Тема 7.  аудит организационной структуры управления организацией и её устава.

1. Основная функция любой организации - осуществление деятельности записанной в уставе при ее организации. В процессе своей  деятельности предприятие должно оплачивать различные счета по полученным ТМЦ и услугам и получать средства от своих покупателей. В своей производственной деятельности любая организация является частью общества как единой системы. Это открытое звено, в разной степени зависимое от других звеньев

общей системы, которые в свою очередь зависимы от нее. Лица, группы, союзы, связанные с конкретной организацией своими интересами  и целями и поэтому зависимые от нее, называются взаимосвязанными группами  данной организации. Это собственники, персонал (руководство, специалисты, служащие, рабочие), финансисты, снабженцы, потребители и общество в целом. Взаимосвязанные группы делают вклад в предприятие и получают за это компенсацию в различной форме. В кругу взаимосвязанных групп выделяются конкуренты, которые также оказывают определенное влияние на деятельность организации и её результаты.

Производственные процессы и оборот денег в организации прямо связаны с фактором времени. Поскольку затраты на приобретение компонентов производства и осуществление самого производственного процесса появляются раньше доходов, получаемых в результате реализации произведенного товара, руководство организации должно уметь сопоставлять затраты по ведению производственного процесса с финансовыми возможностями организации, что требует периодической аудиторской проверки, необходимой для формирования достоверных выводов о хозяйственно-финансовой деятельности организации и внесении предложений по её совершенствованию.

Вначале аудитору следует ознакомиться с юридическими документами организации: уставом, регистрационными документами, протоколами совета директоров и собраний акционеров, в которых может содержаться информация об объявлении дивидендов, выплате вознаграждений, разрешении приобретения собственности, слиянии, предоставлении долгосрочных займов и др. Анализ Устава предприятия дает возможность аудитору ознакомиться с профилем деятельности предприятия, с его учредителями или перечнем акционеров, глубже изучить финансовую сторону деятельности организации, закрепленную в Уставе в виде таких экономических категорий, как величина уставного капитала, резервного фонда, фондов специального назначения. При рассмотрении уставного капитала следует установить, обеспечивает ли его величина обьем деятельности предприятия и какой он занимает удельный вес в общей сумме источников собственных средств, что позволит определить степень доверия к предприятию со стороны потенциальных инвесторов. При больших оборотах в платежах и малом удельном весе собственных средств возникает необходимость выплаты больших процентов по кредитам, что будет создавать напряжение в финансовом положении предприятия. Наличие резервного фонда в максимальном размере говорит об устойчивости предприятия при непредвиденных обстоятельствах. Наличие фондов накопления и потребления несет не только экономическую и финансовую, но и социально-моральную нагрузку, так как позволяют обновлять и расширять производство с достаточным уровнем поощрения работников. Следовательно, анализ Устава предприятия является одним из инструментов аудита, позволяющим оценивать финансовые возможности  предприятия по достижению поставленной цели.

Проверка учредительных документов предприятия должна проводиться с учётом действующих нормативных и законодательных актов, определяющих отдельные стороны функционирования предприятия. Особенно это касается акционерных обществ (см."Закон об акционерном обществе").

При изучении хозяйственно-финансовой деятельности организации рассматриваются объемы выпуска и реализации продукции (работ, услуг); производится их сравнение с бизнес-планом; анализируется динамика выпуска и реализации продукции; ход выполнения и порядок учета договорных обязательств; потери от брака, выплаты по рекламациям за некачественную продукцию; соответствие отчетных данных о выпуске и реализации продукции данным первичных документов и бухучета; численность промышленно-производственного персонала и др.

Информация о структуре и специфике деятельности организации необходима для того, чтобы в дальнейшем сделать обоснованное заключение о достоверности отчетности. Из разговоров со специалистами и руководителями организации необходимо понять отраслевую специфику  предприятия, изучить специальные ведомственные нормативные акты, расшифровывающие эту специфику. Необходимо выделить те моменты деятельности предприятия, которые отличают его от других в этой области. На начальном этапе аудита должна быть собрана информация об организационной структуре, системе сбыта, методах расчета переходных материальных запасов и др. Не лишне ознакомиться с историей развития предприятия, описанием видов его деятельности и учетной политики, существовавшей в предшествующие годы. Полезным оказывается предварительный осмотр производства, беседы с менеджерами и персоналом, не связанным с ведением учёта, иметь представление об условиях производства. Следует уточнить степень ответственности и  права руководителей разных уровней, определить круг лиц, имеющих право влиять на политику предприятия, право подписи на отчётах предприятия, контрактах, договорах, соглашениях. Основной обьём информации о хозяйственно-производственной деятельности организации содержится в бухгалтерской отчётности, отражающей все стороны деятельности организации в денежном выражении и одновременно представляющей собой завершающий этап учетных работ за отчётный период.

Управление производством должно обеспечивать рациональное соединение предметов труда, средств труда, совместных трудовых функций людей в единый производственно-технологический процесс, поддерживать непрерывный кругооборот и оборот капитала во всех его фазах, включая самовозрастание в производстве; мотивировать совместную деятельность, поведение людей, занимающих разные должности и принадлежащих к разным социальным группам в направлении достижения поставленных целей и сглаживать (смягчать) конфликты между ними. Особенно тесно переплетаются организационно-техническая, социально-экономическая и социально-психологическая стороны управления на уровне производственно-хозяйственных организаций, что и определяет необходимость анализа оргструктуры управления предприятием. В процессе проверки аудитор должен установить:

 - соответствует ли сложившаяся на предприятии оргструктура управления рыночным отношениям, сориентирована ли она на рыночные условия хозяйствования;

 - способствует ли она внедрению высокоэффективных систем производства и управления качеством продукции;

 - обеспечивает ли материальную заинтересованность рабочих и управленческого персонала, занятых непосредственно в производстве, в нововведениях, направленных на повышение эффективности производства и качества продукции (работ, услуг);

 - позволяет ли она оперативно регулировать обьем и номенклатуру производства на основе договорных обязательств и изучения рынка сбыта продукции (работ, услуг);

 - обеспечивает ли синхронность работы основных производственных и управленческих подразделений;

 - активизирует ли она работников предприятия на достижение главной цели деятельности предприятия.

 - не принижена ли роль маркетинговой службы;

 - выделены ли производственные звенья, которые должны обеспечивать жизнедеятельность предприятия и его финансовую устойчивость (инновационные подразделения), предметно  специализированные и технологически замкнутые производственные комплексы, обеспечивающие общую финансовую устойчивость предприятия при убыточности отдельных направлений его деятельности и др.

Система управления предприятием должна обеспечивать согласование противоречивых интересов участников экономических отношений предприятия, принятие управленческих решений в области дивидендной и инвестиционной политики предприятия. На предприятии должны функционировать структуры, обеспечивающие эффективную хозяйственную деятельность умелым использованием налогового планирования, расчетом рисков, изучением и активным участием на рынке ценных бумаг, валютном рынке и рынке капиталов.В системе управления предприятием должны найти отражение вопросы учетной политики, контроля и внутреннего аудита. Анализ оргструктуры предприятия выявляет организационные и производственные особенности  предприятия, определяющие обьем и характер учетной работы, структуру бухгалтерии и формы ее связи с отдельными частями предприятия. Определение взаимосвязи между структурами предприятия, их территориальной разбросанности, знакомство с особенностями технологии производства, планами предприятия и др. позволяет определить, какие сведения и в какие сроки необходимы для контроля над  хозяйственной деятельностью, определить содержание внутренней отчётности, правильно выбрать объекты учета для записи их в соответствующие регистры, формы документов и регистров, порядок их составления, обработки и утверждения, установление документооборота. Знание технологии производства важно при разработке рациональных  методов учета затрат на производство продукции и калькулирования себестоимости продукции, для обеспечения контроля за соблюдением норм потребления производственных ресурсов и норм выхода готовой продукции.

2. Система внутреннего аудита. С чего начинать проведение внутреннего аудита? Эта работа выполняется силами службы внутреннего аудита предприятия.. Внешний аудитор лишь знакомится с их отчётными документами, чтобы сравнить с истинным положением дел у клиента и определить эффективность этих проверок. На первом этапе в любой последовательности проверяется наличие:

а)текста учетной политики и местонахождение выписок из отдельных разделов, необходимых в группах бухгалтерии или службах организации;

б)наличие схемы оргструктуры организации с указанием подчиненности отдельных руководителей, специалистов, служб и подразделений;

в)рабочего плана счетов бухгалтерского учета с соответствующей системой аналитических счетов;

г)проверяется наличие графика документооборота с перечнем применяемых первичных документов;

д)проверяется наличие и увязка между собой должностных инструкций;

е)проверяется наличие полного комплекта действовавших и действующих нормативных документов и система допуска к их использованию;

ж)проверяется наличие досье на работников учета для проверки профессиональной пригодности по данной работе;

з)проверяется качество заполнения первичных документов.

Более содержательные периодические проверки выполняются по следующим направлениям:

а)проверка правильности определения предполагаемой прибыли и выручки от реализации основной продукции, работ, услуг для исчисления сумм авансовых платежей в бюджет по налогу с прибыли. Для проверки используются следующие первичные документы: договора с заказчиками, гарантийные письма, плановые калькуляции себестоимости продукции, работ, услуг;

б)проверка правильности отражения в бухгалтерском учёте и отчётности фактической прибыли (убытков) от реализации продукции, работ, услуг, от прочей реализации, от внереализационных операций. Для проверки используются следующие документы: отчет о финрезультатах ф.2, главная книга (оборотный баланс), документы на отпуск продукции со склада, акты приема работ, выписки банка, кассовые отчеты, пропуска на вынос продукции со склада, журналы ордера или оборотные ведомости по счетам реализации;

в)проверка достоверности данных учета о фактической себестоимости продукции, работ, услуг, соблюдение порядка учета затрат на производство всех видов готовой продукции, выполненных работ, оказанных услуг. Для проверки используются следующие документы: первичные документы по отпуску ТМЦ в производство, начислению з/пл и соцфондов, счета по оказанным услугам производству сторонними организациями и вспомогательными цехами, расчеты по начислению амортизации и налогов, калькуляционные карты, оборотные ведомости, главная книга;

г)проверка правильности отнесения к ИХП, списание ИХП. Используется гл.книга, оборотные ведомости, акты на списание ИХП, требования, карточки учета ИХП в эксплуатации;

д)проверка правильности отнесения затрат на счет 97 и за счет средств счёта 96. Используются первичные документы по отнесению затрат на эти счета, оборотные ведомости по этим счетам, главная книга.

е)проверкой кассовых операций выявляют нет ли выплат социального направления за счет себестоимости, которые должны быть списаны за счёт специальных фондов или других источников. Для этого привлекают кассовые отчеты с расходными ордерами;

ж)проверкой банковских операций устанавливают правильность отнесения затрат на соответствующий вид деятельности. Для такой проверки используют первичные счета и фактуры, прилагаемые к выпискам банка, или оборотные ведомости по сч.51,52,66,67 и др.;

з)проверкой счетов поставщиков на сч.60, 76 устанавливают правильность составления договоров, реальность  поставок, отсутствие ложной кредиторской задолженности. При проверке следует обратить внимание на списание с кредита этих счетов на себестоимость затрат, не относящихся к производству продукции. В случаях выявления таких сумм необходимо определить их законность, своевременность списания и размер возможной сокрытой от налогообложения прибыли. Для проверки используются первичные счета поставщиков, договора поставок, выписки банка,  приходные складские документы;

и)проверкой оборотов по балансовым счетам 76, 73, 94 выявляются факты включения в издержки производства и обращения списанных с баланса основной деятельности сумм недостач, потерь товарно-материальных ценностей, не возмещенных предприятию в установленном порядке, и без документов, дающих право на их списание. Проверяется главная книга, оборотные ведомости по этим счетам и при необходимости первичные документы, отражающие эти операции;

к)проверяется обоснованность приобретения и оприходования ТМЦ, купленные за наличный расчет и сверхнормативные выплаты по командировкам;

л)проверка счетов 68, 69 заключается в выявлении обоснованных льгот, которыми может пользоваться организация, правильный расчет налогооблагаемых баз под все виды отчислений, правильное отнесение            отчисленных сумм по источникам отчислений (капвложения, с/стоимость, реализация), правильность составления отчетных форм и своевременность оплаты в бюджет;

м)при проверке начислений зарплаты следует обратить внимание на наличие приказов по движению кадров, оформление табелей, нарядов, договоров подряда, распределительной ведомости по видам  деятельности и другие первичные документы, включая основания на удержание налога с дохода, алиментов и др.;

н)по сч. 02, 05 необходимо проверить правильность применения действующих положений по начислению  амортизации. Проверяются инвентарные карточки или инвентарные книги, ведомости начисления износа;

о)при проверке правильности расчетов с учредителями следует обратить внимание на размеры и сроки внесения взносов, что обязывает внимательно ознакомиться с учредительными документами;

п)особое внимание при проверке следует уделить специфике различных производств, что накладывает отпечаток на порядок ведения бухгалтерского учета.

Если организация правильно составит учетную политику и будет строго её придерживаться, она будет гарантированно ограждена от случайных и типовых ошибок, а тем более нарушений законодательных актов.