Розділ 3

Формування показників звітності про ресурсний потенціал сільськогосподарських підприємств

Забезпечення виробничо фінансової діяльності сільськогосподарських підприємств  можливе  при  умові  збалансованої  наявності  тут  трудових  і матеріальних ресурсів про чисельність працівників, виробничі запаси й основні засоби є одним із головних сегментів її цілісної системи.

При цьому звітна інформація як про наявний ресурсний потенціал, так і про ефективність використання праці, насіння, добрив, кормів, пально-мастильних матеріалів, машин і механізмів, будівель і споруд є однаково важливою, бо потенційні можливості рентабельної роботи, закладеної в наявних ресурсах можуть

бути  зведені  нанівець  відсутністю  належного  контролю  менеджерів  у  процесі організації праці, витрачання засобів, експлуатації основних засобів.

Отож система показників внутрішньої (насамперед!) та зовнішньої звітності стосовно праці та її оплати має забезпечити неперервний контроль за їх використанням, визначення затрат робочого часу за видами діяльності, обсягу виробітку, рівня виконання змінних завдань, нарахованої оплати праці, своєчасності розрахунків з працівниками, використання фонду оплати праці.

Оскільки витрати праці не є однорідними, їх групують з метою контролю за видами - на основну і додаткову; за елементами -погодинна, відрядна, преміальна, оплата простоїв; за складом працівників – спискові, штатні, сумісники, за контрактами підряду; за категоріями працівників - робітники, службовці, в т. ч. керівники, що зумовлюэ розширення змісту як зовнішньої, так, особливо, внутрішньої звітності, оскільки в останній витрати праці та нараховані суми групують за видами продукції та центрами відповідальності - структурними підрозділами підприємства. Зокрема, статистична звітність включає такі форми, як “Звіт про стан заборгованості із заробітної плати”, ф. № 1-ПВ (терм.) місячна. Цю форму складають усі без винятку підприємства. Всі господарства подають до 5 січня наступного за звітним року річну форму 6-ПВ “Чисельність окремих категорій працівників та підготовка кадрів”, а щокварталу такі форми, як “Звіт з праці”, ф. №

1-ПВ, “Звіт про використання робочого часу”, ф. № 3-ПВ.

Така різноманітність форм статистичної звітності зумовлена тим, що з річного звіту підприємств вилучено цілий розділ, у якому наводилась інформація про чисельність працівників, їх оплату праці, використання робочого часу тощо.

Разом з цим, у статистичній звітності також є інформація про витрати праці на виробництво продукції, що дозволяє визначити за її даними продуктивність праці. Вона наводиться у ф. №50-сг “Основні економічні показники роботи сільськогосппідприємств”.

В якості внутрішньої звітності можна використати практично всі документи і реєстри з обліку працівників, робочого часу, оплати праці: особові картки, табелі

обліку робочого часу, розрахунково-платіжні відомості та ін., включаючи виробничі звіти, у яких групують витрати праці за видами виробництв, бригадами, фермами тощо.

На основі такого групування за даними внутрішньої звітності здійснюють контроль використання праці та її оплати як в цілому по підприємству, так і в окремих   центрах   відповідальності.  У   той   же   час   слід   зазначити,   що   така класифікація витрат праці та її оплати використовується також для складання зовнішньої (статистичної) звітності. Власне у внутрішньої звітності використовується детальніша інформація, пов'язана з використанням трудових ресурсів підприємства. Вона включає дані про приймання на роботу чи скорочення працівників, нормування їхньої чисельності, професійну орієнтацію і навчання, перепідготовку, просування по службі керівних кадрів - підвищення, пониження, переведення, звільнення.

Тому, крім групування оплати праці за ознакою її включення у собівартість продукції (робіт, послуг) на затрати оплати праці працівників, безпосередньо зайнятих у виробничому процесі, та виплати стимулюючого характеру (перші складаються з оплати праці за відрядними нормами та розцінками, а другі - з надбавок за якість роботи й високу майстерність, за стаж роботи, винагороди за вислугу років, премії), у внутрішній звітності наводиться інформація за рядом інших ознак.

Зокрема, використовуються дані про витрати, пов'язані з оплатою простоїв, усуненням браку продукції при відсутності винних в цьому, доплати за відхилення від нормальних умов роботи, за роботу в нічний час, за понадурочні роботи, переміщення на іншу нижче оплачувану роботу, яка не відповідає кваліфікації робітника. Такі витрати розцінюються як непродуктивні і тому їм повинна приділятись максимальна увага.

Крім  того,  контроль  здійснюється  за  витратами,  пов'язаними  з  найманням робочої сили, її відбором, нормуванням і плануванням чисельності працівників, затрат праці. Такі витрати є багатокомпонентними і включають як витрати праці та

її оплати працівників апарату управління - відділу кадрів, нормування, виробничого, так і інші витрати - на рекламу, канцелярські, відрядження тощо. Причому ефективність роботи цих підрозділів проявляється опосередковано в результатах діяльності інших центрів відповідальності. Скажімо, збільшення виробництва продукції чи зменшення витрат може підтверджувати ефективність роботи відділу кадрів по залученню нових працівників. Однак тут неможлива прямолінійна оцінка даних внутрішньої звітності, оскільки важливу роль відіграє мотивація праці. Точніше можна визначити затрати з наймання робітників. Загальна їх сума складається із  витрат на рекламу про вакансії, винагороди посередникам за пошук потенційних робітників, часу та ресурсів (телефонних послуг) на співбесіди і відбір претендентів, поїздки персоналу і кандидатів, переселення прийнятих робітників, співбесіди з ними. Такі витрати розраховують на одного працівника і оцінюють за методами   часового   ряду,   тобто   за   певний   період   часу,   або   порівняння   з аналогічними підприємствами за один і той же період часу.

Слід зазначити, що при цьому не можна забезпечити достатньо високу точність і об’єктивність звітної інформації, оскільки вона суттєво залежать від ряду інших факторів, насамперед від загальної ситуації на ринку праці. В тих випадках, коли пропозиція тут перевищує попит, коефіцієнт затрат, вирахуваний за даними внутрішньої звітності (витрати у розрахунку на одного працівника), із наймання робітників може знижуватись, у протилежній ситуації – підвищуватись. Крім того, оцінка ефективності роботи з наймання робітників за цим коефіцієнтом не враховує їхніх кваліфікаційних характеристик, що зменшує об'єктивність такої оцінки. Адже витрати з наймання робітників практично не залежать від кваліфікації, в той час, як результативність їхньої роботи головним чином саме цим і зумовлюється.

Що ж стосується другого методу оцінки ефективності, то він має поки що лише теоретичне значення, оскільки на вітчизняних підприємствах така інформація системно не формується, а існуюча система звітності навіть не передбачає оприлюднення витрат на наймання робітників у такому обсязі.

До  цих  витрат  тісно  примикають,  пов'язані  з  профорієнтацією,  навчанням,

перепідготовкою  кадрів  [12,  с.122].  При  цьому  варто  наголосити,  що  система

контролю в управлінському обліку повинна бути в більшій мірі спрямована на формування таких витрат у майбутньому, а не на наступну оцінку фактичних. Тому будь-яке рішення менеджерів, пов'язане із зміною використання праці та її оплати як на  стадії  формування  чисельності  працівників,  так  і  в  процесі  їхньої  роботи, повинно опиратись на виважену і всесторонньо обґрунтовану інформацію, яку забезпечує внутрішня звітність.

Разом з тим не можна нехтувати й наступним контролем за використанням праці та її оплати. Такий контроль також дуже важливий, оскільки при навіть скрупульозному попередньому обґрунтуванні рішень менеджерів немає стовідсоткової впевненості у їхній оптимальності. Виявити ж це можна лише на основі наступного контролю ефективності того чи іншого рішення за системою показників, яка характеризує ефективність цього в цілому. 3 цією метою на основі документів внутрішньої звітності – табелів обліку робочого часу визначають середньооблікову (середньоспискову) чисельність працівників як відношення підсумків кількості їх за кожний календарний день місяця чи року до числа календарних днів за такий період. Його порівнюють з нормативною чисельністю працівників підприємства. Важливим показником є відношення кількості відпрацьованих змін (людино-днів) до числа робочих днів у відповідному періоді - робочому тижні, декаді, місяці, році. Він засвідчує повноту використання робочого часу і розраховується з використанням фактичних даних та календарів робочого часу з урахуванням тривалості робочого тижня.

Важливим  є  контроль  за  якісним  складом  працівників.  Він  здійснюється  на основі оцінки показників професійного складу персоналу підприємства - співвідношення чисельності професійних груп до загальної кількості працівників; питомої ваги інженерно-технічних працівників - відношення їхньої чисельності до загальної кількості працівників; питомої ваги працівників із середньої та вищою освітою - відношення їхньої чисельності до загальної кількості працівників; середнього освітнього рівня кадрів - відношення суми загальної кількості років навчання  всіх  працівників  до  їхньої  чисельності  на  підприємстві.  Такі  дані

отримують із особових карток, які у зв’язку з цим вхдять у систему внутрішньої звітності, хоч використовуються вони у відділі кадрів.

Не менш важливими для контролю використання праці є показники рівня забезпеченості підприємства робочою силою - відношення можливого календарного фонду робочого часу до обсягу праці, необхідної за технологічними розрахунками для виконання виробничої програми підприємства; структури затрат праці – відношення прямих і, відповідно, непрямих затрат праці до загальних, витрат відповідного центру відповідальності на виробництво окремих видів продукції.

Контроль за використанням робочої сили здійснюють також за коефіцієнтами обороту кадрів  –  відношення кількості прийнятих та  звільнених працівників до їхньої середньооблікової (середньоспискової) чисельності та плинності кадрів – відношення кількості звільнених працівників до їхньої середньооблікової (середньоспискової) чисельності, що можливе за даними внутрішньої звітності, складеноє на основі відповідповідних наказів по кадрах.

Узагальнюючу оцінку ефективності використання праці здійснюють за її продуктивністю, яку визначають за прямими показниками - відношенням кількості чи вартості виробленої продукції до прямих затрат праці (середньоспискової чисельності працівників), або ж як затрати праці в годинах на одиницю виробленої продукції та непрямими показниками - обсягом виконаних робіт за одиницю часу, виконанням  норм  виробітку  на  окремих  роботах.  У  зв’язку  з  цим  внутрішня звітність про працю й трудові ресурси поєднується з іншим її сегментом – про виробництво продукції рослинництва і тваринництва.

Внутрішня і зовнішня звітність підпорядкована забезпеченню такої поінформованості менеджерів, яка дозволяєть їм здійснювати пошук резервів підвищення ефективності виробництва. Тому вона не може обмежуватись лише розглянутими показниками, оскільки їхня система є набагато ширшою і включає цілий ряд інших - від тих, які характеризують організацію праці, до впливу факторів на її продуктивність та оплату, отже, система звітності повинна бути набагато повнішою,  ніж  вона  є  зараз  отже,  система  звітності  повинна  бути  набагато повнішою, ніж вона є зараз.

Організація ефективного виробництва в сучасних умовах залежить від його безперебійного  забезпечення  сировиною,  матеріалами,  напівфабрикатами тощо. Таким чином виникає потреба в оперативній звітній інформації про їх наявність, яка дає можливість  менеджерам  підприємств   вживати своєчасних заходів щодо поповнення виробничих запасів, аби не допустити зриву виробництва із-за їх відсутності в потрібний момент.

Таку  інформацію   забезпечує   внутрішня   звітність,  в  якості  якої  прийнято вважати “Матеріальний звіт ”тип. ф. № М-19 (на сільськогосподарських підприємствах  “Звіт  про  рух  матеріальних  цінностей”  ф. №121).  Однак  треба мати на увазі, що в цих звітах відображають  не всі без винятку  найменування запасів   за  їх  номенклатурою,   а  лише   ті,  залишки   за  якими   змінювались упродовж  звітного  місяця  внаслідок  надходження  чи  вибуття,  або  зазначених подій одночасно. Матеріальні цінності, за якими рух не відбувався, у звіти не включають, адже залишок їх не змінився, тому менеджери не можуть мати інформації  про наявність таких запасів із цих документів  внутрішньої  звітності, що зумовлює  використання  даних сальдових  відомостей,  де вказують  залишки за  всіма  видами   запасів,   що  є  на  підприємстві:   за  тими,  які  змінювалися впродовж  місяця  –  на  основі  даних  “Матеріальних  звітів”  тип  ф.  №М-19,  за рештою – переносять з кінця одного місяця на початок іншого, безпосередньо  за сальдовою відомістю.

Водночас необхідно наголосити, позаяк такі звіти та сальдові відомості складаються після завершення поточного місяця, ця інформація недостатня для вжиття своєчасних заходів щодо постачання на підприємство тих виробничих запасів, які вичерпуються. Тому як документи внутрішньої звітності слід використовувати  також “Карточки складського обліку” тип ф. № М-12, в яких відображається  залишок запасів за кожним найменуванням  щоденно.

Але  при  цьому  потрібно  переглянути  практику  використання  звітної інформації  менеджерами,  адже звичним є те, що вони використовують  її зрідка

–  лише  із  згаданих   звітів.  Таким  чином,  нерідко   допускаються   промахи   в забезпеченні  підприємств  виробничими  запасами,  адже  окремі  з  них  можуть

бути вичерпаними  всередині  місяця.  Тому доцільно,  щоби в “Карточках складського обліку” тип ф. №М-12 були вказані мінімальні норми запасів, а комірники інформували  менеджерів про зменшення залишків до критичної межі відразу, а не тільки при поданні “Матеріальних  звітів” тип. ф. № М-12.

Карточки  відкривають  за встановленою  класифікацією  матеріалів  на кожний їх  номенклатурний   номер  окремо.  Залишок  матеріалів,  який  тут  вказують  на початок  місяця,  завіряє  своїм  підписом  бухгалтер  з  обліку  запасів.  Карточки видають  завідуючим складами під розписку у реєстрі видачі, зберігаються  вони тут у картотеці за обліковими групами: сировина, матеріали, запасні частини, напівфабрикати  і т.п., а всередині групи - в порядку зростання номенклатурних номерів. Завідуючий  складом вказує у кожній  карточці  місяця зберігання матеріалів,   (номер  стелажа,  полиці,  ячейки,  засіка  і  т.п.)  Групи  і  підгрупи матеріалів у картотеці відділяються закладками, на яких проставлені номери карточок.

Щоденно на основі належним чином оформлених первинних документів завідуючий складом записує у відповідних карточках всі операції з надходження і вибуття матеріалів, виводить залишок, який порівнює з встановленою нормою запасу. Саме це є особливо важливим у внутрішній звітності, оскільки дозволяє оперативно контролювати достатність запасів тих чи інших матеріалів. Власне кажучи, значення цього виходить за межі лише інформативної функції, оскільки аналіз наявності матеріалів за кожний день дозволяє прогнозувати з високою достовірністю мінімальну потребу в них, яка нерідко точніша, ніж визначена розрахунковим шляхом. До того ж визначення оптимального обсягу поставки потрібної підприємству сировини, який має назву в літературі “економічного розміру замовлення (ЕРЗ)”, дозволяє досягти мінімальних витрат, пов'язаних з утриманням запасу, і відповісти на два питання - скільки і коли. У той же час дослідженнями  встановлено,  що вартість  виконання  замовлень  підвищується  в міру  зменшення  їхнього  розміру.  До  того  ж  надто  мінімальні  обсяги  запасів нерідко   є   причиною   екстремальних    ситуацій,   що   у   вітчизняній   практиці

спостерігається          щодо   забезпечення підприємств   пально-мастильними матеріалами.

Тому  в  першочерговим   є  не  констатація  наявності  матеріалів  за  даними внутрішньої  звітності,  а визначення  на її основі оптимальних  партій поставок.

Його здійснюють за формулою:

EPЗ = 2 AB ;

C

ЕРЗ - оптимальна партія поставки сировини (матеріалів);

А - річна потреба в сировині (матеріалах);

В - затрати на замовлення;

С - поточні витрати на одиницю замовлення;

На основі даних про оптимальну партію поставки сировини можна

розрахувати  число  замовлень

t = 255 ;

n

де n - число замовлень;

n =                   A EPЗ

та інтервал між ними

t - інтервал між замовленнями;

255 – число робочих днів у році.

Разом з тим навіть при достатньо точному визначенні середнього розміру замовлення на сировину й матеріали, не може бути впевненості у достатності запасів, оскільки можливі непередбачений попит або несподівана відсутність запасів у постачальників.  Тому в “Карточках складського обліку” тип ф. №М-12, варто передбачити  додатковий  страховий  запас, який дозволить  уникнути простою в перервах між поставками.

З практики відомо, що не всі запаси відіграють однакову роль у виробництві. Окремі   з  них  є  суттєво   важливими,   оскільки   без  них  виробництво   певної продукції   неможливе,   інші   можуть   бути   замінені   аналогами,   або  без  них нетривалий час взагалі можна обійтись, дещо змінивши технологію виробництва чи  якісні  характеристики  продукції,  що  виробляється.  До  того  ж  у  структурі затрат на виробництво продукції питома вага різних видів сировини й матеріалів

неоднакова.  Тому зрозуміло, що більш ретельно треба визначати рівень запасів за тими видами, які є важливішими для даного виробництва, і займають основну питому   вагу   у  структурі   витрат   на   сировину   й  матеріали   у  собівартості продукції, що виробляється на підприємстві. Зарубіжні дослідники [37, c.371] рекомендують  розділити  запаси на три класи: А,В,С у залежності  від грошових витрат  на  них.  Ті  види  сировини   й  матеріалів,   за  якими   сукупні   витрати складають  80\%, відносяться  до класу А, Наступні  15\% відносять  до класу В, і решту 5\% - до класу С. За матеріалами  класу А ретельно визначають розміри й моменти замовлень, величина витрат на видачу й оформлення замовлень переглядається кожний раз при розміщенні чергового замовлення. Має бути встановлений суворий контроль наявності саме за цими видами запасів, отож у менеджерів повинна бути оперативна інформація про їх залишки на складах.

За матеріалами  класу В визначаються  економічні  розміри замовлень  і момент видачі повторного  замовлення;  змінні величини  переглядаються  раз на квартал чи  півріччя.  Передбачається   встановлення  звичайного  контролю  і  отримання якісної інформації про запаси, що дозволяє своєчасно виявляти основні зміни у використанні  матеріальних  запасів.  Таким  чином,  тут  достатньо  звітної інформації, що є у “Матеріальних  звітах” тип ф. №М-19.

За матеріалами класу С ніяких формальних розрахунків не роблять. Розмір повторного замовлення зазвичай розраховується таким чином, щоби поставки здійснювались протягом 1-2 років. Перевірка наявних запасів проводиться періодично один раз на рік і отримати таку інформацію можна із сальдових відомостей.

Зазначимо,  що такий поділ запасів залежить  від специфіки  підприємств  і не може  бути  універсальним.   Скажімо,   вугілля  для  теплових   електростанцій   є запасами,  віднесеними  до класу А, в той час, як на інших підприємствах  воно може належати до інших двох класів, або й бути зовсім відсутнім.

При  визначенні  класифікації  запасів  треба  мати  на  увазі,  що  їхня прейскурантна   ціна  для  цього  недостатня,   оскільки   загальна  вартість  може змінитись   за  рахунок   транспортно-заготівельних  витрат,   витрат   і  втрат  при

зберіганні, які в окремих випадках можуть навіть перевищувати  затрати на закупівлю, наприклад, при зберіганні сировини, що швидко псується. Тому при визначенні   норми  запасів   враховують   не  тільки   вартісні   показники,   але  й зазначені особливості.

Контроль відповідності запасів встановленим нормам за даними карточок складського  обліку дозволяє виявити зайві, які не використовуються протягом виробничого  циклу.  Однак  оцінка  наявності  запасів  за  цим  критерієм  повинна бути досить обережною,  оскільки формальний  підхід нерідко обертається значними  втратами  в  майбутньому,  оскільки  деякі  види  запасів використовуються  від  випадку  до  випадку,  що  створює  ілюзію  їхньої непотрібності на підприємстві. Зокрема це стосується спеціального інструменту, пристосувань, приладів, окремих запасних частин, які можуть роками не використовуватись,  і виявитись  вкрай  потрібними  в екстремальних  ситуаціях. Тому,  на  нашу  думку,  такі  запаси  повинні  зберігатись   на  підприємстві   як страхові,  а приймати  рішення  про визнання  окремих  запасів  зайвими  з наступною їхньою реалізацією повинні компетентні спеціалісти.

Головним завданням внутрішньої звітності про наявності запасів за центрами відповідальності є забезпечення їхнього оптимального рівня, оскільки надмірні запаси призводять до зростання поточних витрат на зберігання, а надто малі - до ризику незабезпечення виробничих потреб у даний момент, навіть зупинки виробництва.   Крім  того,  мінімальні   обсяги   запасів   зумовлюють   необхідність поставки їх на підприємство дрібними партіями, що призводить до зростання питомих витрат, пов'язаних з виконанням замовлень центрів відповідальності  до центру матеріально-технічного постачання.

При  визначенні  оптимальних  норм  запасів  доводиться  виконувати  досить складні розрахунки, враховуючи не тільки потребу у сировині й матеріалах, але й  поточні  витрати  на  їхнє  зберігання.  При  цьому  треба  мати  на  увазі,  що інвестиції в запаси - це вилучення коштів оборотного капіталу. Таким чином, створення  надмірних  запасів,  крім  прямих  витрат  на  придбання, навантажувально-розвантажувальні  роботи,  зберігання,  спричинює  втрати  від

можливого  вкладення  коштів у іншу діяльність,  яка б забезпечувала  прибуток. Така упущена вигода наглядно проявляється як збиток при умові, що виробничі запаси придбані за рахунок кредитів. Тому при визначенні норми запасів обов'язково  слід  враховувати  цю  обставину,  маючи  на  увазі,  що  оборотний капітал, заморожений у виробничих запасах, у кінцевому підсумку негативно позначається на прибутковості виробництва.

Разом з тим тут не можна обмежуватись таким прямолінійним підходом, оскільки  прибутковість  виробництва  залежить  від  вміння  прогнозувати кон'юнктуру на ринку. Повною мірою це можна віднести і щодо особливостей визначення норм запасів сировини й матеріалів, оскільки ціни на них також формуються під впливом попиту й пропозиції.

Скажімо, ціни на пально-мастильні матеріали дещо знижуються у зимовий період, а на сільськогосподарську  продукцію, навпаки, підвищуються. Тому, наприклад, на хлібоприймальних підприємствах, кондитерських фабриках, як правило,  запаси  зерна  чи  цукру  створюються   на  перший  погляд  надмірними восени,  замість  рівномірного  надходження  протягом  календарного  року. Відповідно, наприклад, транспортні підприємства  прагнуть закупити більше пального при сприятливішій кон'юнктурі на ринку. В цілому ж можливості щодо формування запасів на кожному підприємстві відрізняються, і тут доводиться виходити саме з них.

Однак при наявності альтернативи нею нехтувати не слід, навіть якщо для придбання  запасів  вистачає  власних  коштів.  Навіть  просте  врахування банківського відсотка за кредити за сумою коштів, вкладених у надмірні запаси, дозволяє об'єктивніше оцінювати доцільність такого кроку на підприємстві. Як підкреслюють зарубіжні вчені, втрати від упущених можливостей вкладення капіталу дорівнюють втраченим банківським процентам внаслідок інвестицій капіталу в запаси [37, с.367].

Поряд із цим важливим є визначення за даними внутрішньої звітності затрат на зберігання  і  розвантажувально-навантажувальні  роботи,  пов'язані  з переміщенням   запасів  при  зберіганні,   так,  власне,  можливостей   для  цього.

Нерідко надмірна завантаженість складських приміщень призводить до прямих втрат запасів внаслідок порушення технології зберігання та інших причин. У той же час збільшення запасів на підприємстві, як правило, супроводжується зростанням  витрат  на  їх  зберігання:  охорону,  електроенергію,  оренду приміщень, страхування і т.п. Однак така інформація в існуючій системі внутрішньої звітності не формується, що є суттєвим недоліком. Тому доцільно передбачити у внутрішній звітності систематичну  інформацію про такі витрати, що сприяють їх оптимізації внаслідок зосередження на ній уваги менеджерів, з метою зниження питомих витрат із-за цих обставин.

У той же час, не дивлячись на, здавалось би очевидну, перевагу поставки сировини   й  матеріалів   "з  коліс",   тобто,   безпосередньо   у  виробництво   без створення запасів, навіть при умові, що це може бути в окремих випадках (при надійних  постачальниках)   реальним,  не  завжди  прийнятне.  Як  правило,  при цьому зростає вартість виконання замовлення, оскільки на кожну окрему партію поставки сировини й матеріалів здійснюють виписування облікових документів, поштово-телеграфні,  експедиторські  і транспортно-заготівельні витрати. До того ж нерідко відбуваються збої у постачанні, що зумовлює простої чи переналадку обладнання  на  випуск  іншої  продукції,  а  потім  повторний  перехід  до виробництва попередньої, і є причиною у кінцевому підсумку не економії, а перевитрат   на  оплату  праці,  інколи  -  на  виконання   термінових   поставок   і пов'язаних з цим доплат як постачальникам,  так і транспортним  підприємствам. Необхідно зважати й на те, що при більших партіях поставок, як правило, постачальники надають певні скидки, що забезпечує нижчі питомі витрати на одиницю запасів.

Отже, внутрішня звітність, крім наявності запасів сировини й матеріалів, повинна всесторонньо відображати й таку інформацію, оскільки зазначені фактори діють у протилежних напрямах: збільшення партій поставки запасів зумовлює менші питомі витрати на їх одиницю, але супроводжується зростанням витрат на зберігання; менші партії поставки запасів обходяться дорожче, але витрати на їх зберігання мінімізуються.

Таким чином, важливою інформацією внутрішньої звітності є витрати на формування і зберігання запасів. Як відомо, такі затрати групують за їхнім, складом: комерційні (відсотки, страхові платежі, податок на майно); складські: утримання складів, переміщення запасів, охорона; втрати при зберіганні: природні втрати, псування, старіння, в т.ч. і моральне, зменшення потреби внаслідок технологічних змін,  зниження  споживання  через  зменшення  обсягу  виробництва  продукції; затрати, зумовлені кількістю замовлень: витрати на організацію поставок окремих партій, необхідність переналагоджування робіт та витрат при випробуванні перших зразків, а також внаслідок браку, втрати часу та потужності із-за вказаної причини, затрати на переміщення партій; додаткові затрати, пов’язані з вичерпанням запасів і зумовленим у зв’язку з цим їхнім дефіцитом: на зв’язок, роз’їзди експедиторів, їхню оплату, доплати за терміновість поставок, прискорення перевезень, збільшення питомих витрат із-за малих обсягів, прискорення їхнього руху на підприємстві, комерційні витрати (зменшення прибутку внаслідок втрати ринку збуту продукції через її відсутність на підприємстві в обсягах, які визначені договорами з покупцями і перехід замовлень від них до конкурентів, непередбачені витрати на пошук чи збереження замовлень після відновлення випуску продукції у попередніх обсягах); затрати на управління запасами: утримання технічного персоналу, облікових працівників, інструктаж і навчання.

За ступенями впливу такі затрати поділяють на регульовані – такі, на які можуть впливати менеджери відділу постачання, працівники, що оформляють замовлення на запаси, експедитори, завідувачі складів та нерегульовані – на які впливу зазначені особи не мають: амортизація, затрати на утримання обладнання і персоналу складів.

За відношенням до обсягу поставок затрати на формування і зберігання запасів поділяють на вкладені витрати, тобто іммобілізовані при інвестуванні в запаси та релевантні – пов’язані із зберіганням запасів та виконанням замовлень. Вкладені витрати залежать від розміру запасів, які не повинні бути надмірними, оскільки це призводить до вилучення й заморожування на тривалий термін коштів, які могли б бути спрямовані на інші потреби і приносити прибуток. Релевантні витрати за своїм змістом, по суті, відповідають класифікації таких витрат за їхнім складом, оскільки

складаються із витрат на страхування, зберігання, облік матеріалів та втрати за інвестиціями в запаси і внаслідок їхнього морального зносу й погіршення якості. Однак подібність за змістом не означає їхньої ідентичності, оскільки у релевантні витрати включають лише ті, що змінюються відповідно до обсягу запасів. Таким чином,   умовно   постійні   витрати   –   амортизацію   складських   приміщень   та обладнання чи орендну плату за них, заробітну плату постійних працівників складів у релевантні витрати не включають.

Це ж стосується вкладень у запаси, оскільки у розрахунку на одиницю вони, як правило, однакові Лише та частина вкладень, яка інколи змінюється внаслідок надання постачальниками скидок при закупівлі більших партій (або ж застосування вищих цін при постачанні дрібних партій) може вважатись релевантними витратами.

За видами робіт затрати на формування і зберігання запасів поділяють на навантажувально-розвантажувальні, транспортні, сортувальні (доробку), складування, проведення фізико-хімічних (органолептичних) аналізів. Оскільки такі роботи можуть виконуватись різними центрами їхнього виникнення, то таку класифікацію доповнюють поділом витрат за центрами їхнього виникнення. Вона забезпечується за встановленою на підприємстві номенклатурою статей, яка відображає його специфіку.

Зовнішня звітність про наявність запасів надто обмежена. Зокрема, у фінансовій звітності зараз наводиться лише загальна їх вартість на початок і кінець року у “Балансі” ф. №1. Не набагато ширшоою є статистична звітність, яка представлена “Звітом про наявність насіння сільськогосподарських культур” ф.1с-г, “Балансом кормів” ф. №24-корми, “Звітом про внесення мінеральних, органічних добрив, гіпсування та вапнування ґрунтів” ф.”9-б-сг, “Звітом про стан сільськогосподарської техніки і надходження пального” ф. 6-мех.

У згаданих формах зовнішньої звітності наводяться кількісні показники за цими видами запасів. Для визначення вартісних показників, але в цілому по господарству, можна скористатись інформацією, що міститься у фінансовій звітності, адже у “Звіті про фінансові результати” ф.№2 є сума матеріальних витрат. Отже, з урахуванням залишків   виробничих   запасів   у   “Балансів”   ф.   №1   неважко   вирахувати   їх

надходження за рік, керуючись правилом визначення сальдо за активним рахунком, але у зворотній послідовності: до залишку на кінець звітного періоду додати суму матеріальних витрат і відняти початковий залишок. Таким чином, на макрорівні можна також приймати доволі обгрунтовані управлінські рішення на основі інтерпретації  зовнішньої  звітності  –  статистичної  й  фінансової,  оскільки  в  ній наявна порівняно достатня інформація як про кількісні, так і вартісні показники забезпеченості підприємств виробничими запасами.

Якісна і своєчасна звітність про виробничі запаси можлива при умові належної організації на підприємстві управлінського і фінансового обліку.

Як  відомо,  у  світовій  практиці  застосовуються   дві  системи  обліку: переплетена й інтегрована. При переплетеній системі обліку управлінський і фінансовий облік ведуть на рахунках, які не кореспондують один з одним. За інтегрованою  системою обліку рахунки управлінського  обліку включені у загальний  План  рахунків  і  кореспондують   з  рахунками   фінансового   обліку. Саме за таким принципом побудований План рахунків бухгалтерського  обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій, який застосовується в Україні з 2000 року.

Стосовно запасів, то як в управлінському,  так у фінансовому обліку, використовується інформація,  що сформована  за рахунками  класу 2 "Запаси",  а саме  20  "Виробничі   запаси",   21  "Тварини   на  вирощуванні   і  відгодівлі",   22 "Малоцінні і швидкозношувані предмети", 23 "Виробництво"  (як запаси тут враховуються  витрати незавершеного  виробництва),  24 "Брак у виробництві"  (як запаси тут враховується  забракована  продукція, брак за якою не виправлений),  25 "Напівфабрикати", 26 "Готова продукція", 27 "Продукція сільськогосподарського виробництва", 28 "Товари" та субрахунком 112 "Малоцінні необоротні матеріальні активи". Операції з надходження і вибуття запасів відображаються  за подвійним записом на рахунках одночасно у системі фінансового й управлінського  обліку, правда з різним ступенем деталізації, що зумовлено відмінностями їхньої мети. Метою фінансового обліку є забезпечення інформацією зовнішніх споживачів. На практиці  така  інформація  подається  через  фінансову  звітність,  зокрема,  такі

дані  наводяться  у  "Балансі"  ф.  №1,  де  в  другому  розділі  активу  "Оборотні активи" відображаються  сальдо за наведеними  вище синтетичними  рахунками. В управлінському обліку синтетичні дані про сальдо за рахунками не використовуються. Тут недостатньо навіть даних про сальдо чи обіги за аналітичними      рахунками,  оскільки  потреби  менеджерів  такі,  що  крім деталізованих показників внутрішньої звітності про наявність запасів за аналітичними   рахунками   на  кінець  місяця,  їхнє  вибуття  чи  надходження   за місяць  (ідентично  це  відображається   у  синтезованому   вигляді  у  фінансовому обліку за синтетичними  рахунками)  тут використовується інформація,  отримана на основі її інтерпретації для нормування, планування, аналізу, контролю.

Спільними  для управлінського  і фінансового  обліку запасів є більшість первинних   документів   з  надходження   й  вибуття     запасів,   окремі   реєстри, оскільки  як в одній,  так і у другій  системі  записи  операцій  здійснюються,  по суті, одночасно. У той же час деякі облікові документи й реєстри можна чітко поділити  на  такі,  що  використовуються лише  у системі  фінансового  чи управлінського обліку. Зокрема, первинними документами суто управлінського обліку  можна  вважати  розрахунки  норм  запасів,  особові  картки  обліку малоцінних і швидкозношуваних предметів, спецодягу, спецвзуття, захисних пристосувань,  а реєстром  фінансового  обліку запасів - Головну  книгу в частині зазначених синтетичних рахунків, Журнал № 5 (10.1 с-г та відомість – на с.г. підприємствах).   Проте  в більшості  первинних  документів  та  зведених  і аналітичних реєстрів одночасно забезпечується ведення управлінського й фінансового обліку, що зумовлює їхній взаємозв'язок.

Рис. 3.1. Схема облікового забезпечення  звітності про наявність законів

Отже, облік запасів можна зобразити за структурно-логічною схемою, яка нагадує одну з проекцій піраміди і за своєю суттю є спільною для будь - яких об'єктів, а інформація, сформована у системі  управлінського обліку, органічно входить у систему фінансового обліку, який забезпечує  зовнішню  звітність підприємства.  Конкретизуючи   сказане,   викладемо    методику    такого взаємозв'язку у вітчизняній  системі обліку.

Як    відомо,     за    даними     карточок     складського    обліку     матеріально відповідальні особи  в кінці  місяця  складають  “Матеріальний звіт”  тип.  ф.  №

М19

підприємство, організація

Ідентифікаційний

Типова форма № М-19

Затверджена наказом

Мінстату

України від 29.12.1995 р.

№ 352

код ЄДРПОУ Код за УКУД

Матеріальний звіт

за         200      р.

Матеріально відповідальна особа

Перелік додатків до звіту

Всього прийнято документів

цифрами         прописом

Документи здав        

Документи прийняв            

            “          ”          200      р.        

2-а сторінка (форми № М-19)

3-я сторінка форми №2 М-19 (4-а сторінка чиста)

У  наведеному  звіті  відображають  тільки  ті  матеріали,  за  якими  протягом місяця відбулись зміни (було надходження чи вибуття). Тому залишки на початок місяця  записують  не  із  звіту  за  попередній  період,  а  із  карточок  складського обліку,  на  основі  аналізу  операцій,  які  тут  відображені.  За  тими номенклатурними  номерами,  де  протягом  місяця  записів  у  карточці  не  було, немає потреби вказувати залишки у звіті про рух матеріалів, оскільки вони не змінились і в бухгалтерії  відомі за даними сальдових відомостей. Крім того, на тих підприємствах, де застосовують сальдовий метод обліку запасів, передбачене

подання, крім звіту про рух матеріалів, “Відомості обліку залишків матеріалів на

складі” тип. ф. №М-14.

підприємство, організація

Ідентифікаційний0

Типова форма № М-14

Затверджена наказом

Мінстату

України від 29.12.1995 р.

№ 352

Код ЄДРПОУ            Код за УКУД

Відомість обліку залишків матеріалів на складі

Матеріально відповідальна особа

за 200

р.

посада, прізвище, ім'я, по батькові

Підпис матеріально відповідальної особи

Перевірив бухгалтер           

У звіті про рух матеріалів  надходження  запасів та їхнє вибуття вказують на основі первинних документів, які прикладаються  до першого примірника, і разом з ним передаються в бухгалтерію підприємства. Після перевірки достовірності залишків на початок місяця за кожним номенклатурним  номером матеріалів, що включені у звіт про рух матеріалів, правильності відображення надходження і вибуття за кожним документом (допускається об'єднання даних декількох документів в одну цифру, якщо матеріали надійшли від того ж постачальника чи списані  на  один  центр  відповідальності),  підрахунку  кінцевого  залишку,  звіт

приймається,             про      що       бухгалтер       матеріального            відділу            розписується у примірнику, який зберігається у завскладом.

Далі  залишки  на  кінець  місяця  із  звіту  про  рух  матеріалів  переносять  у сальдові відомості, які можуть бути двох варіантів: у розрізі матеріально відповідальних  осіб  або  за  синтетичними  рахунками,  а  всередині  –  за матеріально  відповідальними  особами.  Водночас  після  перевірки  матеріальних звітів щодо правильності відображення в них залишків, надходження і вибуття запасів  за  кількістю,  бухгалтер  матеріального   відділу  проводить  таксування, тобто, визначення вартісних показників шляхом перемноження кількості на встановлені   облікові   ціни  за  кожним   найменуванням   і  підраховує   загальні сумарні підсумки в розрізі субрахунків та синтетичних рахунків. Ці підсумки відображаються   як  обіги   за  дебетом   –  загальна   вартість   всіх   запасів,   що надійшли  на  підприємство,  і кредитом  – такі  ж дані  про  вибуття  зщапасів  за місяць у відомостях аналітичного обліку 5.1. чи до Журналу – ордера № 10.1 с.-г.

у відповідній кореспонденції рахунків. (таб 3.1)

Придбання запасів і товарів за гроші

Таблиця 3.1

Відображення  операцій  за  кореспонденцією  рахунків  дозволяє систематизувати  дані для визначення  сальдо  у Головній  книзі внаслідок перенесення в неї кредитових обігів із Журналу – ордеру5 (5А) чи 11.1 с-г. за синтетичними  рахунками.  Саме  з  неї  ці  сальдо,  заокруглені  до  тисячі  грн.  з одним  десятковим   знаком   переносять   у  „Баланс”   ф.  №1,  відображаючи   за статтею „Виробничі запаси”.

Одним із завдань управління виробництвом в першу чергу є забезпечення оперативного дійового контролю за ефективністю використання активів, праці, формуванням  витрат  виробництва  тощо,  що  можливе  при  умові  достовірної звітності. Стосовно основних засобів, такий контроль має здійснюватись не тільки за фактами здійснення господарських операцій, але й бути у певній мірі прогнозним, базуючись все ж таки на звітних даних. Зокрема, в управлінському обліку основних засобів важливе місце займає контроль забезпеченості підприємств основними засобами, оскільки  відхилення від  оптимального рівня  як  в  одну,  так  і  в  іншу сторони  спричинює  зниження  ефективності  виробництва.  Причому  негативний вплив таких відхилень проявляється через зниження ефективності використання основних засобів і за принципом відлуння (еха) відбивається на загальній ефективності виробництва.

Скажімо, недостатня забезпеченість підприємства основними засобами призводить до їхнього надто інтенсивного використання, передчасного зносу, надмірних  витрат  на  ремонти,  зрештою  звичайної  ліквідації.  Одночасно  роботи

виконуються несвоєчасно, або порушується технологія їхнього виконання, відтак зростають втрати продукції. Наявність зайвих основних засобів теж небажана, оскільки при цьому вони окуповуються занадто довго. До того ж це зумовлює додаткові витрати на їх зберігання, підтримання в робочому стані і т.п.

Тому одним з головних завдань внутрішньої звітності є контроль за оптимальним забезпеченням підприємства основними засобами. Для цього, крім використання звітних показників, необхідно визначити потребу основних засобів на підприємстві. Відразу  зазначимо,  що  нормативні  вартісні  показники  чи  навіть  визначені  у фізичних одиницях, які зустрічаються в спеціальній економічній літературі, для цього непридатні, оскільки не враховують особливостей конкретного підприємства. Тому такі нормативи можуть бути використані лише як орієнтовні. Реальну ж потребу основних засобів можна визначити лише за виробничими технологічними картами з урахуванням технічних характеристик машин, обладнання, механізмів, за допомогою яких виконують весь комплекс робіт.

Маючи розрахунок потреби в основних засобах, її порівнюють із фактичною наявністю відповідних об'єктів на підприємстві, виявляючи таким чином рівень забезпеченості ними  за  окремими  видами,  марками  тощо,  використовуючи дані таких статистичних форм, як “Звіт про наявність та рух основних засобів, амортизацію (знос)”, ф. № 11-оз, “Звіт про стан сільськогосподарської техніки та надходження  пального”,  ф.  №  6  мех,  “Облік  тракторів,  сільськогосподарських машин і енергетичних потужностей (підсумки інвентаризації) на 1 січня 200   року”, ф. № 10-мех., “Звіт про автотранспорт за 200   р.”, ф. № 1-тр (авто).

У статистичній звітності подається детальна інформація як про наявність засобів, так і про їх використання і дублювати її у фінансовій звітності недоцільно.

Так, у “Звіті про наявність та рух основних засобів, амортизацію (знос) за

200    р.”, ф. № 11-оз наводиться балансова і залишкова вартість основних засобів, середньомісячна вартість основних виробничих фондів, сума амортизаційних відрахувань. Ці дані є вихідними для обчислення таких важливих показників ефективності використання основних засобів, як  фондовіддача і  фондомісткість,

фондоокупність,  коефіцієнтів  зношення  основних  фондів.  У  “Звіті  про автотранспорт за 200_ р.”, ф. № 1-тр (авто) подається інформація про забезпечення господарства автомобілями.

Щороку господарства подають статистичний звіт “Облік тракторів, сільськогосподарських  машин  і  енергетичних  потужностей  (підсумки інвентаризації) на 1 січня 200   р.”, ф. № 10-мех., в якому наводяться дані про наявність тракторів, зернозбиральних комбайнів, потужність механічних і електричних двигунів, кількість сільськогосподарських машин, машин і знарядь для приготування кормів та інших потреб тваринництва. Згадані форми статистичної звітності дозволяють проводити глибокі аналітичні дослідження щодо забезпечення господарств основними засобами за їх видами

Статистична  звітність  організована  таким  чином,  що  забезпечує  в  різні терміни інформацію про використання основних засобів залежно від того, як обчислюються показники використання основних засобів. Так, згадані вище форми звітності про будівлі, споруди тощо подаються один раз на рік, оскільки показники ефективності їх використання чи забезпечення ними господарств обчислюються, як правило, за результатами року, виходячи з вартості валової продукції, прибутку, площ ріллі, кількості працюючих. “Звіт про стан сільськогосподарської техніки і надходження пального за               200   р.”,  ф.№  6-мех.,  в  якому  відображається наявність тракторів, автомобілів, комбайнів, тракторних причепів, косарок, зернокосильних машин, сівалок, плугів, культиваторів, розкидачів добрив, обприскувачів, обпилювачів та ін., з виділенням справних на звітну дату, подається щомісяця, в період підготовки відповідної техніки до робіт, тобто з 1 січня до 1 вересня.

На основі інформації, яка є у згаданих вище формах статистичної звітності, можна визначити, як правило, лише такі показники, що свідчать про можливості для ефективного використання основних засобів чи живої праці. Прямі ж показники ефективності використання основних засобів, в першу чергу їх активної частини – тракторів  і  комбайнів,  можна  визначити  на  основі  даних  про  використання

сільськогосподарської          техніки.  Для  цього  використовують  кількість  тракторів, переведених в умовні еталонні, відпрацьовані дні, години і зміни, виконання тракторних робіт у перерахунку на умовні еталонні гектари, відпрацьовані дні комбайнами і зібрану ними площу відповідних сільськогосподарських культур. Таким чином, для складання звітності необхідно вміти визначати умовні показники.

Зокрема, кількість умовних еталонних тракторів визначається за встановленими коефіцієнтами переведення фізичних тракторів, які визначені, виходячи з їх потужності. Так, коефіцієнт 1,0 має трактор Т-75 або Т-74. Для визначення  кількості   умовних   еталонних  тракторів   їх   наявність   у   фізичних одиницях за відповідними марками перемножують на встановлені коефіцієнти переводу. Наприклад, у селянській спілці є 5 тракторів марки МТЗ-80. В переводі на умовні еталонні трактори їх кількість буде (5·0,7) = 3,5 штуки. Такі розрахунки виконують за кожною маркою трактора і підраховують загальну кількість умовних еталонних тракторів.

Джерелом для  складання статистичної і  фінансової звітності є  дані первинного, зведеного і аналітичного обліку. Зокрема дані про наявність основних засобів і їх рух у вартісному виразі за балансовою вартістю визначають на підставі “Інвентарних карточок обліку основних засобів” за відповідними групами, типова форма № ОС-6, 7, 9, 12. Звідти ж одержують дані про їх залишкову вартість як різницю між первісною вартістю основних засобів і нарахованою сумою зносу з початку експлуатації об’єктів. Водночас ці документи виконують роль внутрішньої звітності.

Звітні дані про кількість об’єктів основних засобів, їх місткість чи потужність, вказані в інвентарних карточках обліку основних засобів, звіряють з технічними паспортами, які є на кожний автомобіль, трактор, комбайн, цистерну чи проектно- кошторисною документацію на будівлі і споруди. Крім цього, проводять звірку з інвентаризаційними описами будівель, споруд, передавальних пристроїв, машин і обладнання, транспортних засобів. Це дозволяє уникнути помилок при складанні звітності, забезпечує її високу якість.

Загальну ж оцінку   забезпеченості підприємства6 визначають за показником фондозабезпеченості - відношенням вартісної оцінки, наявних основних засобів до потреби або за показником фондоозброєності праці - відношенням середньорічної вартості основних фондів до середньорічної чисельності працівників. Крім того, важливими показниками, які дають можливість контролювати наявність передумов для забезпечення ефективного використання основних засобів є енергоозброєність праці - відношення середньорічної кількості енергетичних потужностей у кінських силах до середньорічної чисельності працюючих, та електроозброєність праці - відношення спожитої за рік електроенергії у кіловат-годинах до середньорічної чисельності працюючих.

За даними внутрішньої звітності можна визначити такі показники, які не тільки характеризують забезпечення підприємства основними засобами, але й дають можливість контролювати їх якісний стан. Зокрема,  рівень зносу основних засобів, який визначається як відношення нарахованої суми зносу за весь період експлуатації до первісної вартості об'єктів, свідчить про їхню придатність до дальшої експлуатації, її орієнтовну тривалість у майбутньому. Реальну забезпеченість підприємства основними засобами можна точніше визначити за залишковою вартістю - різницею між первісною вартістю об'єктів і нарахованою сумою зносу.

Однак навіть при повному забезпеченні потреби в основних засобах вони нерідко використовуються неефективно. Тому основним завданням внутрішньої звітності є контроль за   рівнем використання основних засобів. Зокрема, визначають такі показники: коефіцієнт використання основних засобів - відношення тих, які використовуються, до наявних; коефіцієнт змінності роботи машин і механізмів (обладнання) - відношення відпрацьованих машинно-змін до їх фактичної наявності; коефіцієнт використання календарного фонду робочого часу - відношення кількості днів (годин) роботи машин і механізмів (обладнання) до календарного фонду; напруженість використання машин чи виробничих площ приміщень - відношення

обсягу  виробленої продукції до  кількості одиниць машин  чи  площі  приміщень;

6

На сільськогосподарських підприємствах фондозабезпеченість визначають також як відношенням вартості основних засобів до площі угідь

коефіцієнт інтенсивного навантаження машин і механізмів (обладнання) - відношення кількості виробленої продукції за одиницю часу до їхньої продуктивності за технічними даними.

Для цього доводиться використовувати дані різних облікових реєстрів, бо системного формування внутрішньої звітності про ефективність використання основних засобів наукою і практикою не сформовано. У зв’язку з цим потребує суттєвого допрацювання реєстри зведеного обліку – нагромаджу вальні відомості використання машинно-тракторного парку (вантажного автотранспорту), які, хоч і є одночасно документами внутрішньої звітності, однак потребують доповнення з огляду на необхідність використання їх безпосередньо як джерела інформації внутрішньої звітності.

Однак зазначені показники є в більшості ретроспективними. Тому як використовують в першу чергу такі, які дозволяють оперативно контролювати ефективність експлуатації основних засобів і вживати заходів щодо уникнення негативних моментів, повторюваність яких зумовлює загальний низький рівень віддачі фондів. Це такі показники, як продуктивність машин і механізмів за зміну, витрати робочого часу машин на одиницю виробленої продукції чи роботи. Вони є специфічними в залежності від виду машин і механізмів (обладнання), інколи тут застосовується умовні вимірники.

Так, ефективність використання автотранспорту контролюють не тільки за фізичними показниками загального пробігу та пробігу з вантажем у кілометрах, середньої швидкості за годину, перевезених вантажів у тоннах за зміну, але й за умовним показником - виконаними тонно-кілометрами. Їхня кількість визначається як добуток перевезеної маси вантажу на віддаль його доставки за кожну поїздку окремо, а потім додають загальну кількість тонно-кілометрів за кожною з них.

Ефективність використання тракторів, комбайнів контролюють за даними внутрішньої звітності про фізичні гектари виконаних робіт, так і за умовними еталонними гектарами, визначеними з урахуванням тривалості зміни в годинах, коефіцієнтів переведення тракторів в еталонні (вони встановленні директивно в залежності від потужності тракторів: Т-150 = 1,65; К-700 = 2,1; МТЗ-80 = 0,7 і т. п.)

та коефіцієнтів виконання змінного завдання у фізичних одиницях. Наприклад, за зміну трактор МТЗ-80 за нормою має виконати 7 год.х0,7 = 4,9 ум. ет. га. Фактичний коефіцієнт виконання змінного завдання складає на боронуванні посівів 33 гектари (фактично): 30 га (за нормою) = 1,1. Отже фактично цим трактором виконано 4,9 ум. ет. га (за нормою)х1,1 = 5,39 ум. ет. га.

Стосовно   приміщень та споруд оперативний контроль ефективності їхнього використання здійснюють порівнянням фактичної завантаженості (заповнюваності) з проектною: відношенням кількості продукції, що зберігається, до нормативної місткості складу; розміщеного  поголів'я  до   наявних  головомісць;  розміщеного обладнання до проектної кількості тощо, що зумовлює використання у внутрішній звітності інформації з проектнокошторисної документації та поєднання її з іншими показниками наявності виробничих запасів.

Необхідно наголосити, що достовірність внутрішньої звітності досягається при умові, що є точний і вони відповідають реальним показникам, що характеризують наявність та рівень експлуатації основних засобів.