3.8. деловая беседа.

хххххххххххххххххххххххххххххх

3.8.2.Формы деловых встреч.

- Деловые встречи можно условно

разделить на беседы и переговоры.

- Беседы предполагают только обмен

взглядами, точками зрения, мнениями.

Например, в ходе беседы стороны могут

договориться о сотрудничестве и наметить

последующие шаги.

- Переговоры призваны найти решение

проблемы, представляющий взаимный

интерес

ххххххххххх

.

Отличие деловой от

дружеской беседы.

Деловая беседа.

1. Содержание (тема),

время посещения, место

встречи строго

регламентированы

(партнеры знают о предмете

беседы).

2. Деловые собеседники до

встречи могут никогда не

знать друг друга (это и не

нужно для официального

общения): вместо знания

личности собеседника они

обходятся знанием его

социальной роли.

3. Деловое (ролевое)

Дружеская беседа.

1. Ничем не

регламентирована, друзья

знакомые могут

разговаривать на любые

темы, по времени сколько

угодно долго, в любом месте

(во дворе, комнате одного из

приятелей, в автобусе и пр.)

2. Каждый из собеседников

хорошо знает другого

(имеет образ своего

собеседника), может

опираться на свое знание

личности говорящего,

предвидеть его ответ на свое

высказывание, представляет

123

общение не обходится без

личностных моментов. Кто-

то из собеседников может

быть сухим и

официальным, кто-то

дружелюбным и

приветливым, но всегда

вежливым.

себе круг его интересов, его

отношение к тем или иным

лицам, мыслям.

3. Могут проявлять как

тактичность, так и

бестактность, быть

вежливыми или

невежливыми.

хххххххххххххххххххххххххххххххххххххххх

Содержание понятия

«деловая беседа».

- это основная форма делового общения,

- это и деловой разговор заинтересованных лиц,

- это и устный контакт между партнерами,

связанными деловыми отношениями,

- это и форма установления деловых отношений,

разрешения деловых проблем или выработки

конструктивного подхода к их решению,

- это и форма убеждения партнера принять

конкретные предложения,

- это и способ решения конфликта или спорной

ситуации и т.д.

- хх ххххххххххххххххххххххххххх

Важнейшие функции

деловой беседы.

- взаимное общение сотрудников из одной деловой

сферы;

- совместный поиск, выдвижение и оперативная

разработка рабочих идей и замыслов

- поддержание деловых контактов;

- контроль и координирование уже начатых деловых

мероприятий

-стимулирование деловой активности

ххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххх

3.8.3. Две ошибки в подготовке к

беседе

Как правило, беседы и переговоры заранее

планируются. В процессе подготовки переговоров и

бесед необходимо избегать двух крайностей.

Одна крайность – не готовиться к переговорам

вообще, полагаться на импровизацию, поиск решения

в процессе переговоров.

Другая крайность состоит в пунктуальном

продумывании всех этапов будущей встречи, учете

мельчайших деталей, вплоть до ремарок и пауз.

Обе крайности ущербны. В первом случае

инициатива может полностью перейти к партнеру.

Переговоры без подготовки могут у вашего партнера

124

зародить мысль о вашей некомпетентности в

обсуждаемом вопросе. Излишняя детализация может

сковывать одного из участников переговоров,

малейшее отступление от ранее намеченной схемы

будет приводить к растерянности и неуверенности.

Более целесообразно выявить основные, ключевые

моменты встречи, определить линии поведения

.

.

ххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххх

3.6.4. Основные

этапы деловой беседы

1.Подготовка к деловой беседе.

2.Сама беседа с ее основными этапами:

- начало беседы;

- информирование партнеров;

- аргументирование выдвигаемых положений;

- принятие решения;

- завершение беседы.

3. Анализ итогов беседы.

3.8.5. Программа подготовки к

деловой беседе включает в

себя:

− анализ проблемы и диагноз ситуации;

- сбор и систематизация материалов для деловой

беседы;

- анализ собранного материала с целью

определения взаимосвязи фактов, сделать

выводы, подобрав необходимую аргументацию;

- формирование целей, задач и позиций при

деловом общении;

- подготовку предложений и аргументов в их

пользу;

- составление и обоснование проектов,

необходимых для принятия этих предложений;

- строгое соблюдение делового этикета при

формулировке приглашения на беседу;

- составление самого плана ведения беседы, где

определяется стратегия и тактика ведения беседы,

продумывание возможности неожиданностей,

которые могут снизить эффективность деловой

беседы;

- редактирование текста, его окончательная

доработка.

- выбор наиболее удачного момента для

проведения беседы;

20 вопросов для самоанализа «Перед деловой беседой»

1. Четко ли вы представляете свои цели в виде желаемого результата? (Что вы хотите

иметь в конце беседы?)

2. Как можно будет оценить этот результат? (Как вы узнаете, достигли ли вы

желаемого или нет?)

3. Каковы ваши предположения о целях собеседника?

125

4. Какие средства вы имеете для достижения поставленных целей?

5. Какая позиция по отношению к партнеру оптимальна для достижения

поставленной цели?

6. Как вы донесете до партнера свою позицию?

7. Как вы узнаете его установки, позицию и убеждения?

8. С какими барьерами вы столкнетесь?

9. Как подстраховать себя и снизить вероятность этих барьеров?

10. Как снять противоречия, если они будут?

11. Как настроить себя на терпимость к человеку, если он неприятен, и учесть

естественные различия в восприятии и оценке будущей работы?

12. Какие применять способы воздействия на партнера?

13. Какую аргументацию при этом использовать?

14. Как вести себя, если возникнут конфронтация, манипуляция и будут использованы

нечестные приемы со стороны партнера?

15. Как облегчить согласование мнений с партнером?

16. Насколько скрывать свои позиции?

17. Как управлять атмосферой разговора?

18. Как управлять собой, если партнер вызывает раздражение?

19. Каковы интересы партнера и как их понять?

20. Чего ни в коем случае нельзя допускать в беседе?

Хххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххх

3.8.6 Основные этические и

психологические правила ведения делового

разговора.

− строго соблюдать нормы речевого

этикета:

− уважительное отношение к собеседнику

− использование общекультурных норм

общения

− в корректной форме выразить

одобрение, комплимент, несогласие или

сформулировать соболезнования и

утешения

− в деловой обстановке не желательно

обращение к собеседнику на «ты»

− весьма полезно обращаться к

собеседнику по имени и отчеству (если

неизвестно полное имя собеседника, к

нему можно обратиться по фамилии с

добавлением слова «господин»)

− во время беседы нужно постоянно

обращаться к собеседнику с вопросами,

учитывая, что личное внимание в

деловых отношениях имеет очень

большое значение

− следует постоянно помнить о

временных рамках беседы

− лаконичность – одно из основных

требований к деловому разговору

− аргументы следует излагать как можно

нагляднее и убедительно, что поможет

упрочить ваши позиции

− идя на контакт с собеседником, важно

акцентировать внимание на его идеях

126

− желательно раскрепощать собеседника,

вести себя честно и конструктивно, но

не прятаться под маской, которая

быстро перестанет что-то скрывать

− постоянно помнить о «Вы - подходе» -

это умение говорящего поставить себя

на место собеседника, чтобы лучше его

понять

хххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххх

3.8.7.

Технические особенности при проведении

деловых бесед.

- на обсуждение одного вопроса должно

планироваться не более 20-30 минут

- наилучшим местом для проведения

беседы является специально

оборудованное помещение с круглым

столом, настенными часами, без

телефона и селектора

- если беседа проходит в кабинете,

руководителю необходимо отложить

телефоны, селектор

- помещение должно иметь хорошую

вентиляцию и комфортную

температуру

- о повестке дня обсуждаемых вопросов

лучше информировать приглашенных

письменно

- в повестке дня следует указывать

время начала и окончания беседы,

место ее проведения, четкую

формулировку всех рассматриваемых

вопросов, фамилии докладчиков,

содокладчиков, а также указать, где

можно познакомится с информацией

по каждому вопросу

- за столом сидите прямо, не рисуйте

машинально, не играйте ручками

- не справляйтесь о прохладительных

напитках, но если вам их предложат,

не отказывайтесь

- будьте аккуратны, берегите стол,

документы свои и окружающих

- если вам нужно выйти негромко

извинитесь, вернитесь таким же

образом

- следите за правильным употреблением

слов, их произношением, ударением

- старайтесь избавиться от слов-

паразитов

- избегайте заносчивого,

самонадеянного тона в разговоре,

127

выступлении

Особая роль первой фазы беседы, ее начала.

- это своеобразный мостик между нами

и собеседником

- это своего рода процесс настройки

инструментов перед концертом

первая фраза создает внутреннее

отношение собеседника к нам и к беседе

ххххххххххххххххххххххххххххххххххххххх

3.8.8.

Практикой

выработан ряд

«правильных

дебютов» в начале

беседы.

1) метод снятия напряженности:

- несколько высказанных теплых слов

- шутка, которая вызовет улыбку у присутствующих

2) метод «зацепки» - краткое изложение ситуации или

проблемы, увязав ее с содержанием беседы

В качестве «зацепки» используют:

- какое-то небольшое событие

- сравнение

- личное впечатление

- анекдотический случай

- необычный вопрос

3) метод прямого подхода – непосредственный переход к

делу без какого то ни было вступления

(О «технологии» и этике информирования партнеров, аргументировании и принятии

решения будет сказано в разделе «Деловые переговоры».)

ххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххх

3.8.9. Запрещенные приемы

во время деловой беседы.

Ни в коем случае нельзя:

􀂃 Перебивать речь партнера

􀂃 Негативно оценивать его личность

􀂃 Подчеркивать разницу между собой и партнером

􀂃 Резко убыстрять темп беседы

􀂃 Избегать пространственной близости и не

глядеть на партнера

􀂃 Пытаться обсуждать вопрос рационально, не

обращая внимания на то, что партнер возбужден

􀂃 Не понимать или не желать понять его

психическое состояние

хххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххх

На этапе завершения беседы

необходимо

- достижение поставленной цели

- обеспечение благоприятной атмосферы

- стимулирование собеседников к выполнению

намеченных действий

- возможность поддержания в дальнейшем

128

контактов с собеседниками

- составление решения с четко выраженным

основным выводом

:

3.8.10. После окончания

беседы.

- собрать все бумаги, а мусор выбросить в корзину

- уходя поблагодарить председателя

- если вы представляете другую компанию, при

прощании обменяйтесь рукопожатием

- дома восстановите и отредактируйте записи беседы

(там должны быть ф.и.о. присутствующих, дата беседы,

продолжительность, записаны основные ее моменты,

обсуждаемые вопросы, цель беседы и т.п.)

- внимательно и критически проанализировать все

элементы и итоги беседы, выявить свои недоработки,

ошибки, постараться их записать, с тем, чтобы в

будущем их не допускать

Вопросы для самопроверки знаний

3.8.1. Вспомните названия основных форм делового общения. Их в настоящем

издании названо: 5,8,10.

Выделите правильное количество.

3.8.2. Ограничиваются ли деловые встречи беседами и переговорами?

Да. Нет.

3.8.3. Из перечисленных ниже, какие две ошибки часто допускаются в

процессе подготовки переговоров и бесед:

- не готовность к встрече

- строгое соблюдение ранее намеченных планов проведения диалога

- стремится придать беседе дружеский характер

- партнеры не знают предмет предстоящей беседы

3.8.4. На сколько этапов принято делить ход деловой беседы:

3, 5, 7, 8

Оставить верное число.

3.8.5. В процессе подготовки деловой беседы необходимо:

- наметить круг вопросов, которые желаете обсудить,

- подготовить документы, которые вы собираетесь предоставить партнеру в процессе

бесед (например, материалы о работе вашего предприятия), аргументы в пользу

сотрудничества с вашей организацией. Часть информации может быть сообщена в

устной форме, другая часть передана в письменном виде (памятные записки,

рекламные проспекты и т.д.)

- анализ проблемы и диагноз ситуации;

- сбор и систематизация материалов для деловой беседы;

- анализ собранного материала с целью определения взаимосвязи фактов, сделать

выводы, подобрав необходимую аргументацию;

- формирование целей, задач и позиций при деловом общении;

- подготовку предложений и аргументов в их пользу;

- составление и обоснование проектов, необходимых для принятия этих предложений;

- выбор наиболее удачного момента для проведения беседы;

129

- строгое соблюдение делового этикета при формулировке приглашения на беседу;

- составление самого плана ведения беседы, где определяется стратегия и тактика

ведения беседы, продумывание возможности неожиданностей, которые могут

снизить эффективность деловой беседы;

- редактирование текста, его окончательная доработка

- сформулировать вопросы, которые надо задать партнеру,

- надо выделить время для вопросов партнера и его сообщений

Исключите два положения, о которых не говорилось выше в «Программе подготовке к

деловой беседе»

3.8.6. Приемлемы ли «Основные этические и психологические правила делового

разговора» к деловым переговорам?

Да. Нет. Иногда.

3.8.7. Можно ли к названным выше «Техническим особенностям проведения

деловых бесед» добавить, что деловая беседа предусматривает:

􀂃 угощение партнеров,

􀂃 обмен сувенирами, визитками

􀂃 рукопожатие, целование

Да. Нет.

3.8.8. Можно ли дать преимущество одному из трех названных ниже приемов начала

беседы:

- метод снятия напряженности

- метод «зацепки»

- метод прямого подхода

Да. Нет.

3.8.9. Из приведенного ниже перечня исключить запрещенные приемы во время

деловой беседы:

Ни в коем случае не следует:

-перебивать партнера;

-негативно оценивать его личность;

-подчеркивать разницу между собой и партнером;

-резко убыстрять темп беседы

-избегать пространственной близости и не глядеть на партнера

-пытаться обсуждать вопрос рационально, не обращая внимания на то, что партнер

возбужден

-не понимать или не желать понять его психическое состояние

-улыбаться

-говорить комплименты

-сопереживать за партнера

-смотреть ему в глаза

-обращаться по имени

-смеяться

-предлагать чай, кофе

3.8.10. Стоит ли после удачно проведенной беседы проводить ее разбор (анализ)?

Да. Нет.

Тест Умеете ли быть хорошим собеседником

Отметьте ситуации, которые вызывают у вас неудовлетворение или досаду и раздражение при

беседе с любым человеком будь то ваш товарищ, сослуживец, непосредственный начальник,

руководитель или просто случайный собеседник.

Варианты ситуаций

130

Ситуации, вызывающие досаду и раздражение

1. Собеседник не дает мне шанса высказаться, у меня есть что сказать, но нет возможности

вставить слово.

2. Собеседник постоянно прерывает меня во время беседы.

3. Собеседник никогда не смотрит в лицо во время разговора, и я не уверен, слушают ли меня.

4. Разговор с таким партнером часто вызывает чувство пустой траты времени.

5. Собеседник постоянно суетится: карандаш и бумага его занимают больше, чем мои слова.

6. Собеседник никогда не улыбается. У меня возникает чувство неловкости и тревоги.

7. Собеседник всегда отвлекает меня вопросами и комментариями.

8. Что бы я ни высказал, собеседник всегда охлаждает мой пыл.

9. Собеседник всегда старается опровергнуть меня.

10. Собеседник искажает смысл моих слов и вкладывает в них другое содержание.

11. Когда я задаю вопрос, собеседник заставляет меня защищаться.

12. Иногда собеседник переспрашивает меня, делая вид, что не расслышал.

13. Собеседник, не дослушав до конца, перебивает меня лишь затем, чтобы согласиться.

14. Собеседник при разговоре сосредоточенно занимается посторонним: играет сигаретой,

протирает стекла очков и т. д., и я твердо уверен, что он при этом невнимателен.

15. Собеседник делает выводы за меня.

16.Собеседник всегда пытается вставить слово в мое повествование.

17. Собеседник смотрит на меня очень внимательно, не мигая.

18. Собеседник смотрит на меня, как бы оценивая. Это беспокоит.

19. Когда я предлагаю что-нибудь новое, собеседник говорит, что он думает так же.

20. Собеседник переигрывает, показывая, что интересуется беседой, слишком часто кивает

головой, ахает и поддакивает.

21. Когда я говорю о серьезном, собеседник вставляет смешные истории, шуточки,

анекдоты.

22. Собеседник часто глядит на часы во время разговора.

23. Когда я вхожу в кабинет, он бросает все дела и все внимание обращает на меня.

24. Собеседник ведет себя так, будто я мешаю ему делать что-нибудь важное.

25. Собеседник требует, чтобы все согласились с ним. Любое его высказывание завершается

вопросом: «Вы тоже так думаете?» или «Вы не согласны?».

КЛЮЧ К ТЕСТОВОМУ ЗАДАНИЮ

Подведем итоги. Итак, процент ситуаций, вызывающих у вас досаду, раздражение,

составляет:

70-100\%. Вы плохой собеседник. Вам необходимо работать над собой и учиться слушать.

40-70\%. Вам присущи некоторые недостатки. Вы критически относитесь к высказываниям,

вам еще недостает некоторых достоинств хорошего собеседника: избегайте поспешных выво-

дов, не заостряйте внимания на манере говорить, не притворяйтесь, ищите скрытый смысл

сказанного, не монополизируйте разговор.

10-40\%. Вы хороший собеседник, но иногда отказываете партнеру в полном внимании.

Повторяйте вежливо его высказывания, дайте ему время раскрыть свою мысль полностью,

приспосабливайте свой темп мышления к его речи и можете быть уверены, что общаться с

вами будет еще приятнее.

0-10\%. Вы отличный собеседник. Вы умеете слушать, ваш стиль общения может стать

примером для окружающих.

Тест Определение причин трудностей в отношениях с окружающими

Ответы «да» или «нет»

1. Считаете ли вы себя бесспорно более компетентным, чем ваши коллеги и руководители?

Намекаете ли вы им на это?

2. Стремитесь ли вы, критикуя, образумить ошибающихся или «отхлестать» их чтобы «впредь

не повадно было»?

3. Нуждаетесь ли вы в полном контроле за всем происходящим в вашей организации?

4. Потребуете ли вы, чтобы почти все мероприятия получили вашу «визу»?

5. Не слишком ли длительны ваши выступления на совещаниях?

131

6. Присуща ли вам привычка безоглядно атаковать противников, чтобы оспорить их

аргументы?

7. Испытываете ли вы потребность спорить? Быстро ли вы скатываетесь к спору в любой

дискуссии?

8. Избегают ли окружающие обсуждать с вами свои замыслы?

9. А если обсуждают, — не ведут ли они разговор с самого начала в оборонительном или

атакующем ключе?

10. Очень ли важны для вас внешние символы высокого положения и власти?

11. Уходите ли вы от ответственности в случае неудачи любой ценой?

12. Неохотно ли вы идете на предоставление другим тех же привилегий или символов власти,

которыми обладаете сами?

13. Не слишком ли часто вы используете местоимение «я», рассказывая о своей деятельности?

14. Восхищаются ли ваши подчиненные вашей решительностью и квалификацией или тем,

что в вашей организации и с вашей поддержкой они сами могут быть решительными и

постоянно повышать свою квалификацию?

15. Ощущаете ли вы с горечью и разочарованием, что люди говорят о вас сдержанно и с,

холодком, тогда как вам очень хочется, чтобы они любили вас?

КЛЮЧ К ТЕСТОВОМУ ЗАДАНИЮ

Если вы ответили положительно хотя бы на три из пятнадцати вопросов, то не

исключено, что некоторые «шершавые» грани вашего характера весьма болезненно

воспринимаются окружающими.

Бели вы дали шесть положительных ответов, то весьма вероятно, что наши отношения с

коллегами несколько напряженнее, чем вам хотелось бы.

О большем числе «да» нечего и говорить. Надо только пол черкнуть, что положительный

ответ на любой из этих вопросов еще ни о чем не свидетельствует. Лишь в комплексе они

обрисовывают профиль «шершавого» человека.

Пояснения к тесту

Но что делать, если вы действительно обладаете «шершавостью» характера?

Конечно, понять это — значит, уже сделать большой шаг на пути к «выздоровлению»:ведь теперь

вы будете знать, за какими чертами своего поведения надо следить особенно тщательно. Но

перебороть себя в одиночку довольно трудно.

Огромную помощь вам может оказать человек, которому вы безоговорочно доверяете : супруг,

приятель, ваш руководитель или, наконец, специалист-психолог. Особенно полезно обратиться к

специалисту, если ваш характер начал уже приносит вам серьезные проблемы

132