Автоматизоване робоче місце менеджера - Навчальний посібник (Скороходов В.А.)

3.4. завдання управління

 

Для досягнення поставлених цілей організацією необхідно управляти. Завдання управління — результативне і ефективне вико- нання реальної роботи членами групи організації для досягнення по- ставленої мети.

З позиції процесорного підходу, процес управління є поєд- нанням усіх управлінських функцій. У свою чергу управлінська функція — це серія безперервних взаємопов’язаних дій (процес). Кожна управлінська функція також є процесом і складається з се- рії взаємопов’язаних функцій. Якщо організація збирається доби- тися успіху, то виконання управлінських функцій є обов’язковою умовою.

Управління — це процес планування, організації, мотивації і контролю, необхідний для того, щоб сформулювати і досягти мети організації (рис. 3.1.).

 

Планування

Організація

Мотивація      Контроль

 

 

Де ми знаходи- мося?

Куди ми хочемо рухатись?

Як ми це зробимо?

Організація структури

і делегування

повноважень для виконання конкретних завдань

Задоволення потреб виконавців  за виконання делегованих ним повноважень

 

Порівняння досягнутого за певні моменти часу з плановими показниками

 

 

Рис. 3.1.

Безперервний процес управління

 

 

Планування. Майбутнє практично завжди невизначене і тому планування повинно здійснюватися безперервно. За допомогою пла- нування менеджери забезпечують єдиний напрям зусиль всіх членів організації до досягнення ефективності. Основа планування — визначення становища, в якому знаходиться підприємство в даний момент, інакше сам факт планування вже не може бути реальним. Як видно з практики, правління підприємством і реальне його стано- вище на даний момент часу стає відомо через місяці (тижні, дні), коли що-небудь виправити практично неможливо.

Організація. Це створення деяких організаційних структур, з метою виконання поставлених перед ними завдань і надання їм відповідних повноважень. Це можуть бути як окремі фахівці і ор- ганізовані для них робочі місця, так і цілі підприємства. З позиції інформаційних систем розглядаємо цю функцію, як організацію праці окремих фахівців і потоків інформації, з якою їм належить працювати.

Мотивація. Це ефективне виконання поставлених перед спів- робітниками (підрозділами) завдань за винагороду, що сприяє задо- воленню їх потреб. Важливий чинник — отримання морального задоволення працівником від виконання дорученої йому роботи.

Контроль. Це  вимірювання досягнутого результату за  певні

проміжки часу з метою корекції відхилень, можливо допущених при виконанні планових показників або виправлення самих планових показників.

Виходячи з матеріалів цієї книги розглянемо можливість міні- мізації витрат при автоматизації виконання окремих процесів управ- ління підприємством.

 

Принцип автоматизації управління

Автоматизація управління підприємством переслідує тільки од- ну мету — своєчасне ухвалення менеджером правильного організа- ційного рішення, яке буде реалізоване і проконтрольоване, на під- ставі чого буде прийняте подальше рішення. Важливими чинниками

 

 

для ухвалення рішень є: збір і аналіз достовірної інформації, підго- товка альтернативних варіантів подальшого розвитку подій, безпо- середньо ухвалення рішення, організація його реалізації, контроль виконання, аналіз одержаного результату, корекція.

 

Етапи автоматизації підприємства

Підприємство в своєму розвитку може проходити такі етапи:

•           процес створення, коли загальне управління бізнесом здійсню- ється за допомогою калькулятора. Комп’ютери оснащені тільки офісними продуктами і необхідні більше для діловодства: роз- друкування договорів, листів, платіжних доручень та ін.;

•           підприємство досягло деякого рівня, коли необхідна локальна бухгалтерська програма, документообіг збільшився і вимагає додаткових ресурсів, але аналіз діяльності і планування ще здійснюється за допомогою дідівських методів і заснований більше на підрахунках готівки;

•     підприємство стає некерованим, упроваджується мережева бух-

галтерська програма, співробітники переобтяжені поточною ро- ботою, починає упроваджуватися «клаптева» автоматизація, процес аналізу і планування утруднений через двозначність і довгу підготовку звітів, що надаються, різними відділами;

•           упровадження  дорогої  корпоративної  інформаційної  системи управління підприємством (КІС). Процес упровадження (модер- нізації) КІС через внутрішнє і зовнішнє середовище, що постій- но змінюється, може тривати десятиліттями.

 

Людський чинник

Проходження підприємством всіх цих етапів пов’язане з людсь- ким чинником, з можливістю конкретної людини сприймати і пере- робляти потоки інформації, які проходять через неї, незалежно від того ким вона є керівником або виконавцем.

Наприклад, керівник ставить перед IT-відділом завдання гене-

рації системи фінансових звітів в КІС, необхідних для аналізу якоїсь

 

 

поточної обстановки. Через деякий час задача реалізоване, і вияви- лося, що середовище вже змінилося (або керівник неправильно по- ставив завдання), звіти неактуальні, попереднє рішення виявилося неправильним, потрібна подальша модернізація КІС. Це дорого і може продовжуватися до безкінечності.

Якщо ж керівник дав паралельно завдання підготувати необхід-

ні оперативні звіти і фінансовому відділу, то, можливо, що в процесі їх формування за допомогою базового програмного забезпечення будуть знайдені помилки в поставленому завданні і ці звіти впли- нуть на прийняте рішення. Та й вартість модернізації КІС для гене- рації періодичних звітів може виявитися неефективною. Тому можна зробити висновок, що при організації процесу підготовки нестандар- тних звітів можливе застосування не тільки КІС, як така, а й комбі- нації різних інформаційних засобів, що допомагають виконати робо- ту оперативно і якісно. Важливий чинник — наскільки оперативно і якісно? Це залежить вже від конкретних фахівців, від знання ними інформаційних технологій і можливостей їх застосування.

Чомусь помічають, що важка монотонна фізична праця не пре-

стижна і на таку роботу мало охочих. Але мало хто помічає, що є важкою є й монотонна інтелектуальна праця. Інтелектуальною вона називається тому, що для її виконання від працівника часто виникає необхідна наявності вищої освіти і при прийомі на роботу обов’яз- кове вміння застосування комп’ютера. Чому важкий? Тому що при збільшених потоках інформації і документообігу існують такі ж гро- міздкі норми виконання. Монотонна — тому що одна і та ж примі- тивна робота. По можливості фізичну працю намагаються механізу- вати, якщо це призводить до збільшення ефективності діяльності підприємства. А інтелектуальна? Теж автоматизувати! Але тільки за умови, якщо це призведе до тієї ж ефективності.

На практиці часто можна спостерігати картину. Кожне «інтелек-

туальне» робоче місце оснащене комп’ютером, який механічно вклю- чають на початку робочого дня і вимикають також механічно в кінці роботи. Вся ж робота проводиться за допомогою ручки і калькулятора,

 

 

або ще гірше калькулятор активізується в базовій версії ПЗ. Тобто економічний ефект повністю негативний: вартість комп’ютера, об- слуговування, електроенергія на сам комп’ютер і на кондиціонер, який охолоджує нагріте монітором повітря.

Часто пояснення цьому досить просте. На підприємстві встано-

влена КІС, але якийсь процес не автоматизований через різні обста- вини: немає ефективності від автоматизації, руки не дійшли, статус підрозділу (працівника) в неформальних відносинах низький. Пра- цівник 95 \% часу зайнятий поточною роботою, звик до цього, поволі тупіє і не ставиться до роботи творчо. Та й навіщо йому це робити якщо компанія часто хоче протилежного? Але якщо організована виробнича атмосфера так, щоб робота стала кроком на шляху до чогось нового, то ставлення до неї докорінно зміниться. Робота на- буде нового значення (2-й пункт концепції менеджменту управління — організація). Ось тут те і допоможе «клаптева» автоматизація окре- мих бізнес-процесів незалежно від того, чи висококваліфікований це фахівець фінансового відділу або обліковець робочого часу.

Для цього необхідне тільки одне — комп’ютерна грамотність в повному розумінні цього слова і автоматизоване робоче місце для вирішення конкретного завдання даного співробітника.

Найважливіше на підприємстві — це люди. Від них залежить в більшості випадків цінність компанії зокрема і  бізнесу в  цілому. Одні підприємства притягують людей як магніт, на інших, не дивля- чись на високий рівень заробітної платні, охочих працювати не бага- то. Від атмосфери, створеної всередині підприємства, залежить наскільки творчо і відповідально персонал підходить до реалізації концепції:  планування  —  організація  —  мотивація  —  контроль. Адже кожен етап може проходити через десятки і сотні людей. А звідси і складається вартість витрат, необхідних для отримання під- приємством прибутку. І на одержуваний прибуток часто справляє вирішальний вплив не технологічне оснащення виробництва або уміння продавати, а планування і аналіз всього циклу виробництва і реалізації. Адже можна успішно виробляти те, що не буде потім

 

 

продаватися і збільшувати продажі тієї продукції, яка наносить збитки підприємству через неправильний аналіз собівартості про- дукції. І чим більше продаєте, тим більший збиток. Парадокс! Але на практиці він трапляється досить часто.

Тому  ми  більше  уваги  приділяємо  фрагментам  «клаптевої»

автоматизації окремих бізнес-процесів: від можливості побачити проблему безпосередньо на своєму індивідуальному робочому місці, усунути її, і як наслідок, перетворити роботу на творчість, а життя на радість (рис.3.2.). Для підприємства це вигідно з позиції змен- шення витрат на виконання такої роботи, оперативністю ухвалення рішень, а, отже, збільшенням ефективності діяльності і отримання додаткового прибутку.

 

Фахівець

Це, перш за все, людина, яка володіє активним багажем специ- фічних знань, а також можливістю і умінням їх практичного засто- сування. Багаж — це добре. Але з оптимальним застосуванням цих знань виходить не завжди і не у всіх. Кожне підприємство прагне до того, щоб цей фахівець був професіоналом. А професіоналізм — це сукупність придбаних знань і життєвого досвіду, що застосовуються з метою досягнення певної мети або вирішення практичних завдань з можливо мінімальними витратами, як в часі, так і у фізичному (або фінансовому) вимірюванні.

Незалежно від того, чи знаходиться ця людина в межах свого ка- бінету або за його межами, їй доводиться приймати рішення і дії, про наслідки яких вона дізнається лише згодом. Можливість приймати зважено ці рішення або певним чином діяти багато в чому залежать від того, як цей фахівець підходить до вирішення цих завдань.

Мінімізація тимчасових витрат щодо практичного застосування наявних знань — ось те завдання, до якого слід прагнути.

Гармонійне поєднання всіх цих додатків напрямів створює мож- ливість для продуктивної обробки інформації і отримання достовір- ного результату за короткий проміжок часу. Це можуть бути розра- хунки або ж підготовка будь-яких документів.

 

 

Проблема

 

Побачити  проблему, завдання

Ручний розрахунок

 

 

Виникнення ідеї і знаходження шляхів її матеріалізації

Механічна і монотонна робота, що займає  багато  часу

 

 

Розробка алгоритму

 

Відсутність  достовірного результату

 

Матеріалізація

 

Отримання результату, який можна  оцінити і в грошовому

 

 

Незадоволення фахівця  своєю роботою.

вираженні      Низька продуктивність праці.

Помилки. Відсутність своєчасних управлінських рішень

 

Зниження конкурентоспромож- ності підприємства на ринку

 

Банкрутство

 

Рис. 3.2.

Два шляхи вирішення проблеми

 

 

Але для цього фахівець повинен побачити проблему і знайти шляхи її вирішення.

 

Головне побачити проблему

Дуже часто люди виконують одноманітну, рутинну роботу не намага- ючись зробити спроб для автоматизації окремих операцій, що повторюють- ся. Важливо визначити — наскільки можлива автоматизація цих процесів.

 

Проблема,  завдання

 

Ручний розрахунок, ручна обробка

Побачити  проблему, завдання

 

 

 

Механічна і монотонна робота, що займає  багато  часу

Пошук шляхів вирішення

 

Розробка алгоритму

 

Одноманітна робота, низька продуктивність праці. Помилки. Відсутність  своєчасних управлінських рішень

 

Висока собівартість продукції. Зниження конкурентоздатності підприємства на ринку

 

Банкрутство

 

Рис. 3.3.

 

 

Матеріалізація

 

Отримання результату, який можна  оцінити і в грошовому вираженні

 

Ефективність роботи. Задоволення фахівця  своєю роботою. Зниження собівартості продукції

Визначення «проблеми» і шлях її усунення

 

 

Відомо, що діловодство займає досить багато робочого часу, не зважаючи на його одноманітність. Як приклад розглянемо робоче місце і роботу фахівця відділу кадрів щодо великої організації, який оформ- ляє посвідчення на відрядження кільком десяткам людей на день.

Робоче місце цього фахівця відповідає описаному вище — ро- бочий стіл, завалений різними паперами і комп’ютер, за яким пра- цюють відносно рідко. Навіть якщо б його не було, то це практично ніяк би не вплинуло на роботу цього фахівця.

Після надходження наказу на відрядження (рис.3.3), робота зводила-

ся до заповнення від руки посвідчення на відрядження, в яке вносилося:

•           прізвище, ім’я, по батькові;

•           посада і, можливо, найменування організації;

•           місце і підприємство відрядження;

•           термін відрядження;

•           мета відрядження;

•           дата і номер наказу;

•           паспортні дані;

•           номер і дата відрядження;

•           дата вибуття.

Тут необхідно додати, що в деяких випадках, фахівець заповнює форму документа не від руки, а на комп’ютері, вводячи дані безпосе- редньо в саму форму документа. На жаль це зустрічається досить час- то і, не зважаючи на використання комп’ютера, така робота вимагає ще більше часу, ніж заповнення такого документа від руки.

Перед заповненням посвідчення здійснюється пошук паспорт- них даних відряджуваного. Після оформлення посвідчень всі ці дані потрібно внести в паперовий журнал реєстрації. Тобто, виконати ту ж саму роботу з заповнення посвідчення ще раз, але вже заповнюю- чи журнал. Якщо навіть хтось їздить у відрядження постійно, то час заповнення його посвідчення в подальшому не зменшується, не зва- жаючи на те, що відомості і вже неодноразово записувалися його:

•           прізвище, ім’я, по батькові;

•           посада і, можливо, найменування організації;

•           паспортні дані.

 

 

Звісно, виконуючи цю роботу протягом багатьох годин день за днем людина втомлюється, робота їй не подобається. Її оплата праці лягає на собівартість продукції. У подальшому багато часу витрача- ється на формування звітів: хто, з якого підрозділу і куди їздив і т. д. І на кожному етапі виконання цієї роботи можливі помилки. Ймовірно така постановка цілком влаштовує керівництво і самого фахівця.

 

Відділ кадрів. Надійшов наказ  на відрядження

 

Заповнення

від руки посвідчень на відрядження

 

Заповнення журналу реєстрації посвідчень на відрядження. Присвоєння посвідченню номера

 

Внесення присвоєного номера в посвідчення на відрядження. (інші процедури діловодства)

 

Посвідчення видане

 

Рис. 3.4.

Бізнес-процес при  ручному виконанні роботи з  оформлення посвідчень на відрядження

 

 

У чому може полягати підвищення ефективності праці фахівця на цьому робочому місці? Саме в тому, щоб побачити те, що, не зва- жаючи на наявність комп’ютера, фахівець жодним чином його не використовує. Він виконує рутинну і одноманітну роботу, не нама- гаючись навіть якимсь чином полегшити свою працю і додати йому елемент творчості. У цьому й полягає проблема, яку часто не бачить ні сам фахівець, ні його пряме начальство.

Слідуючи принципам:

•           те, що робиться більше двох разів, повинно бути автомати-

зоване;

•           документ повинен бути «красивим»

в Excel може бути створена маленька програма — додаток, яка допомагає виконати роботу з формування посвідчення про відря- дження в 10 разів швидше і, звісно, якісно.

Перш ніж створювати додаток, необхідно вивчити бізнес-про- цес з формування посвідчення про відрядження як документа. Перш за все, потрібно визначити, що первинне — посвідчення або журнал реєстрації. З позиції діловодства вторинний журнал, тому що він за- повнюється на підставі виписаного посвідчення про відрядження, яке заповнюється на підставі наказу. Але з іншого боку, якщо є за- пис в журналі реєстрації, значить повинно бути і саме посвідчення з ідентичними даними. Тому можна вважати, що це речі невіддільні. Виходячи з цього, ті дані, які знаходяться в журналі, повинні авто- матично генеруватися (експортуватися) і в посвідчення.

Журнал з позиції комп’ютера. Що це? Це, перш за все база да- них (або список в Excel). Якщо людина їздить у відрядження постій- но, то в цій базі даних зберігається необхідна інформація про неї. Якщо ця інформація є, то вона може бути легко знайдена, і введена повторно, але вже як новий запис при наступному відрядженні. Далі залишається виправити:

•           місце і підприємство відрядження;

•           термін відрядження;

•           мету відрядження;

 

 

•           дату і номер наказу;

•           номер і дату відрядження;

•           дату вибуття.

 

Відділ кадрів. Надійшов наказ  на відрядження

 

Заповнення журналу реєстрації посвідчень для відрядження. Присвоєння посвідченню номера

 

Друкування посвідчення для відрядження

(інші процедури діловодства)

 

Посвідчення видане

 

Рис. 3.5.

Бізнес-процес  при   автоматизованому виконанні роботи з оформлення посвідчень для  відрядження

 

Що тут можна помітити? Що номер і дата наказу, якщо вони од- накові за цей робочий день на всі відрядження, вводяться в журнал тільки один раз, якщо навіть сто співробітників їдуть у відрядження.

Переваги електронного журналу перед паперовим відомі. Перш

за все, це миттєвий пошук інформації в будь-якому, зручному для

Вас напрямі за допомогою, наприклад, функції фільтрації даних.

Виходячи з описаного вище, передбачається наступний алго-

ритм оформлення посвідчень на відрядження. Первинний журнал, а

 

 

вже з нього дані повинні експортуватися у форму посвідчення на відрядження.

Отже, після отримання наказу визначається — чи є в базі даних даний співробітник. Якщо є (їздив у відрядження раніше), то тоді рядок з реквізитами цього співробітника копіюється і робиться по- дальша вставка її в кінець списку. Після цього вводяться необхідні виправлення.

Після заповнення рядків з усіма співробітниками, у всі ці рядки

однією операцією вводиться дата і номер наказу, і дата вибуття у відрядження. Після заповнення журналу всі, вже автоматично запов- нені, посвідчення на відрядження виводяться на друк.

А що ж може одержати підприємство в результаті звільнення робочого часу фахівця? Який може бути економічний ефект? Вважа- ється легко. В результаті автоматизації процесу нововведення звіль- няється приблизно половина робочого дня фахівця. А це 10 робочих днів в місяць або економія половини місячної зарплати фахівця. Цьому фахівцю на робочий час, що звільнився, можна доручити ви- конання додаткової роботи. Якщо ж мінімізувати витрати робочого часу ще одного фахівця в цьому відділі, то звільниться робоче місце. Не забудьте і про вартість утримання фізичного робочого місця. Разом декілька тисяч доларів на рік! І це лише на одному прикладі, а їх на підприємстві можна знайти велику кількість.