5 текстовый редактор word
Создание и использование шаблонов документов средствами Microsoft Word
Шаблоны и мастера
Шаблон - это файл, который содержит части документа и средства, характерные для документов данного типа. При создании нового документа на основе некоторого шаблона все содержание и средства шаблона переносятся в этот документ, а сам шаблон остается на диске без изменений. Мастера - это шаблоны, автоматизирующие процесс создания документов. Мастера предоставляют последовательность диалоговых окон, помогающих правильно оформить документ определенного типа. Надстройка - это дополнительная программа, которая расширяет функциональные возможности Word. После установки она становится как бы частью Word, например, добавляя новые команды меню или новые панели инструментов.
Основные сведения о шаблонах
Все документы Word основаны на шаблонах. По умолчанию новый документ создается на основе шаблона «Обычный» (NORMAL.DOT). Шаблон NORMAL.DOT является глобальным, т. е. стили, макросы, элементы Автотекста и другие элементы, сохраненные в шаблоне NORMAL.DOT, доступны из любого документа в любое время. В шаблоне может храниться следующая информация: Обычный текст, колонтитулы, сноски, рисунки; Параметры страницы; Стили; Элементы Автотекста; Макросы; Пользовательские меню и команды; Панели инструментов и кнопки; Комбинации клавиш. Если документ основан на шаблоне, отличном от шаблона «Обычный», то в процессе работы загружены по крайней мере два шаблона. Если дополнительные шаблоны загружены глобально, то одновременно доступны несколько шаблонов. Некоторые элементы загруженных шаблонов могут иметь одно и то же имя. Когда Word обнаруживает такую ситуацию, то используются следующие четыре правила разрешения конфликта, которые Word применяет последовательно. Использовать макрос или другой элемент в самом документе Использовать элемент из шаблона, назначенного активному документу Использовать элемент из шаблона «Обычный» Использовать элементы из дополнительных глобальных шаблонов, просматривая их в алфавитном порядке имен шаблонов
Нужно иметь в виду эти правила, когда вы принимаете решение, где хранить различные элементы шаблонов и как их называть. Шаблон, назначенный документу, должен содержать только элементы, специфические для документов данного типа. Лучше не загромождать шаблон «Обычный» множеством стилей, макросов и элементов Автотекста, которые вы создали для себя. Эти элементы лучше сохранить в шаблоне, имя которого начинается на букву А. В этом случае можно быть уверенным, что Word найдет и использует глобальные макросы прежде, чем он найдет макросы, сохраненные в других шаблонах. При создании документа на основе некоторого шаблона, содержащего текст или рисунки, в документе уже при открытии содержится основной текст и графика из шаблона. Все стили, макросы и другие элементы шаблона, также доступны в документе. После того как документ создан, к нему можно присоединить другой шаблон, при этом станут доступны все средства нового шаблона. Шаблоны являются основным инструментом для создания интерактивных форм. Word позволяет создавать формы с полями ввода, раскрывающимися списками и флажками. Поскольку формы используются многократно, их целесообразно сохранять как шаблоны. Word обычно сохраняет шаблоны как файлы с расширением .DOT в папке ШАБЛОНЫ, которая находится в папке, где был установлен Microsoft Office. Шаблоны хранятся в определенном месте, чтобы они были легко доступны независимо от того, в какой папке работает пользователь. Вкладки, которые появляются в диалоговом окне Создание документа, соответствуют папкам, находящимся в папке ШАБЛОНЫ, а элементы этих вкладок соответствуют файлам с расширением .DOT. Чтобы изменить эти установки по умолчанию: Word использует формат хранения шаблонов, совпадающий с форматом предыдущей версии Word 97. Поэтому Word позволяет не только создавать документы на основе шаблонов Word 97, но и использовать в Word 97 шаблоны, сохраненные в формате Word 2003.
Использование шаблонов
В большинстве пользователи ограничиваются в повседневной работе использованием шаблона «Обычный» (NORMAL.DOT) и, может быть, еще некоторыми шаблонами для служебных записок и отчетов. Целесообразно изучить шаблоны, включенные в состав Word 2000, поскольку среди них, весьма вероятно, есть подходящие и для решения ваших задач. Многие из стандартных шаблонов Word содержат специальные инструменты, стили, меню и макросы, предназначенные для использования в различных процедурах. По стилю оформления встроенные шаблоны делятся на три категории - стандартные, современные и изысканные. В шаблонах каждой категории используются сходные принципы оформления. Можно выбрать подходящую категорию, и, используя шаблоны этой категории, быть уверенным в том, что различные документы будут иметь согласованное оформление профессионального качества. Многие шаблоны содержат прямо в себе инструкции по их применению, которые дают возможность пользователю, следуя этим инструкциям шаг за шагом, создавать довольно сложные эффекты оформления документа. Встроенные шаблоны разбиты на несколько типов (общие, письма и факсы, записки, отчеты, публикации и др.), соответствующих вкладкам диалогового окна Создание документа. Для создания нового документа на основе шаблона необходимо: Выбрать команду Файл, Создать. Появится диалоговое окно Создание документа (Рис. 5.1).
Рис. 5.1 Создание документа на основе шаблона
Раскройте вкладку Общие и выделите значок Обычный. Этот значок соответствует шаблону NORMAL. DOT. Если необходимо создать документ на основе шаблона, отличного от шаблона NORMAL.DOT, то раскройте нужную вкладку и выделите значок шаблона. В группе Просмотр выводится пример документа, основанного на выделенном шаблоне. Нажмите кнопку Ок.
Создание шаблона
Хотя в комплект поставки Word включено много встроенных шаблонов, могут понадобиться такие документы или формы, для которых ни один из этих шаблонов не подходит. Шаблоны создаются во многом так же, как документы. Выберите команду Файл, Создать. В появившемся диалоговом окне Создание документа, установите в поле Создать переключатель шаблон. Выделите необходимый шаблон или шаблон «Обычный», если нужно начать создание нового шаблона с пустого шаблона с параметрами по умолчанию. Нажмите кнопку Ок (обратите внимание, что по умолчанию шаблону присваивается имя «Шаблон1», а не «Документ1», как обычно). Отформатируйте шаблон, как обычный документ. Включите текст и графику которые должны присутствовать во всех документах, основанных на этом шаблоне. Определите стили, макросы, элементы Автотекста, новые команды, комбинации клавиш и кнопки на панели инструментов. Для сохранения шаблона выберите команду Файл, Сохранить как. Чтобы шаблон отображался на одной из вкладок диалогового окна Создание документа сохраните шаблон в одной из папок, вложенных в папку ШАБЛОНЫ или в папку шаблонов рабочей группы. Предположим, что уже существует документ (созданный на основе какого-то шаблона), который содержит большую часть текста, графики и форматирования, которые нужно перенести в новый шаблон. Выберите команду Файл, Сохранить как. Появится диалоговое окно Сохранение документа. Раскройте папку, в которой нужно сохранить шаблон. Эта папка определяет ту вкладку, в которой шаблон появится в диалоговом окне Создание документа. В раскрывающемся списке Тип файла выделите элемент Шаблон документа. Введите имя шаблона в поле Имя файла. Расширение .DOT будет добавлено автоматически. Нажмите кнопку Ок.
Изменение шаблонов
Стандартные шаблоны Word сконструированы так, чтобы удовлетворять типичным потребностям пользователя, однако может понадобиться модифицировать шаблон, чтобы он удовлетворял некоторым особым требованиям. После изменения шаблона, новые документы, основанные на этом шаблоне, будут включать все сделанные изменения. В то же время документы, созданные на основе шаблона до его изменения, получат доступ только к некоторым новым средствам. В частности, текст, стили, графика, формат страницы не передаются уже существующим документам. Старым документам после изменения шаблона будут доступны следующие измененные средства: Элементы Автотекста; Макросы; Меню; Комбинации клавиш; Панели инструментов и команды меню. Если в шаблон нужно внести очень много изменений, то может быть лучше с самого начала создать новый шаблон или использовать существующий документ, как основу для создания шаблона. Если же требуется внести всего несколько модификаций, то проще использовать описанный ниже метод изменения шаблона. Чтобы изменить существующий шаблон: Выберите команду Файл, Открыть. Появится диалоговое окно Открытие документа. Откройте папку с шаблоном. В раскрывающемся списке Тип файла выделите значение Шаблоны документов. Выделите нужный шаблон и нажмите кнопку Открыть. Измените шаблон: отредактируйте текст и графику, измените форматирование, переопределите стили или элементы Автотекста, добавьте или измените макросы, комбинации клавиш или кнопки. Выберите команду Файл, Сохранить, чтобы сохранить шаблон с тем же именем в той же папке.
Изменение шаблона normal.dot
Word хранит свои установки по умолчанию для создания новых документов в шаблоне, который находится в файле с именем NORMAL.DOT. Все документы, которые создаются с помощью кнопки Создать, основаны на шаблоне NORMAL.DOT. В этом шаблоне хранятся такие установки, как стили, гарнитура и размер шрифта по умолчанию, размеры полей страницы и т.д. При создании документа он имеет параметры по умолчанию, устанавливаемые шаблоном. Эти параметры можно изменить двумя способами. Первый, более гибкий метод состоит в том, чтобы отредактировать файл NORMAL.DOT. Нужно открыть файл NORMAL.DOT, изменить в нем любые параметры и сохранить его с тем же именем. Чтобы макросы, стили, кнопки или элементы Автотекста были доступны всем документам, достаточно поместить их в шаблон «Обычный». Однако при этом может возникнуть конфликт, если документ основан на шаблоне, который включает элементы с такими же именами. В таком случае приоритет имеет тот шаблон, на котором основан документ Второй способ заключается в изменении некоторых параметров в документе и передачи их обратно в шаблон (используя кнопку По умолчанию диалоговых окон), так что они станут новыми параметрами по умолчанию. Работу по модификации шаблона можно значительно ускорить, копируя существующие стили, макросы, элементы Автотекста из других шаблонов с помощью Организатора
Автоматическое открытие шаблона
Можно открыть одновременно несколько шаблонов, тогда все содержащиеся в них стили и макросы будут доступны в документе. Чтобы открыть один или несколько шаблонов при запуске Word, скопируйте соответствующие файлы с расширением .DOT в папку АВТОЗАГРУЗКА, которая находится в папке OFFICE. Папка АВТОЗАГРУЗКА используется по умолчанию для файлов, автоматически загружаемых при запуске приложений Microsoft Office. Если необходимо автоматически загружать шаблоны, расположенные в другой папке, то: Выберите команду Сервис, Параметры и раскройте вкладку Расположение. В списке Типы файлов выделите элемент автозагружаемые. Нажмите кнопку Изменить, чтобы указать новую папку. Нажмите кнопку Ок. Существует еще один способ, позволяющий автоматически загружать шаблоны при запуске Word: Откройте шаблон NORMAL.DOT. Выберите команду Сервис, Макрос, Начать запись. Присвойте новому макросу имя AutoExec. Создайте новый документ на основе шаблона, который необходимо загружать при запуске Word, и остановите запись макроса. Закройте созданный документ (его можно не сохранять) и сохраните шаблон NORMAL.DOT. Чтобы отказаться от автоматической загрузки шаблона, удалите его из папки АВТОЗАГРУЗКА, или удалите макрос AutoExec из шаблона NORMAL.DOT (в зависимости от того, какой способ использовался). Не забудьте сохранить изменения после удаления макроса.
Использование информации из другого шаблона
Если при работе над документом требуется использовать средства другого шаблона, то его можно присоединить к документу. Присоединение другого шаблона не меняет текста документа, но меняет определенные установки: макросы, элементы Автотекста, команды меню, поля страницы, комбинаций клавиш и кнопки панелей инструментов. Чтобы присоединить шаблон к документу: Откройте документ, к которому нужно присоединить шаблон. Выберите команду Сервис, Шаблоны и надстройки. Появится диалоговое окно Шаблоны и надстройки (Рис. 5.2). Обратите внимание на то, что текстовое поле Шаблон документа содержит имя текущего шаблона, присоединенного к документу.
Рис. 5.2 Диалоговое окно Шаблоны и настройки
Нажмите кнопку Присоединить. Появится диалоговое окно Присоединение шаблона. Найдите нужный шаблон и выделите его. Нажмите кнопку Открыть. Имя шаблона появится в текстовом поле Шаблон документа диалогового окна Шаблоны и надстройки. Чтобы при подключении нового шаблона автоматически обновить стили документа, установите флажок Автоматически обновлять стили. Нажмите кнопку Ок. Загрузка глобальных шаблонов В одном сеансе работы с Word можно одновременно использовать несколько шаблонов и сделать элементы этих шаблонов глобальными для всех обрабатываемых документов. Для этого: Выберите команду Сервис, Шаблоны и надстройки. Нажмите кнопку Добавить в диалоговом окне Шаблоны и надстройки (Рис. 5.3).
Рис. 5.3 Добавление шаблона
В появившемся диалоговом окне Добавление шаблона найдите нужный шаблон и нажмите кнопку Открыть. На экране снова появится диалоговое окно Шаблоны и надстройки, а в списке Общие шаблоны и надстройки будет указано имя добавленного шаблона. Установленный флажок слева от имени шаблона говорит о том, что средства этого шаблона можно использовать. Если снять этот флажок, то шаблон останется глобальным, но его элементы будут недоступны. Нажмите кнопку Ок. Все элементы глобальных шаблонов остаются доступными только в течение одного сеанса работы, т. е. до закрытия Word. При следующей загрузке Word добавленные шаблоны все еще будут появляться в списке загруженных шаблонов, но их элементы не будут доступны, поскольку при загрузке автоматически сбрасываются все флажки глобальных шаблонов. Чтобы сделать доступными элементы какого-либо глобального шаблона, установите соответствующий флажок в диалоговом окне Шаблоны и надстройки и нажмите кнопку Ок. Во время работы может понадобиться какой-нибудь стиль, макрос, панель инструментов или элемент Автотекста, который хранится в другом шаблоне. Или, может быть, вы сами разработали стиль, макрос, панель инструментов или элемент Автотекста, которые хотите использовать в других документах. Средство Организатор позволяет скопировать элементы из одного шаблона в другой, чтобы они были доступны там, где нужны. С помощью диалогового окна Организатор можно не только копировать элементы, но и переименовывать их, а также удалять. Для этого служат кнопки Переименовать и Удалить, соответственно.
Использование мастеров
В состав Word 2000 входят особые шаблоны, которые являются не просто образцом готового документа, а представляют собой пошаговые инструкции создания документа. Такие особые шаблоны называются мастерами. Мастера автоматизируют сам процесс создания документа по спецификациям. Процесс создания документа с помощью мастера заключается в том, что пользователь последовательно отвечает на вопросы и делает выбор из возможных вариантов. Мастера Word 2000 можно использовать для создания шаблонов. Это позволит создать заготовку для документа, которую можно будет использовать в дальнейшем. Некоторые мастера, входящие в состав Word, упрощают подготовку простых документов типа служебных записок и титульных страниц факсимильных сообщений. Другие мастера гораздо сложнее и позволяют создавать рекламные буклеты, информационные бюллетени и другие документы со сложным форматированием. Категория мастера соответствует вкладке диалогового окна Создание документа. Шаблоны, которые являются мастерами, содержат в своем названии слово «Мастер». Кроме того, их значки украшены стилизованным изображением волшебной палочки (Рис. 5.4).
Рис. 5.4 Шаблоны
Использование надстроек
Надстройки являются средством расширения возможностей Word и ведут себя как часть программы Word. Надстройки могут добавлять новые команды в меню или новые панели инструментов. Многочисленные надстройки для решения специфических задач можно приобрести у независимых поставщиков. Инструкции по использованию конкретных надстроек обычно включаются в документацию к ним. Имена файлов с программами надстроек имеют расширение *.WLL. Чтобы загрузить установленную надстройку: Выберите команду Сервис, Шаблоны и надстройки. Появится диалоговое окно Шаблоны и надстройки. В группе Общие шаблоны и надстройки нажмите кнопку Добавить. Появится диалоговое окно Добавление шаблона. В раскрывающемся списке Тип файла выделите элемент Надстройки Word. Выделите нужную надстройку. Если ее нет в списке, то перейдите в другую папку. Если вы не знаете, как называется нужная надстройка, загляните в документацию. Нажмите кнопку Ок. Word загрузит программу надстройки. Надстройки можно загружать автоматически при запуске Word. Чтобы загрузить программу надстройки при запуске Word, достаточно просто скопировать файл с программой надстройки в папку АВТОЗАГРУЗКА, которая расположена в папке OFFICE. В папке АВТОЗАГРУЗКА хранятся файлы, используемые при запуске Word. После того как надстройка загружена, она остается доступной до выхода из Word. Может потребоваться удалить надстройку из памяти, чтобы высвободить часть системных ресурсов. Чтобы выгрузить надстройку: Выберите команду Сервис, Шаблоны и надстройки. Появится диалоговое окно Шаблоны и надстройки. В группе Общие шаблоны и надстройки выделите надстройку, которую нужно удалить. Нажмите кнопку Удалить. Надстройка будет выгружена из памяти. Нажмите кнопку Ок.
Создание электронных форм
В делопроизводстве постоянно приходится иметь дело с различными типами форм. Раньше приходилось хранить большие запасы бланков для форм, так как они готовились типографским способом и печатались заранее значительными тиражами. Средства подготовки форм, предоставляемые Word, позволяют полностью отказаться от этого метода, и хранить только шаблоны форм, распечатывая их по мере необходимости. Такой метод подготовки форм дает значительный экономический выигрыш. Word предоставляет возможность заполнения формы, что позволяет распространять формы через электронную почту или по сети. С помощью специальных полей в документе формы можно разместить диалоговые окна ввода, флажки и раскрывающиеся списки, что значительно ускоряет и облегчает процесс заполнения формы.
Типы форм в Word
Форма - это документ со специальными областями, называемыми полями формы, предназначенными для ввода данных. Word позволяет создавать печатные и электронные формы. Печатные формы, как следует из их названия, распечатываются и заполняются на бумаге. Печатная форма ничем не отличается от «обычного» документа Word. Электронные формы значительно удобнее своих печатных аналогов, так как заполняются прямо на компьютере, и поэтому идеально подходят для распространения через электронную почту или по сети. Электронные формы содержат поля формы - места, где размещаются сведения определенной категории. Различаются следующие виды полей: Поля для ввода данных Флажки Поля со списком для выбора значений Электронные формы позволяют выполнять автоматическую проверку введенных данных, обновление зависимых полей (например, полей города и области при вводе почтового индекса), различные вычисления (например, автоматический расчет итоговой суммы в бланке заказа). Для упрощения заполнения к полям формы обычно добавляют подсказки. Многие формы, состоят в основном из текста с включенными в него полями формы. В других формах для задания структуры используются таблицы, ячейки которых отлично подходят для размещения информационных полей и их меток.
Создание электронной формы
Любая электронная форма содержит два типа элементов: Текст или графические элементы, которые не могут быть изменены лицом, заполняющим форму. Эти элементы задаются разработчиком формы и включают в себя вопросы, списки возможных ответов, таблицы с данными и т.д. Поля формы - незаполненные области, в которые вводит данные лицо заполняющее форму. Разработка начинается с построения структуры формы, т.е. с задания взаимного расположения всех неизменяемых элементов формы. Затем производится вставка полей формы в те места, где при заполнении формы предусмотрен ввод данных. При работе с электронными формами необходимо различать понятия формы и шаблона формы. Разработчик формы создает ее образец, который хранится в виде шаблона. Для использования формы необходимо создать новый документ на основе этого шаблона. При этом никаких изменений в шаблон не вносится, и он может быть использован повторно. Чтобы предотвратить случайные изменения неизменяемых элементов и их размещения, электронную форму необходимо защитить (до тех пор, пока документ, содержащий поля формы, не защищен, можно редактировать как сам документ, так и эти поля). В защищенном документе можно лишь заполнять поля формы, а сам документ редактировать нельзя. При защите формы можно использовать пароль, тогда изменять структуру формы сможет только ее разработчик или лицо, знающее пароль. Итак, разработка электронной формы состоит из трех этапов: Создание шаблона формы и разработка ее структуры. Добавление полей в шаблон формы. Защита и сохранение формы.
Создание шаблона формы
Шаблон формы ничем не отличается от шаблона обычного документа Word, поэтому для его создания используется стандартная последовательность действий. Чтобы построить и сохранить структуру формы в виде шаблона: В диалоговом окне Создание документа выделите шаблон, на основе которого необходимо построить будущую форму (в большинстве случаев можно выбрать шаблон «Обычный»). Создайте на его основе новый документ. Создайте структуру формы. Выберите команду Файл, Сохранить, чтобы сохранить шаблон. Введите имя шаблона в поле Имя файла и нажмите кнопку Ок. Оставьте шаблон открытым, чтобы добавить поля формы. Формы создаются с помощью панели инструментов Формы (Рис. 5.5.). Для вывода ее на экран, выберите команду Вид, Панели инструментов, Формы.
Рис. 5.5 Панель инструментов Формы.
Для создания структуры формы: Нажмите кнопку Добавить таблицу на панели инструментов Формы (Рис. 5.5.), если форма достаточно простая. Если структура формы более сложная, вставьте несколько таблиц, разделив их пустыми строками. Таблицу более сложной формы можно создать с помощью панели инструментов Таблицы и границы. Для вызова этой панели нажмите кнопку Нарисовать таблицу на панели инструментов Формы. Введите текстовую часть формы и другую неизменяемую информацию в соответствующие ячейки таблицы. Если требуется, отформатируйте таблицу, добавив обрамление и заливку. Чтобы нарисовать рамку вокруг определенной области формы, а затем поместить внутри нее фрагмент текста или графический элемент, нажмите кнопку Добавить рамку на панели инструментов Формы (Рис. 5.5). В таблицах, созданных с помощью кнопки Добавить таблицу на панели инструментов Формы, по умолчанию добавлено обрамление для всех ячеек.
Добавление полей в шаблон формы
Данный этап создания электронной формы является наиболее важным, так как именно наличие полей отличает форму от обычного документа Word. Чтобы добавить поле формы с помощью панели инструментов Формы (Рис. 5.5): Поместите курсор в то место, где должно появиться поле формы. Для вставки требуемого поля нажмите одну из кнопок, описанных в Таблица 5.1. Повторите шаги 1-2 для вставки других полей формы. Во время создания к полям формы можно применять стандартные средства форматирования символов и абзацев. При этом результаты заполнения полей будут отображаться в указанном формате.
Таблица 5.1 Кнопки панели инструментов Формы для добавления полей
Еще одним средством панели инструментов Формы, помогающим при работе с полями - является кнопка Затенение полей формы (Рис. 5.5). Если она нажата, поля формы отображаются в виде затененных прямоугольников. При редактировании формы удобно, чтобы все поля были выделены.
Защита электронной формы
Зашита электронной формы – это последний этап ее разработки. К этому моменту уже создана структура и расставлены поля формы. Однако их нельзя использовать до тех пор, пока документ не будет защищен. Зашита формы делает доступными команды перемещения между полями, а также отключает все команды, с помощью которых могут быть изменены постоянные части формы. Наиболее простым способом установить или снять защиту является использование кнопки Защита формы на панели инструментов Формы (Рис. 5.5). Если кнопка нажата - форма защищена, в противном случае нет. Более широкие возможности для защиты формы предоставляет использование команд меню. В этом случае: Выберите команду Сервис, Установить защиту. Появится диалоговое окно Защита документа (Рис. 5.6). В группе Запретить любые изменения, кроме выберите переключатель ввода данных в поля форм. Если пароль не нужен - нажмите кнопку Ок, в противном случае введите пароль в поле Пароль. Нажмите кнопку Ок. Появится диалоговое окно Подтверждение пароля. Введите еще раз пароль для подтверждения. Нажмите кнопку Ок. Нажмите кнопку Ок, чтобы вернуться в документ.
Рис. 5.6 Диалоговое окно Защита документа
С этого момента доступ к редактированию формы будет иметь только узкий круг лиц, знающих пароль. Чтобы снять защиту документа, который защищен паролем: Выберите команду Сервис, Снять защиту или нажмите кнопку Защита формы на панели инструментов Формы. В диалоговое окно Снятие защиты введите пароль и нажмите кнопку Ок. Если пароль верный, то защита будет снята. В противном случае будет выведено сообщение об ошибке, а документ останется защищенным. Если документ состоит хотя бы из двух разделов, тогда в диалоговом окне Защита документа станет доступной кнопка Разделы (Рис. 5.6), позволяющая устанавливать и снимать защиту отдельных разделов независимо друг от друга. В этом случае также возможно использование пароля.
Изменение параметров полей электронной формы
Простота и удобство работы с электронными формами обеспечиваются большой гибкостью настройки параметров полей форм. Каждое поле может быть снабжено значением, принимаемым по умолчанию, иметь справочные сообщения и сопровождаться макросами, запускаемые при входе или выходе из выбранного поля. К полям формы можно применять большую часть средств форматирования. Настройку параметров полей формы можно изменить в любой момент, сняв перед этим защиту шаблона формы. Чтобы изменить параметры любого поля формы: Снимите защиту шаблона формы. Дважды щелкните по настраиваемому полю или выделите поле формы и нажмите кнопку Параметры поля формы на панели инструментов Формы (Рис. 5.5). Появится диалоговое окно с параметрами поля формы. Установите нужные параметры и нажмите кнопку Ок.
Изменение параметров полей типа флажок
Поля типа флажок, также как и поля других типов, допускают следующие виды настройки: установка значения по умолчанию, добавление макросов и текста справки, переименование закладки поля и отключение поля. Чтобы настроить поле-флажок: Выделите поле-флажок. На панели инструментов Формы нажмите кнопку Свойства поля. Появится диалоговое окно Параметры флажка (Рис. 5.7). В группе Размер флажка выберите переключатель авто, чтобы установить размер флажка, равным размеру окружающего текста. Выберите переключатель точно, чтобы задать точный размер флажка. При этом в качестве единицы измерения по умолчанию используется пункт. При использовании других единиц их надо указывать явно.
Рис. 5.7 Диалоговое окно Параметры флажка
В группе Состояние по умолчанию выберите один из переключателей - снят или установлен - чтобы задать состояние флажка по умолчанию. Нажмите кнопку Ок.
Изменение параметров полей со списками
Раскрывающийся список может содержать до двадцати пяти значений, из которых пользователь выбирает наиболее подходящее для заполнения формы. Поля со списками допускают все стандартные типы настроек. Поле формы со списком лучше всего настраивать сразу при вставке, поскольку в начальный момент список пуст, и поле со списком невозможно заполнить. Чтобы настроить поле со списком: Выделите поле со списком. На панели инструментов Формы (Рис. 5.5) нажмите кнопку Свойства поля. Появится диалоговое окно Параметры поля со списком (Рис. 5.8).
Рис. 5.8 Диалоговое окно Параметры поля со списком
Настройте поле со списком. Используя для ввода названий элементов раскрывающегося списка поле Элемент списка. Нажатия кнопки Добавить приведет к добавлению элемента к уже имеющимся в поле Список. Порядок следования выделенного элемента раскрывающегося списка можно изменить, путем нажатия кнопки соответствующей кнопки Порядок. Нажмите кнопку Ок.
Изменение параметров текстовых полей
Настройка текстовых полей включает настройку значительно большего количество параметров, чем у всех остальных типов полей. Чтобы настроить текстовое поле: Выделите текстовое поле. На панели инструментов Формы (Рис. 5.5) нажмите кнопку Свойства поля. Появится диалоговое окно Параметры текстового поля (Рис. 5.9). Настройте текстовое поле, задав значения требуемых параметров. Поле Тип позволяет выбрать один из шести доступных типов для текстовых полей формы: Обычный текст, Число, Дата, Текущая дата, Текущее время, Вычисление. Поле Текст по умолчанию позволяет задать текст, который будет появляться по умолчанию в поле перед его заполнением. Установить максимальное число символов в поле можно с помощью счетчика поля Максимальная длина. Поле Формат текста позволяет выбрать различные типы текстовых, числовых форматов и форматов даты/времени. Нажмите кнопку Ок.
Рис. 5.9 Диалоговое окно Параметры тестового поля
Общие параметры настройки полей формы
Параметры, описанные в этом разделе, являются общими для всех типов полей форм. Используемые для изменения этих параметров экранные элементы находятся в диалоговых окнах свойств соответствующих типов полей.
Добавление справочных сведений
Наличие справочных сведений помогает пользователю и упрощает процесс заполнения полей формы. При выделении поля справочная информация может появиться в строке состояния или, если это предусмотрено, по нажатию клавиши <F1> - в специальном диалоговом окне. Чтобы добавить справочную информацию к полю формы: Выделите текстовое поле. На панели инструментов Формы (Рис. 5.5) нажмите кнопку Свойства поля. Появится диалоговое окно со свойствами конкретного поля формы. Нажмите кнопку Текст справки. Появится диалоговое окно Текст справки для поля. Раскройте вкладку Строка состояния, чтобы добавить справочное сообщение, которое будет отображаться в строке состояния, когда точка вставки находится в этом поле формы. Раскройте вкладку Клавиша F1, чтобы добавить справочное сообщение, которое будет отображаться в специальном диалоговом окне, появляющемся при нажатии клавиши <F1>, если точка вставки находится в этом поле формы (рис. 3.10). Выберите переключатель Текст справки и введите текст сообщения или выберите параметр Элемент автотекста и выделите элемент Автотекста в раскрывающемся списке. Нажмите кнопку Ок.
Отключение полей формы
В большинстве форм заполняются все поля. Однако встречается необходимость отключить какое-либо поле, т.е. сделать его недоступным для заполнения. Чтобы отключить поле формы: Снимите защиту формы, если она защищена. Выделите поле, которое требуется отключить. На панели инструментов Формы (Рис. 5.5) нажмите кнопку Свойства поля. Появится диалоговое окно со свойствами конкретного поля формы. В группе Параметры поля, снимите флажок разрешить изменение для текстового поля, флажка или поля со списком, соответственно. Нажмите кнопку Ок.
Рис. 5.10 Диалоговое окно Текст справки для поля формы
Изменение названий полей
Чтобы можно было отличать поля формы друг от друга в процессе создания, каждому полю присваивается специальное имя, называемое закладкой. Результатом автоматической нумерации могут быть следующие названия полей: "ТекстовоеПоле1", "ФлажокЗ" и т.д. Во многих случаях в названии поля удобнее как-либо комментировать его содержимое, например, "Имя клиента", "Расчетный счет" и т.д. Чтобы переименовать поле формы: Снимите защиту формы, если она защищена. Выделите поле, которое требуется отключить. На панели инструментов Формы (Рис. 5.5) нажмите кнопку Свойства поля. Появится диалоговое окно со свойствами конкретного поля формы. В группе Параметры поля измените имя закладки в поле закладка. Нажмите кнопку Ок.
Автоматизация работы с формой
При входе и выходе из поля формы возможен автоматический запуск макросов, которые могут выполнять некоторые действия на основании информации, введенной в поле. Это может быть автоматическое заполнение отдельных полей или изменение структуры формы в зависимости от заполнения определенных полей. Например, если пользователь установил флажок "Состоит в браке", то вызываемый при выходе макрос может активизировать связанные поля, такие как "Имя супруга". Макросы, используемые в форме, могут содержаться в шаблоне Обычный (Normal) или в шаблоне формы. Если форма используется на других компьютерах, не содержащих требуемых макросов в шаблоне Обычный (Normal), то их автоматического запуска не произойдет. В таких случаях необходимо сохранять макросы в шаблоне формы. Для назначения макросов полям формы: Откройте шаблон, в котором находится нужная электронная форма. Снимите защиту с формы, нажав кнопку Защита формы на панели инструментов Формы (Рис. 5.5). Создайте или скопируйте требуемые макросы и сохраните их в шаблоне формы. Выделите поле формы. На панели инструментов Формы нажмите кнопку Свойства поля. Появится диалоговое окно со свойствами конкретного поля формы. В раскрывающемся списке при входе группы Выполнить макрос выделите макрос, который должен выполняться при входе в поле формы. В раскрывающемся списке при выходе выделите макрос, который должен выполняться при выходе из поля формы. Нажмите кнопку Ок.
Построение форм с диалоговыми окнами
Для организации формы с заполняемыми диалоговыми окнами в шаблон формы должен быть добавлены специальные поля ASK и FILLIN. В дальнейшем введенная информация может многократно использоваться в различных частях формы. Поле FILLIN помещается в то место формы, где предполагается разместить данные, вводимые по запросу. Если введенные данные необходимо разместить в нескольких местах документа, следует использовать поле ASK. Поле ASK предназначено для ввода данных и присваивает закладку введенным данным, однако его значение на экране не отображается. При этом закладку можно использовать в нескольких местах формы и вводить ее в другие поля. Для вставки текста, помеченного указанной закладкой, используется поле REF. Поля ASK и FILLIN имеют следующий формат: {ASK Закладка "Приглашение" [Ключи ]} {FILLIN ["Приглашение"] [Ключи ]} Для обоих полей параметр "приглашение" - это текст, который выводится в диалоговом окне. Приглашение выводится при каждом обновлении этих полей. Введенные данные остаются присвоенными закладке, указанной в поле ASK, до тех пор, пока не будут введены новые. Примеры использования полей FILLIN и ASK: {FILLIN "Введите наименование:"} {ASK Клиент "Введите наименование:"} Поле REF имеет следующий формат: {[REF] Закладка [Ключи ]} Оно предназначено для вставки текста, помеченного указанной закладкой. Закладка должна быть определена в активном документе. Кроме того, можно использовать краткую форму поля REF, представляющую собой просто имя закладки. Пример использования поля REF совместно с полем ASK: {ASK Цена "Введите цену"} {REF Цена} Создание формы с использованием попей ASK и FILLIN включает следующие этапы: Создайте новый шаблон формы. Поместите курсор в то место документа, куда следует вставить первое поле. Выберите команду Вставка, Поле. Откроется диалоговое окно Поле (Рис. 5.11).
Рис. 5.11 Диалоговое окно Поле
Из списка Категории выберите пункт Слияние. В списке Поля выберите элемент ASK или FILLIN. Для полей FILLIN в поле ввода Код поля введите текст приглашения. Для полей ASK в поле Код поля введите имя закладки, которой следует присвоить введенное пользователем значение, а затем текст приглашения. Для добавления ключей к коду поля нажмите кнопку Параметры. Нажмите кнопку Ок. После вставки поля появится диалоговое окно для ввода данных. Нажмите кнопку Отмена. Повторите шаги 3-6 для вставки всех требуемых полей. Разместите в документе одно или несколько полей REF, ссылающихся на указанную закладку. Сохраните шаблон формы. При имеющемся шаблоне формы с заполняемыми диалоговыми окнами его использование не составляет труда: Создайте новый документ на основе шаблона формы с заполняемыми диалоговыми окнами. Для перемещения между полями формы используйте клавиши <F11> и <Shift>+<F11>. Для обновления выделенного поля нажмите клавишу <F9>. Введите данные в диалоговое окно ввода и нажмите кнопку Ок. Повторяйте шаги 2-4 до заполнения формы. Чтобы ускорить процесс заполнения формы, выделите форму целиком с помощью команды Правка, Выделить все и нажмите клавишу <F9>. При этом все диалоговые окна ввода формы будут выводиться последовательно одно за другим.
Печать формы
В зависимости от стоящей задачи форму можно напечатать одним из трех способов: Напечатать только неизменяемые элементы, получив тем самым бланк формы. Для чего создайте новый документ на основе шаблона формы, и распечатайте его, не заполняя форму. Целиком, включая неизменяемые элементы и введенные данные. Заполните форму или откройте уже заполненную форму. Выполните команду Файл, Печать. Напечатать только данные в полях формы. Печать только введенных данных применяется только в том случае, если имеются заранее подготовленные бланки формы. При этом бланки должны быть созданы с помощью того же шаблона, который использовался для заполнения формы. Чтобы напечатать только введенные данные формы: Выберите команду Сервис, Параметры. При этом откроется диалоговое окно Параметры. Выберите вкладку Печать. В группе Для текущего документа установите флажок печатать только данные форм. Нажмите кнопку Ок. Выберите команду Файл, Печать и установите требуемые параметры печати. Нажмите кнопку Ок.
Составные документы
Составные документы – это однотиповые документы, рассылаемые различным адресатам. Для их создания, предназначена команда Слияние меню Сервис. Работа этой функции похожа на работу мастера, где Вы последовательно проходите три шага: выбор готового или создание нового основного документа; выбор готового или создание нового источника данных; выполнение функции слияния. Основной документ содержит статическую, неизменяемую информацию, т.е. текст и рисунки, которые должны быть одинаковыми в каждой версии конечного документа, почтовой наклейке или каталоге, например, обратный адрес и постоянный текст документа. Источник данных содержит разную для разных экземпляров документа информацию, которым может быть существующая электронная таблица, база данных, текстовый файл или таблица Word, которая была создана путем слияния. Оба документа – и основной, и источник – имеют Поля слияния, которые служат для обозначения места размещения данных вводимых в основной документ из источника данных слияния. Например, в поле слияния «Город» можно поместить значение «Париж», т.е. поля слияния в источнике идентифицируют каждый фрагмент изменяющейся информации (в основном документе они определяют место, на котором позже появится эта информация). Не существует определенных правил, какой документ следует создавать первым. Источник данных содержит изменяющуюся информацию и вы можете испытать определенные сложности, создавая его первым, поскольку нужно определить, какая информация необходима, не имея основного документа. В основном, для слияния вначале создается основной документ, особенно если вы создаете документ на бланке. При создании основного документа для документа на бланке удобнее сначала набрать документ, вставляя в него пробелы на те места, где позже будет располагаться изменяющаяся информация. Эта техника поможет вам определить, какие данные следует включить в источник. Позже, после того как источник данных уже создан, вы сможете заменить пробелы на поля слияния, представляющие данные, сохраненные в документе-источнике. При слиянии источника данных и основного документа, каждая строка (или запись) источника данных порождает отдельный документ на бланке, почтовую наклейку, конверт или элемент каталога. Такие составные документы можно напечатать или разослать по адресам электронной почты или отправить по номерам факсов. Кроме того, составные документы могут быть объединены в новом документе для последующего просмотра и печати.
Создание основного документа слияния
Основной документ содержит стандартизированную информацию, которая не меняется после слияния. Он включает в себя поля слияния, которые определяют, куда следует вставить информацию из документа-источника. Существует четыре типа основного документа: документ на бланке наклейки конверты каталог Самая простая и универсальная разновидность основного документа – документ на бланке. Все остальные типы документов являются частными случаями документа на бланке. В результате слияния такого документа с источником данных получается набор документов, имеющих некий общий текст, в который вставлены данные из разных записей источника. Конверты в Word – это документ, имеющий специальный размер страницы и специальным образом отформатированный текст. В конвертах отведены места для прямого и обратного адреса, а также для марки. Наклейки отличаются от конвертов тем, что на одной странице размещаются сразу несколько наклеек. В Word встроено большое количество форматов конвертов и почтовых наклеек. Документ - каталог очень похож на документ на бланке. Он отличается тем, что в результате слияния основного документа с источником данных получается не набор однотипных документов, а один документ, объединяющий в себе данные из всех записей источника, результирующий документ представляет собой последовательность копий основного документа, в которые подставлены данные из разных записей источника. Для того чтобы создать основной документ: В меню Сервис выберите команду Слияние. Появится диалоговое окно Слияние (Рис. 5.12) и панель инструментов Слияние (Рис. 5.13). Щелкните на кнопке Создать для того, чтобы выбрать тип создаваемого основного документа: Документы на бланке, Наклейки, Конверты или Каталог. Word позволяет вам выбрать между созданием основного документа в текущем (активном) окне или в окне нового документа. Если активное окно содержит пустой документ, щелкните на кнопке Активное окно. В противоположном случае щелкните на кнопке Создать основной документ. После того как вы сделаете свой выбор, Word добавит новую кнопку Правка в диалоговое окно Слияние. Щелкните на кнопке Правка (Рис. 5.12), и в раскрывающемся списке доступных основных документов выберите необходимый. Наберите основной документ. На этом этапе вы можете сохранить основной документ - щелкните на кнопке Сохранить и сохраните документ точно так же, как вы сохраняете обычные документы. Если вам необходимо прекратить работу, чтобы вернуться к ней позже, вы сможете открыть основной документ позже.
Работа с источниками данных
Документ-источник данных содержит поля слияния и непостоянную информацию для слияния. В процессе слияния Word прикрепляет документ-источник к основному документу; при этом два документа имеют возможность обмена данными полей слияния. При создании документа-источника в Word вы создаете таблицу, верхняя строка которой содержит поля слияния.
Рис. 5.12 Диалоговое окно Слияние
Рис. 5.13 Панель инструментов Слияние
Помните, что вы можете использовать множество различных источников данных для того, чтобы заполнить этот документ. Таблица Word Адресная книга Microsoft Exchange, Outlook Базы данных Microsoft Access Книги Microsoft Excel Другая база данных Для того чтобы присоединить документ - источник, сначала убедитесь в том, что вы просматриваете основной документ. Затем откройте диалоговое окно Слияние, если оно еще не открыто. Щелкните на кнопке Получить данные (Рис. 5.12) и выберите пункт Открыть источник данных или Использовать адресную книгу. Если вы выбрали пункт Открыть источник данных, откройте документ любого из вышеперечисленных типов, если же вы выбрали пункт Использовать адресную книгу, то увидите диалоговое окно Выбор адресной книги, где можно выбрать адресную книгу, которую вы хотите присоединить.
Выбор полей источника данных
Источник данных, созданный средствами Word, представляет собой документ Word, содержащий таблицу с данными. Такой источник можно создать прямо из окна Слияние. В дальнейшем его можно изменять как обычный документ, просто внеся новые данные в ячейки таблицы. Выполните следующие действия для того, чтобы включить в источник необходимые поля слияния. Вызовите на экране диалогового окна Слияние (Рис. 5.12). Щелкните на кнопке Получить данные. Выберите пункт Создать источник данных. На экране появится диалоговое окно Создание источника данных (Рис. 5.14). В списке Поля в строке заголовка отображаются все поля слияния, по умолчанию включаемые в документ. Обратите внимание, что имена полей слияния отражают тип содержащихся в них данных. Для того чтобы удалить поле слияния, выделите его с помощью мыши и щелкните на кнопке Удалить поле. Удаленное поле всегда можно заново вставить в документ, либо добавить новое. Для этого введите его имя в Поле и щелкните на кнопке Добавить поле.
Рис. 5.14 Диалоговое окно Создание источника данных
Для реорганизации списка полей слияния выделите поле, которое вы желаете передвинуть на другое место, и щелкните на кнопке, группы Порядок, с направленной вверх или вниз стрелкой. После того как вы закончите определять поля слияния, щелкните на кнопке Ок. Появится диалоговое окно Сохранение документа. Сохраните документ. Он будет автоматически подключен к основному документу как источник данных. Вы увидите диалоговое окно, в котором вы сможете выбрать правку основного документа или источника данных – выберите Правка источника данных. Появится диалоговое окно Форма данных (Рис. 5.15), в котором можно задать и/или изменить содержимое источника данных.
Рис. 5.15 Диалоговое окно Форма данных
Введите данные в каждое поле данных. Для перехода к следующему полю используйте клавишу <Tab>. Если вы не хотите заполнять какую-либо графу, пропустите ее, не включая в нее пробелов. Для перехода к следующей записи после ввода последнего поля данных нажмите клавишу <Enter> или щелкните по кнопке Добавить. Для удаления всей записи используйте кнопку Удалить. После ввода всех записей нажмите кнопку Ок.
Создание независимого заголовка для источника данных
Предположим, вы используете в качестве источника некий внешний докум |
|
