М-12 «Картка № М-13 «Реєстр №

складського обліку матеріалів»;

приймання — здачі документів»;

М-14 «Відомість обліку залишків  матеріалів  на складі»; М-15 «Акт про приймання устаткування»;

М-15а «Акт приймання — передачі устаткування до монтажу»; М-16 «Матеріальний ярлик»;

Крім того використовуються наступні форми документів.

Акт списання ф. № 3-2. Використовується для списання  запасів, що встановлені як непридатні  для подальшого  використання. Скла- дається комісією, призначеною  керівником  установи в двох при- мірниках. Перший здається в бухгалтерію, а другий залишається у матеріально-відповідальної особи. В ньому послідовно  вказують  по кожному найменуванню запасів: номенклатурний номер, назву мате- ріалів, що списуються, одиниця виміру, кількість, ціна за одиницю, вартість, термін перебування в експлуатації та підстава непридатнос- ті. Вказується причина  списання  та спосіб знищення.  Акти затверд- жуються керівником  у встановленому порядку.

Накладна (вимога) ф.  №  З-3.  Використовується для видачі за- пасів стороннім організаціям та внутрішнього  переміщення.  Склада-

ється в бухгалтерії  у двох примірниках, підписується керівником  та головним  бухгалтером  і дає право на отримання матеріалів  зі складу чи інших місць.

Меню-вимога на видачу  продуктів харчування Ф. № З-4. Слу- жить підставою для відпуску та списання продуктів харчування. Складається щодня  лікарем-дієтологом і працівником  бухгалтерії на основі кількості  хворих в розрізі  сніданку, обіду та вечері з роз- рахунку на одні особу. На підставі даних про кількість  осіб, що хар- чуються, норм витрат продуктів  розраховується кількість  продуктів для відпуску продуктів  зі складу на кухню установи.  Документ  під- писується  лікарем (дієтсестрою), кухарем про приймання продуктів та комірником про видачу продуктів. Затверджується керівником установи.

Меню-вимога   з підписами  осіб  про  видачу  та  отримання про- дуктів харчування  передається в бухгалтерію  у терміни  встановлені Графіком документообігу,  але не менше ніж три рази на місяць. Дані меню-вимоги  записуються в щомісячну  Накопичувальну  відомість по витрачанню продуктів харчування  ф. № З-13.

Меню-вимога на видачу продуктів харчування ф. № З-4а.

Аналогічна формі № З-4, але використовується при автоматизо- ваному обліку. В ній містяться  додаткові  дані про шифр  продуктів, шифр витрачання та інші.

Забірна картка ф. № З-5. Призначена для оформлення відпуску матеріалів, продукції молочних кухонь та інших запасів, що відпуска- ються систематично  на протязі місяця. Вона виписується в бухгалте- рії на кожного одержувача  на декілька найменувань,  що відносяться до одного коду КЕКВ.  Виписується в 2-х примірниках. В забірних картках  завскладом  проставляє кількість  відпущених  матеріалів  та розписується про  відпуск,  а  отримувач   про  отримання  продукції. Тому один з примірник з підписом про отримання цінностей зберіга- ється в складі, другий з підписом  завскладом  про видачу матеріаль- них цінностей — в отримувача. Виписується на термін 15 днів для що- денного відпуску і на місяць — при періодичному  відпуску. Відпуск здійснюється строго в межах ліміту.

Понадлімітний відпуск  здійснюється тільки  на підставі  окремої накладної  ф. З-3.  Ліміти  встановлюються центральним органом  ви- конавчої влади за відомчою підпорядкованістю виходячи  з планової

потреби в запасах та норм витрат, а при відсутності  таких докумен- тів — встановлюються установою самостійно.

Заміна  одного матеріалу  іншим теж оформляється окремою нак- ладною.

В забірній  картці на відпуск продуктів  молочній  кухні крім того проставляється кількість  тари, що повертається отримувачем.

По закінченні місяця завскладом підводить підсумки, записує в кни- гу складського обліку кількість відпущених матеріалів, а забірну картку разом з іншими первинними документами передає в бухгалтерію.

Подорожній лист вантажного автомобіля, Подорожній лист лег- кового автомобіля. Використовується для списання фактично  витра- ченого пального на роботу вантажних  та легкових  автомашин,  але не більше норм витрат, встановлених для окремих марок автотранспорту.

Організація складського обліку

Відповідальність за приймання, зберігання  і відпуск  запасів  по- кладається на матеріально відповідальних осіб, призначених наказом керівника  установи.  З посадовими  особами, які відповідають  за збе- реження матеріальних цінностей, укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

З метою забезпечення збереження  цінностей в установах належ- ним чином організується складський облік. Для  цього виділяються спеціально обладнані приміщення — склади.

Облік запасів за місцем відповідального зберігання ведеться мате- ріально-відповідальною особою в Книзі складського обліку (ф. З-9) за найменуваннями, сортами, кількістю. В ній ведеться облік на скла- ді матеріалів,  продуктів  харчування, готових виробів, малоцінних  та швидкозношуваних предметів, інших запасів.

Книга видається  завскладом  в бухгалтерії. При цьому вона пови- нна бути прошнурована, сторінки пронумеровані та їх кількість  заві- рена підписом головного бухгалтера установи та скріплена печаткою.

Книга ведеться у розрізі найменувань матеріалів, при цьому вка- зують місце зберігання запасів, їх ціну, ґатунок, розмір, кількість, джерело отримання та видачі запасів. Записи  здійснюються  по кож- ному документу про приймання чи видачу запасів і після кожного за- пису в Книзі виводиться залишок матеріалів.

Облік  запасів в складі та в бухгалтерії  може вестись з присвоєн- ням запасам номенклатурних номерів.

Номенклатурний номер — це умовний числовий код обліку, який присвоюється групі предметів  однієї назви,  якості  і ціни. Він має 7 знаків:

– перші три цифри означають код субрахунку — наприклад,  231;

– четверта цифра означає номер підгрупи — 1 – реактиви і хімікати;

– останні  три  цифри  означають  порядковий номер  у підгрупі:

051 — спирт етиловий.

Номенклатурний номер спирту етилового буде: 2311051. Номенклатурні номери вказуються  на ярликах, стелажах де вони

розміщені та у книзі складського обліку, а також в усіх первинних до- кументах з обліку руху запасів.

У встановлені терміни (відповідно  до графіка документообігу) завскладом  комплектує прибуткові  та видаткові  документи,  на їх підставі  складає  Реєстр приймання-здачі документів ф.  №  М-13  в двох примірниках, які разом з документами  подає до бухгалтерії.  В бухгалтерії перевіряється поданий звіт та роблять записи в облікових регістрах. Один примірник Реєстру повертається завскладом.